淺談檔案信息利用服務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)個(gè)體評(píng)析與體系的構(gòu)建

檔案界對(duì)于信息服務(wù)的評(píng)價(jià)研究的還不夠深入，現(xiàn)在沿用的依然還是以前的傳統(tǒng)指標(biāo)，也就是文獻(xiàn)信息服務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)：主要包括利用率、拒絕率、漏檢率、投入產(chǎn)出比等等，單一一種的評(píng)價(jià)指標(biāo)是具有一定的有限性和不客觀性的。本文主要對(duì)檔案信息服務(wù)的評(píng)價(jià)體系進(jìn)行一系列的分析探討。

一、前言

對(duì)于檔案信息利用服務(wù)的評(píng)價(jià)在整個(gè)學(xué)術(shù)研究方面特別是圖書(shū)和情報(bào)界都是占有非常重要的位置的，相比較而言，都是屬于信息管理類(lèi)的檔案學(xué)界對(duì)信息服務(wù)體系的研究就比較淺顯了。信息服務(wù)評(píng)價(jià)是在評(píng)價(jià)體系的指導(dǎo)下制定的工作目標(biāo)，可以在工作進(jìn)行的過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督把控，有著激勵(lì)和監(jiān)督作用。檔案信息服務(wù)工作在檔案管理中處于一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。

二、文獻(xiàn)信息服務(wù)評(píng)價(jià)的三個(gè)指標(biāo)

1、有關(guān)使用規(guī)模和數(shù)量的指標(biāo)?？梢苑从尺@個(gè)指標(biāo)的主要內(nèi)容有利用人次、卷次和利用率，其中最基礎(chǔ)的檔案信息利用指標(biāo)就是卷次和利用人次，它可以很清晰的反映出檔案信息的運(yùn)用量和使用頻率。通過(guò)這些評(píng)價(jià)指標(biāo)可以去掌握檔案信息在特定時(shí)間內(nèi)的使用情況、使用數(shù)據(jù)和各類(lèi)檔案的運(yùn)用量等等。

2、有關(guān)服務(wù)水平和效果的指標(biāo)?？梢泽w現(xiàn)出檔案工作的服務(wù)水平和效果的指標(biāo)有拒絕率、查準(zhǔn)率、查全率等等。拒絕率就是指在本應(yīng)完成服務(wù)工作的時(shí)間里并沒(méi)有達(dá)到讓檔案利用者滿(mǎn)意的效果的比率，通過(guò)這個(gè)指標(biāo)可以了解到檔案館中的檔案信息結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，也可以看出在工作過(guò)程中檢索工具的使用情況。查全率是用來(lái)查驗(yàn)檔案館檔案信息收藏?cái)?shù)量以及完整度的指標(biāo)。這些指標(biāo)在檔案管理工作中是十分重要的，在一定程度上可以反映出提供檔案信息的整體情況。

3、有關(guān)服務(wù)所獲效益的指標(biāo)?？梢杂脕?lái)評(píng)價(jià)服務(wù)結(jié)果和質(zhì)量效益的指標(biāo)主要有投入產(chǎn)出比、經(jīng)濟(jì)效益等。在大的方面來(lái)說(shuō)，投入產(chǎn)出比就是指社會(huì)上投入到檔案館的檔案信息量與檔案館滿(mǎn)足社會(huì)人員使用信息量的比值關(guān)系，檔案部門(mén)在工作時(shí)使得越多檔案利用者有滿(mǎn)足感，那么整體的效益也會(huì)增加，反之則會(huì)降低。社會(huì)對(duì)于檔案工作的資料收集投入是可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)測(cè)量的，但是反過(guò)來(lái)測(cè)算檔案利用者的滿(mǎn)意度就相對(duì)較難了。從利用視角看，產(chǎn)出與投入比被看成是“利用卷次與投入金額的比例關(guān)系”，這時(shí)候就需要一個(gè)適合的機(jī)制，通過(guò)可以簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)的評(píng)價(jià)指標(biāo)一起測(cè)量服務(wù)收益的指標(biāo)。

三、構(gòu)建檔案信息利用服務(wù)綜合評(píng)價(jià)體系

1、想要構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系需要考慮它的必要性與可行性。檔案信息服務(wù)的作用不僅僅是單一的給檔案利用者查證，還要對(duì)其信息做進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用。在檔案信息服務(wù)上提供其運(yùn)用的方式、信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)的手段和開(kāi)發(fā)出結(jié)果的表達(dá)方式都會(huì)影響到服務(wù)的質(zhì)量與水平。從計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的檔案信息利用服務(wù)是大大不同于原來(lái)傳統(tǒng)的檔案信息利用的?，F(xiàn)在從網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案信息的利用更加方便快捷，沒(méi)有時(shí)間、地點(diǎn)的嚴(yán)格控制，已經(jīng)打破了原來(lái)傳統(tǒng)的信息使用方式。信息開(kāi)發(fā)成果的表現(xiàn)形式越來(lái)越多，傳播的方式也是多種多樣，這就使得檔案信息的傳播速度更快、傳播面更廣。對(duì)檔案信息利用的統(tǒng)計(jì)很難用卷次和人次來(lái)測(cè)量，使得檔案信息利用變得更加復(fù)雜麻煩。所以，對(duì)檔案信息利用服務(wù)的評(píng)價(jià)在開(kāi)展過(guò)程中不能只局限在單一的定量評(píng)價(jià)方式上。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，評(píng)價(jià)指標(biāo)也要隨之更新，要適應(yīng)更多更新的評(píng)價(jià)對(duì)象的變化，并且隨之進(jìn)行修改和完善。評(píng)價(jià)指標(biāo)必須要多樣化多方位的，不僅僅要評(píng)價(jià)檔案信息利用的數(shù)量和規(guī)模大小，還要評(píng)估工作過(guò)程中的服務(wù)質(zhì)量和效益，想要讓檔案信息評(píng)價(jià)結(jié)果更加完整、準(zhǔn)確，就要建立一個(gè)定量與定性相結(jié)合的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，保證評(píng)價(jià)工作的順利開(kāi)展。

2、分析評(píng)價(jià)指標(biāo)體系主要的構(gòu)成指標(biāo)和要素。對(duì)檔案信息利用服務(wù)的整體綜合評(píng)價(jià)是一個(gè)非常復(fù)雜又麻煩的問(wèn)題。想要解決這個(gè)問(wèn)題就要建立一個(gè)完善的指標(biāo)體系。在指標(biāo)體系的設(shè)計(jì)方面，一定要遵循設(shè)計(jì)的科學(xué)性、合理性；保證設(shè)計(jì)內(nèi)容的全面性與完整性。在進(jìn)行檔案信息服務(wù)工作時(shí)，根據(jù)檔案工作的實(shí)際服務(wù)內(nèi)容，要選用可以表現(xiàn)出檔案信息利用數(shù)量和效果的指標(biāo)。在此情況下對(duì)于構(gòu)成檔案信息利用服務(wù)指標(biāo)體系的要素主要有以下幾種：（1）信息利用的基礎(chǔ)性服務(wù)。信息利用的基礎(chǔ)服務(wù)指的就是對(duì)檔案信息的查閱，可以通過(guò)去檔案館調(diào)查，也可以從網(wǎng)上調(diào)查。利用率是用來(lái)體現(xiàn)基礎(chǔ)服務(wù)效率的指標(biāo)，用它可以查驗(yàn)到檔案信息的被查閱次數(shù)。其次還有用來(lái)做查詢(xún)的檢索工具，如果要在檔案館里查詢(xún)信息，那就需要大量的檢索工具做輔助調(diào)查。但是在加入了計(jì)算機(jī)檢索服務(wù)后就會(huì)使檢索問(wèn)題變得容易很多，也代表了檢索水平的進(jìn)一步提升。（2）現(xiàn)代化的信息利用。與數(shù)字化利用關(guān)聯(lián)最緊密的就是數(shù)字資源建設(shè)，檔案信息的數(shù)字化程度越高，在實(shí)際查詢(xún)工作中效率也就越高。而想要建設(shè)數(shù)字信息化，必須要以檔案信息網(wǎng)站平臺(tái)為基礎(chǔ)。所以，檔案網(wǎng)站平臺(tái)的建設(shè)對(duì)于今后檔案信息利用數(shù)字化的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。（3）信息服務(wù)的質(zhì)量水平。信息服務(wù)的質(zhì)量也就是信息運(yùn)用時(shí)的適用性，是檔案利用者對(duì)于信息服務(wù)的滿(mǎn)意程度。在工作過(guò)程中將檔案利用者的具體需求都盡可能的滿(mǎn)足就是檔案信息服務(wù)工作的本質(zhì)目的。因此，在對(duì)檔案信息利用服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)的同時(shí)也要注重對(duì)于工作之中客體角色的的評(píng)價(jià)，根據(jù)上述提到的不同方面的多種指標(biāo)建立起一個(gè)完善的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。有了這個(gè)指標(biāo)體系就可以更加清晰準(zhǔn)確的將我們所需要統(tǒng)計(jì)的信息測(cè)量出來(lái)，開(kāi)展信息利用服務(wù)的綜合評(píng)價(jià)。

四、結(jié)論

當(dāng)前的檔案界對(duì)信息服務(wù)評(píng)價(jià)的研究還處于一個(gè)淺顯的階段，本文中對(duì)于檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的研究?jī)H是作者的粗淺討論，希望可以對(duì)今后檔案界的發(fā)展起到一定的幫助。

基金項(xiàng)目：《檔案利用服務(wù)評(píng)估指標(biāo)研究》（河南省教育廳人文社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目：2017-ZZJH-351）。

（作者單位：開(kāi)封大學(xué)）