淺論新時期文書檔案管理工作的機遇和挑戰(zhàn)

開展好文書檔案管理工作是機關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位有序發(fā)展的必需，同時作為整體管理工作的一項內(nèi)容，文書檔案管理效率和水平直接影響著機構(gòu)組織核心業(yè)務(wù)的健康運行，也為單位的發(fā)展提供了重要的參考資料。除此之外，文書檔案管理作為檔案管理工作的前端，也直接決定著整體檔案管理工作的效率與水平。然而隨著時代與檔案事業(yè)本身的發(fā)展，文書檔案管理環(huán)境發(fā)生了顯而易見的變化，在這種環(huán)境之下，文書檔案管理工作得以重?fù)Q生機，但也面臨諸多挑戰(zhàn)。

一、\t新形勢下文書檔案管理工作面臨的機遇

（一）適于文書檔案管理工作發(fā)展的認(rèn)識環(huán)境

信息時代，大量的信息如潮水般涌來，泥沙俱下，帶來大量有價值信息的同時也夾雜著無數(shù)冗余甚至虛假信息，這對機構(gòu)組織的信息處理能力提出了更高要求，也讓有限的價值信息顯得彌足珍貴，我們渴望那些真正具有真實性和確切性的信息參考并借鑒，進(jìn)而在激烈的行業(yè)和市場競爭中取勝。在這種情況下，文書檔案的價值被重視并深度挖掘，文書檔案是機構(gòu)組織、企事業(yè)單位在長期的發(fā)展過程中所形成的原始資料，記錄著最樸素和真實的歷史面貌，夾雜著大量的經(jīng)營策略和管理智慧，能夠為經(jīng)營決策的出臺提供借鑒和依據(jù)，同時能夠在很大程度上降低決策的風(fēng)險性。因此，從整個認(rèn)識層面上來講，文書檔案和文書檔案管理工作如今站在一個被前所未有重視與珍視的地位，為其跨越式發(fā)展提供了前提。

（二）推動文書檔案管理工作快速發(fā)展的技術(shù)環(huán)境

新形勢下，電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)總體的發(fā)展趨勢，尤其是檔案信息化實際上已經(jīng)成為推動檔案事業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展的引擎。所謂檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程，在這一過程中，檔案管理理念和實踐都面臨改變甚至革新，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。然而支持這一進(jìn)程的是日新月異的技術(shù)創(chuàng)新和層出不窮的技術(shù)設(shè)備，這為檔案管理信息化進(jìn)程提供了現(xiàn)實條件，也全面的提升了檔案管理事業(yè)整體的技術(shù)水平，促進(jìn)了檔案管理工作與時代的銜接。我們看到，為了適應(yīng)檔案信息化進(jìn)程，許多機構(gòu)組織已經(jīng)著手補齊檔案部門技術(shù)短板，積極投身現(xiàn)代化檔案機構(gòu)建設(shè)，更新技術(shù)裝備，通過技術(shù)升級快速提升了檔案管理工作效率和水平。

二、新形勢下文書檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）創(chuàng)新意識不足

一直以來，文書檔案管理工作作為與業(yè)務(wù)性工作脫鉤的邊緣工種，因為無法產(chǎn)生即時的效益和利潤，在大多數(shù)機構(gòu)組織、企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃中都是被忽視的角色，很多單位在創(chuàng)新方面不能一視同仁，往往對核心與非核心部門區(qū)別對待，表現(xiàn)為對核心業(yè)務(wù)工作的創(chuàng)新不遺余力、不計投入，無論是機制體質(zhì)、機構(gòu)配備、技術(shù)裝備等等方面都能夠做到與時俱進(jìn)和開放思維，但面對與核心業(yè)務(wù)較為疏遠(yuǎn)的工作就顯得創(chuàng)新遲滯，對相關(guān)部門的滯后和刻板選擇性忽視，疏于機制體制的調(diào)適和革新，機構(gòu)設(shè)置也是幾十年如一日，運行效率低下，在資金和技術(shù)投入方面也嚴(yán)重不足，導(dǎo)致這些部門長期脫離行業(yè)發(fā)展潮流，工作效率和水平始終無法切實提高，文書檔案管理工作就是這種情況下一個非常典型的例子。

（二）工作方法滯后

事實上，在檔案信息化浪潮的席卷下很多單位已經(jīng)為文書檔案管理部門著手技術(shù)升級，然而這種技術(shù)升級更多的是一種被動應(yīng)對，而且往往局限于硬件的更新，為了適應(yīng)電子化和網(wǎng)絡(luò)化，匆忙的為文書檔案管理部門購置高配置電腦、一體機以及記錄、檢索設(shè)備，對工作方法的調(diào)整和改變卻視而不見，導(dǎo)致文書檔案管理工作在本質(zhì)上仍然固守舊傳統(tǒng)，工作效率和水平?jīng)]有本質(zhì)改變，無法徹底解決現(xiàn)實問題。比如檔案管理“重藏輕用”的問題并不會因為單純的設(shè)備升級而得到解決，只是在這個過程中文書檔案的錄入方式和存儲介質(zhì)發(fā)生了改變，但是更為核心的檔案價值的充分挖掘和利用我們并沒有看到。同時，因為對文書檔案“保密性”的片面理解，有些單位對檔案保密工作一刀切，不分情況、不加區(qū)分的對檔案資料和管理系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中嚴(yán)格隔離起來，人為切斷與其他部門和業(yè)務(wù)的聯(lián)系、互動、銜接，無法在實際的交流中優(yōu)化工作方法、提升工作效率。

（三）人才問題突出

一直以來，人才問題都是阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的“絆腳石”，文書檔案管理工作亦是如此。人才問題一方面體現(xiàn)在人才的數(shù)量上，另一方面則體現(xiàn)在人才的質(zhì)量上。很多單位人事補充工作的重心向核心業(yè)務(wù)和部門傾斜，而對檔案等非核心部門突出的人才短缺問題卻視而不見，他們理所當(dāng)然的認(rèn)為人事權(quán)重應(yīng)該放在那些能夠?qū)崿F(xiàn)利益產(chǎn)出的地方，而那些輔助機構(gòu)只要維持基本運轉(zhuǎn)就可以了，在這種思維的影響下，很多文書檔案管理部門人才奇缺，甚至空缺由秘書等其他崗位人員兼任。除此之外，很多單位文書檔案管理人員年齡偏大，且多是半路出身，專業(yè)背景不強，知識結(jié)構(gòu)不夠全面，綜合知識掌握不足，同時電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的進(jìn)一步發(fā)展又對文書檔案人員的知識接納和應(yīng)用能力提出了更高要求，因此文書檔案管理部門現(xiàn)有的人才儲備無論是“量”還是“質(zhì)”都離行業(yè)的發(fā)展和工作的需要相差甚遠(yuǎn)。

總的來說，新時期、新形勢為文書檔案管理工作的發(fā)展帶來了無數(shù)機遇和無限可能，也帶來了更多的問題和挑戰(zhàn)，如何抓住機遇迅速而根本的提升文書檔案管理工作水平，更多的在于我們能否敏銳而理性的發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，進(jìn)而解決問題、突破障礙。

（作者單位：西安醫(yī)學(xué)院黨政辦公室）