淺析企業(yè)檔案的知識化管理

楊劍云+徐浩

【摘要】主要闡述企業(yè)檔案知識化管理工作的相關內容。論述企業(yè)檔案知識化管理的內涵和特征以及企業(yè)檔案知識管理的發(fā)展方向和企業(yè)檔案管理與知識管理有機結合的基礎。由此得出結論，企業(yè)檔案知識化管理是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，對企業(yè)發(fā)展有著重要作用。

【關鍵詞】檔案管理 檔案工作 知識管理 知識管理機構 問題 對策

企業(yè)知識管理是企業(yè)管理理論發(fā)展的新階段，其核心是將知識資源的知識資本作為企業(yè)管理的基礎與核心，企業(yè)知識管理的基礎是企業(yè)信息化管理。在知識經濟時代，知識管理變得越來越重要。在實現知識管理的企業(yè)，如何推進檔案知識管理也是企業(yè)檔案工作者關注的一個新課題。在這種背景環(huán)境下，企業(yè)檔案管理成為企業(yè)管理工作的重要組成部分，對企業(yè)檔案進行知識化管理成為提升企業(yè)競爭力的重要手段。

一、企業(yè)檔案知識管理的特征與發(fā)展方向

1.企業(yè)檔案知識管理的特征

企業(yè)檔案知識化管理的特征是由企業(yè)對檔案管理工作的要求所決定的，體現在以下幾方面：

（1）信息技術是基礎和保障

企業(yè)檔案知識化管理是對企業(yè)檔案工作在科學技術發(fā)展的情況下為順應時代發(fā)展而提出的新要求。它運用以網絡技術為代表的信息技術，對檔案信息進行管理和利用，使用計算機技術對檔案信息進行處理、存儲和利用，這是檔案知識化管理的重要基礎。網絡的使用可以最大限度地收集、保存和利用有關企業(yè)管理工作和科技生產成果的信息，在滿足保密要求的前提下，充分利用企業(yè)網絡在線完成部分檔案信息的移交、接收與查詢利用，不僅節(jié)約了大量的收集時間、最大限度地豐富了館藏，也節(jié)省了利用者的時間，提高了利用效率，這也滿足了知識管理理論技術學派的要求。

（2）知識共享是目的

企業(yè)檔案的知識化管理必須在有意識、有目的、有系統(tǒng)地收集這些有用經驗、在積累、組織、存儲和重組這些知識的同時，注重知識的轉移和傳播。企業(yè)檔案管理人員必須要明白，整理、編研檔案的目的是為了更好的利用，而知識共享才是利用的最佳手段。所以企業(yè)檔案工作一定要從“重保管，輕利用”的守舊思維模式中轉變過來，多在編研和利用環(huán)節(jié)下功夫，更快更好更準確的做出凝練企業(yè)文化、經驗、知識的編研產品，并適時的將其推送出去，使每個員工都可以方便又快捷地共享企業(yè)知識，通過大范圍的知識共享充分發(fā)揮知識效益。

（3）用戶需求是出發(fā)點

企業(yè)檔案知識化管理必須以企業(yè)需求為導向并根據不同利用者的知識需求特點，按照相關工作環(huán)節(jié)或相關工作崗位的需求，提供不同的知識服務。根據筆者的歸納和總結，目前企業(yè)檔案知識管理提供服務的形式有兩種，一種是提供顯性知識服務，一種是提供隱性知識服務。無論顯性還是隱性，知識服務都是圍繞企業(yè)職工的需求生成的，其生成的知識記錄將得以保存，作為編研成果可以隨時利用，循環(huán)利用，以保證企業(yè)檔案工作的高質高效。

2.企業(yè)檔案知識管理的發(fā)展方向

目前，知識管理的理論分為四個學派，即行為學派，強調知識上的繼承性和專有性；技術學派，強調管理上的技巧性和方便性；經濟學派，突出了效果上的實用性和利益性；戰(zhàn)略學派，強調組織上的目標性和靈活性。這四個學派相互影響，又互為補充，為知識管理的科學性和可行性提供了運行上的保障。

二、企業(yè)檔案管理與知識管理有機結合的基礎

1.二者管理對象在一定范圍內重合

企業(yè)檔案管理的對象是企業(yè)在日常生產經營活動中形成的具有保存價值的各種材料，它涉及企業(yè)產品研發(fā)、營銷、市場開發(fā)、企業(yè)行政管理等方面。而企業(yè)知識管理的對象是企業(yè)所有的知識，以及企業(yè)外部與企業(yè)生產經營有關的知識。企業(yè)檔案雖不能全部等于企業(yè)知識，但它是企業(yè)的重要組成部分，在一定范圍內二者的管理對象是重合的。

2.二者管理動機和目的相近

企業(yè)檔案管理不僅是開發(fā)企業(yè)檔案的信息內容，為企業(yè)的各項工作服務，而且更應發(fā)掘企業(yè)檔案中的顯性和隱性知識，實現企業(yè)知識的共享與創(chuàng)新。它不能僅限于是對檔案實體的分類，還應注意對知識的分類，保持它們之間的有機聯(lián)系，方便日后提供利用。劉越男博士說：“檔案管理具有為社會提供知識服務的傳統(tǒng)，在促進知識共享上與知識管理不謀而合。”檔案管理和知識管理都是為用戶提供檔案或者知識服務，實現檔案或知識的價值。

3.二者管理流程類似

雖然企業(yè)檔案管理與知識管理是兩個不同的概念，但是它們在管理上有相同或相通之處，其一就是管理流程類似：都是對分散的管理對象（文件、檔案或知識），進行收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實現價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。企業(yè)檔案管理流程與知識管理流程得以結合的最大優(yōu)勢就在于對信息的優(yōu)化環(huán)節(jié)。在檔案工作中，這種對信息的優(yōu)化環(huán)節(jié)是編研，而知識管理是個運行過程，在運行的過程中也要對信息進行加工、萃取、優(yōu)化、凝練。對信息的優(yōu)化也是檔案工作和知識管理工作的精華所在，二者原理相同，檔案工作者完全可以勝任這項工作。

4.二者存在促進作用

企業(yè)在各項活動中都會不斷產生新的文件，如果這些文件不被集中起來，處于分散狀態(tài)，就會容易丟失。文件的丟失即是知識的流失。檔案管理強調對文件進行歸檔，使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個文件歸檔的過程，就是一個積累知識的過程。另外檔案可以客觀真實的記錄企業(yè)在各項活動中產生的信息，當然也包括對企業(yè)員工在交流、解決問題及實際工作中產生的隱性知識的收錄，這些都是其他形式的收集方式所難以實現的。由此可見，檔案管理強調產生文件、進行歸檔，強調文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一，有助于知識的沉淀、積累，為知識管理提供了知識資源基礎。

三、企業(yè)檔案知識管理的作用

1.有助于強化企業(yè)競爭能力

市場競爭越來越激烈，創(chuàng)新的速度加快，所以企業(yè)必須獲得新知識。企業(yè)檔案知識管理正好滿足了企業(yè)員工學習的需求，其提供的知識推送可以保證：第一，可靠，從檔案中提取的知識是最據可靠性的；第二，高效，經過二次、三次加工的檔案信息會給企業(yè)一線職工提供更優(yōu)質，更精準的信息服務，保證員工想要的就是我們提供的。這無疑給企業(yè)競爭能力的加強注入了一針強心劑。

2.有助于提高企業(yè)決策力度

如果企業(yè)檔案工作者能夠對企業(yè)檔案及相應的知識資源進行有效管理并及時準確提供給決策者利用，那么決策的質量與效率就有了保障。企業(yè)檔案知識管理工作可以給決策者最佳的智力支持，大數據時代，就應該用數據說話，而想做到用信息說話，檔案知識管理工作，是必不可少的。

3.有助于穩(wěn)固企業(yè)素質水平

企業(yè)的素質水平，不僅在于擁有知識，而且還在于使知識被企業(yè)工作者、管理者掌握并運用到實踐中去。企業(yè)檔案知識管理使企業(yè)職工擁有了知識，檔案工作者或者知識管理者通過對知識的整理、存取、共享、更新等工作，使企業(yè)的整體素質水平有了穩(wěn)固基礎。

綜上所述，企業(yè)檔案知識化管理是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，同時檔案工作者也完全可以勝任企業(yè)內部知識管理的工作。企業(yè)檔案知識管理對企業(yè)在知識文化方向的發(fā)展有著重要作用。

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