高校學(xué)籍檔案管理存在的問題及解決策略

對(duì)于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案無疑是證明其學(xué)習(xí)階段的最佳證明。對(duì)于高校中眾多的檔案管理來說，學(xué)籍檔案是其中最重要又復(fù)雜的一種工作。本文作者結(jié)合自身工作經(jīng)歷，對(duì)高等院校學(xué)籍檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出切實(shí)可靠的意見。

一、現(xiàn)階段檔案管理上出現(xiàn)的各種問題

1.整理不規(guī)范 在高校學(xué)籍檔案中不僅僅有在讀學(xué)生的檔案，更包括已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生的部分信息。尤其在近些年來，高校重組和改革的不斷進(jìn)行，導(dǎo)致了這些檔案的混雜。其中最嚴(yán)重的問題是時(shí)間上的混亂。面對(duì)眾多的學(xué)生信息，稍不注意便會(huì)混雜。其次，由于時(shí)間的變革和時(shí)代的進(jìn)步，在學(xué)校發(fā)展的每個(gè)時(shí)期內(nèi)，對(duì)于檔案的規(guī)范要求都是不同的。這就導(dǎo)致了學(xué)籍檔案及相關(guān)卷宗的混雜。同時(shí)，由于技術(shù)的局限，時(shí)間較遠(yuǎn)的學(xué)籍檔案的裝訂存在很多問題。

2.管理不嚴(yán)肅 在十年前的時(shí)代里，計(jì)算機(jī)在辦公方面的應(yīng)用還沒有大面積普及，這就加大了了管理檔案的難度。很多不法分子利用這一漏洞進(jìn)行大規(guī)模的牟利。這就導(dǎo)致了學(xué)籍檔案中屢次被查出假檔案的存在。在這一方面高校必須加大管理力度，在學(xué)籍檔案的整理方面增加人手，加快這一工作的完成。

3.檢索不先進(jìn) 在時(shí)代發(fā)展的推動(dòng)下，高等院校很早就在檔案管理方面做了改進(jìn)，然而面對(duì)時(shí)隔久遠(yuǎn)的檔案資料，高等院校除了加大力度對(duì)檔案資料進(jìn)行整理外，并沒有什么好的方法。對(duì)于若干年前的雜亂繁瑣的紙質(zhì)檔案，在查找和管理方面仍然很困難，極其費(fèi)時(shí)費(fèi)工。

二、解決措施

針對(duì)高校學(xué)籍檔案目前存在的問題，現(xiàn)提出以下幾項(xiàng)解決措施。

1.提高重視程度，健全規(guī)章制度

在現(xiàn)代化的信息時(shí)代中，信息的交流與溝通無疑是重要的，各個(gè)行業(yè)之間的競爭無非是信息方面的競爭。對(duì)于企業(yè)的長期發(fā)展而言，挑選優(yōu)秀的人才無疑能使企業(yè)的人力資源配備達(dá)到最優(yōu)。在企業(yè)挑選人才的過程中，學(xué)籍檔案無疑給企業(yè)提供了一定的依據(jù)。面對(duì)這種情況，本著對(duì)學(xué)生的未來負(fù)責(zé)的想法，高等院校在學(xué)籍檔案的管理方面必須足夠重視。而學(xué)籍檔案涉及學(xué)校的部門眾多，這就要求學(xué)校加強(qiáng)在各部門之間的協(xié)調(diào)，減少不必要的失誤的出現(xiàn)。同時(shí)，高等學(xué)校中對(duì)這些管理人員要不斷培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的專業(yè)技能，避免業(yè)務(wù)技能不強(qiáng)而導(dǎo)致的錯(cuò)誤。

對(duì)于高等院校的學(xué)籍檔案管理人員來說，學(xué)校中沉積檔案較多，而且隨著高校的不斷擴(kuò)招、擴(kuò)建和在其他地方創(chuàng)辦分校的不斷增多，工作人員的工作量在不斷加大，這就要求工作人員必須不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理論，完善自己學(xué)校在管理方面的漏洞。做到對(duì)檔案的規(guī)范化管理、科學(xué)化管理。同時(shí)在工作時(shí)必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行，不斷提高管理人員的職業(yè)道德和素養(yǎng)，避免出現(xiàn)徇私謀利的現(xiàn)象。

2.講究分類方法，便于檢索利用

面對(duì)檔案管理工作浩大的工作量和復(fù)雜的工作工程，管理人員只有做好檔案的分類工作，才能做到學(xué)籍檔案的在管理中不出現(xiàn)錯(cuò)誤。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)采用科學(xué)的方法是極其重要的?？茖W(xué)的對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行分類不僅僅有利于檔案的管理，更為以后查找檔案都提供了一定的便捷。目前的高等院校中對(duì)于檔案的分類主要采用：年度--學(xué)院--專業(yè)這樣的分類順序。但是在高等學(xué)校中一個(gè)學(xué)年包括了春秋兩個(gè)學(xué)期，這就意味著在高校的檔案管理是不能以學(xué)年來進(jìn)行分類，這就更加加大了學(xué)籍檔案管理的難度。所以面對(duì)學(xué)籍檔案的復(fù)雜程度，大多高校都采用入學(xué)年份對(duì)學(xué)生進(jìn)行分類。同時(shí)，目前的高等院校在不斷發(fā)展的過程中所涉及的方面在不斷變多，綜合性在不斷提高。面對(duì)這種情況，高等院校為了便于管理，將學(xué)校所涉及的方面按一定的標(biāo)準(zhǔn)先從大方向上分成學(xué)院，再進(jìn)一步細(xì)分劃分成專業(yè)。這樣在學(xué)籍檔案的管理上就形成了入學(xué)年份—學(xué)院—專業(yè)這樣的分類整理方法。然而對(duì)于現(xiàn)實(shí)中的高等院校來說，在學(xué)籍檔案的管理工作中的問題是不斷出現(xiàn)的。在管理過程中，由于學(xué)生自身情況可能出現(xiàn)休學(xué)或轉(zhuǎn)專業(yè)、留級(jí)等情況，這是就需要檔案管理人員對(duì)其檔案進(jìn)行合理的管理，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行合理的修改，保證學(xué)生檔案符合學(xué)生的實(shí)際情況，做到檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，然后整理上傳到學(xué)校數(shù)據(jù)庫，為學(xué)生今后的數(shù)據(jù)使用提供有利條件。

3運(yùn)用電子注冊(cè)，杜絕學(xué)歷造假

作為學(xué)生若干年努力讀書學(xué)習(xí)的最有力證明，高等院校學(xué)生的畢業(yè)證、學(xué)位證書等學(xué)歷證明文件對(duì)于學(xué)生和高校都是極其重要。國家這這方面也表現(xiàn)出了高度的重視。盡可能的對(duì)這些學(xué)歷證明文件的頒發(fā)做了明確的法律規(guī)定。然而仍有很多知法犯法的頑固之徒在高額利潤的誘惑下，鋌而走險(xiǎn)偽造假的學(xué)歷證明文件。早在本世紀(jì)初教育部就針對(duì)這些現(xiàn)象的出現(xiàn)制定了應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)，及時(shí)將計(jì)算機(jī)這一先進(jìn)設(shè)備引入檔案管理工作中。從2001年之后的所有學(xué)歷證明文件都必須進(jìn)行網(wǎng)上注冊(cè)，只有將這些證明文件都匯入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，才能方便用人單位和高等院校的查詢工作。在這之后的一年里，國家教育部又創(chuàng)新性的將畢業(yè)生的照片、有效證件號(hào)等也錄入同一數(shù)據(jù)庫中，這就對(duì)數(shù)據(jù)的完整性有了進(jìn)一步的保證，同時(shí)，將這一數(shù)據(jù)庫全國聯(lián)網(wǎng)，避免因?yàn)榈赜虻木窒扌猿霈F(xiàn)各種問題。這一重大的舉措使得用人單位和高等院校只要登錄這一數(shù)據(jù)庫便可快捷方便的查詢畢業(yè)生的相關(guān)情況，并且隨著教育部對(duì)這一數(shù)據(jù)庫的不斷完善，各個(gè)單位可以從這一數(shù)據(jù)庫中獲得的信息越來越多。小到入學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)記錄，大到所獲榮譽(yù)和處分等均可清晰明了的展現(xiàn)出來。這一做法在十年內(nèi)廣泛推廣到全國，目前已經(jīng)全面覆蓋中國所有高校。這就使得學(xué)籍檔案的管理進(jìn)一步變得簡單方便、易于查詢。同時(shí)，這就極大的降低了不法分子在這一方面牟利的可能性，保護(hù)了大部分高校畢業(yè)生的利益。

（作者單位：東南大學(xué)成賢學(xué)院）