新時期電力檔案管理的創(chuàng)新策略分析

胡小麗

摘 要 電力企業(yè)的檔案管理在長期的發(fā)展中已經(jīng)形成了一定的模式和方法，只是這些管理模式在實際的運行中還存在一些不足，尤其是隨著社會的不斷進步，人們對電力資源的需求不斷增加的情況下，電力檔案的良好管理成了電力企業(yè)不斷進步和發(fā)展的重要推動因素。因此，新時期電力企業(yè)必須重視對電力檔案的創(chuàng)新管理，對檔案管理中存在的不足加以改進，使電力企業(yè)的發(fā)展有更好的前景。本文探討了新時期電力企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略，為促進我國電力企業(yè)的發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞 檔案管理 新時期 創(chuàng)新策略 電力發(fā)展

電力檔案是對電力工程建設(shè)數(shù)據(jù)及電力資源使用狀況的記錄，主要是電力工程建設(shè)項目從立項開始，到審批、采購（含招投標）、勘察、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理、竣工驗收及試運行整個過程中形成的，具有反映電力工程建設(shè)狀況與運行狀況的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件材料。[1]電力檔案在電力企業(yè)的發(fā)展和運營中具有十分重要的作用，有助于企業(yè)增強市場競爭力和贏得主動權(quán)。隨著科技的發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了變化，如電子檔案取代了原本的紙質(zhì)檔案，數(shù)據(jù)資料更加完善，檔案管理更加科學(xué)等等。

一、做好電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)在發(fā)展過程中會有很多的歷史信息，這些信息涉及的方面是非常廣的，包含在其中的門類也非常多，信息量非常大。這些信息以文字、圖表、視頻等信息作為電力企業(yè)發(fā)展和成就的最直接憑證，這些歷史記錄就是電力企業(yè)的檔案信息。[2]完善的檔案信息管理是電力企業(yè)在現(xiàn)如今競爭激烈的環(huán)境中得以生存的重要保證。因此，從事電力企業(yè)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，一定要清楚地認識到電力企業(yè)檔案管理的重要性。雖然電力企業(yè)的檔案管理如此重要，但是在實際的管理過程當(dāng)中仍然存在很多問題，所以相關(guān)的工作部門仍舊要為電力企業(yè)的檔案管理工作付出努力。

二、電力檔案管理中存在的問題分析

（一）可用于電力檔案管理的設(shè)備不充分

電力檔案資料本來就比較多，還比較雜亂，而且隨著我國電力企業(yè)的不斷發(fā)展，電力檔案資料逐漸累積，導(dǎo)致電力檔案資料越來越龐雜。紙質(zhì)材料的電力檔案很容易受氣溫的影響而變質(zhì)，有的文字信息會變得模糊甚至消失；而現(xiàn)代的電子信息檔案又由于電力檔案信息不斷增多，且在發(fā)展過程中還會逐漸增加，使得電子信息的調(diào)取困難，很難對電力檔案資料加以應(yīng)用。[3]

（二）檔案信息的采取措施沒有創(chuàng)新

電力檔案信息具有一些獨特的性質(zhì)，在采集電力檔案信息的過程中，采集工作人員難以及時應(yīng)用先進的采集技術(shù)，多數(shù)采取傳統(tǒng)的采集方法，導(dǎo)致電力檔案信息不能夠及時歸檔，再加上信息采集的范圍較小，采集過程繁雜，導(dǎo)致電力信息存在較大的滯后性，也有一些檔案信息出現(xiàn)短缺的現(xiàn)象。

（三）電力檔案管理制度的不足

電力檔案的管理不被領(lǐng)導(dǎo)者重視，導(dǎo)致管理制度不完善，這是一直以來電力企業(yè)檔案管理中存在的一個共同問題，雖然有的電力企業(yè)對檔案管理作了具體的規(guī)定，但是沒有對管理者進行相應(yīng)的職責(zé)約束，或者技術(shù)手段不達標，最終還是出現(xiàn)檔案管理缺陷。部分電力企業(yè)或者單位的檔案管理部門只考慮到了本單位的使用方便，沒有將需要進行集中保管的電力檔案加以集中管理，而是分散到各個部門，這樣的方式嚴重影響了檔案資料的查閱和利用，嚴重的可能導(dǎo)致電力檔案資料丟失，降低了電力檔案的保護作用與使用價值。

（四）沒有合理規(guī)劃管理方法

對電力檔案信息的歸檔方式過于簡單，很多信息資料沒有得到深層次的分析與研究，只是就其中較為淺顯的資料進行篩選和收集。而檔案管理的方法存在較多的缺陷，對于電力工程的歸屬權(quán)及電力災(zāi)害或短缺類的信息管理服務(wù)均比較落后，而電力工程建造單位在提供電力檔案資料時，只是對資料的簡單傳遞，沒有歸納整理，從而降低了電力檔案資料的價值。

三、新時期電力檔案管理的創(chuàng)新策略分析

（一）完善管理制度

完善電力檔案管理制度涉及較多的問題，其中包括管理人員的職責(zé)與權(quán)限的限制、相關(guān)規(guī)范的管理方法、檔案的保管質(zhì)量及應(yīng)用性等。在制度的建設(shè)和完善方面，應(yīng)該明確劃分檔案管理工作的崗位職責(zé)，以方便在檔案缺損或缺少時及時找到相關(guān)負責(zé)人員，讓其為此作出合理解釋和承擔(dān)相關(guān)的失職責(zé)任，從而保障檔案管理工作的全面、有序開展。[4]此外，要求相關(guān)部門人員積極配合檔案管理人員開展工作，協(xié)助檔案管理工作人員收集各科室的檔案。

（二）加強對檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)

高素質(zhì)的檔案管理工作人員是整個檔案管理工作高效開展的前提，也是開展檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，加強人才的培養(yǎng)與隊伍的建設(shè)是檔案管理部門需要長期堅持的一項工作。檔案管理部門要做好隊伍結(jié)構(gòu)的合理優(yōu)化與設(shè)計，結(jié)合現(xiàn)階段現(xiàn)代人力資源管理理論，通過構(gòu)建科學(xué)的人力資源管理方式，進一步提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。為此，電力企業(yè)應(yīng)有計劃地安排檔案管理工作人員進行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并采取相應(yīng)的考核措施，選拔具有較高職業(yè)素養(yǎng)的人員進行電力企業(yè)的檔案管理。此外，電力企業(yè)還可以設(shè)立相關(guān)的獎勵機制，激發(fā)工作人員積極學(xué)習(xí)一些新的管理方法，并不斷創(chuàng)新電力企業(yè)的檔案管理路徑。

（三）積極探索新的管理方法

檔案管理工作人員應(yīng)積極征詢各部門對于檔案管理的要求和相關(guān)的意見，并積極采納其中比較有價值的意見作為創(chuàng)新檔案管理方法的參考。還需要挖掘檔案中有價值的電力信息，并建立相關(guān)的共享平臺，便于部門人員參考并總結(jié)工作經(jīng)驗，為電力工程的建設(shè)提供最佳服務(wù)。[5]積極引進新的檔案管理方法，再結(jié)合電力企業(yè)的實際情況進行改進，使其完全滿足電力企業(yè)的檔案管理。增強檔案管理工作人員的服務(wù)意識，提高檔案的利用效率。

四、結(jié)語

電力檔案管理不應(yīng)停留在傳統(tǒng)的管理模式與方法中，而應(yīng)該跟隨社會發(fā)展的步伐，不斷創(chuàng)新電力檔案管理方法，不斷優(yōu)化電力檔案管理策略，加強對電力檔案資料的細化和歸檔，電力檔案管理人員要提高對自身素質(zhì)的要求，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，積極學(xué)習(xí)和探索新的檔案管理方式，以促進電力企業(yè)檔案管理與時俱進，滿足電力企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。

（作者單位為清遠市電力規(guī)劃設(shè)計院有限公司）

參考文獻

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[2] 楊永豪.新形勢下電力檔案管理創(chuàng)新研究[J].企業(yè)改革與管理，2017（09）：36+45.

[3] 任麗歌.關(guān)于電力企業(yè)檔案管理之創(chuàng)新探討[J].河南科技，2014（13）：206.

[4] 張子玉.新經(jīng)濟形勢下的電力檔案管理創(chuàng)新分析[J].低碳世界，2014（11）：326-327.

[5] 劉玉萍.淺談電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012

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