科技資料及科技檔案的管理研究

文/關(guān)月新，哈爾濱東安發(fā)動機(jī)（集團(tuán)）有限公司

科技資料及科技檔案的管理研究

文/關(guān)月新，哈爾濱東安發(fā)動機(jī)（集團(tuán)）有限公司

隨著科學(xué)技術(shù)與信息化水平的發(fā)展，使得科技檔案被廣泛的應(yīng)用于各領(lǐng)域中，科技檔案主要是針對有價值的圖表、音像等資料，采取相應(yīng)的保存方法，為科研人員提供數(shù)據(jù)資料，主要保存科學(xué)技術(shù)資料，多以電子檔案的形式保存。伴隨著信息資源重要程度的提高，使得管理者越來越重視科技檔案的管理及利用，進(jìn)而加大了科技檔案實體管理研究力度，本文筆者對科技檔案管理與利用，做了簡單的論述。

科技檔案；管理；利用

科學(xué)技術(shù)是高校與國家發(fā)展的第一生產(chǎn)力，在當(dāng)下發(fā)展時期，已經(jīng)成為高校的主要競爭力?？茖W(xué)檔案主要是保存具有價值的技術(shù)資料，為科學(xué)技術(shù)研究提供數(shù)據(jù)支持，為其提供簡單的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而促進(jìn)高校能夠取得科技進(jìn)步，這需要合理管理并利用科技檔案，進(jìn)而充分發(fā)揮科技檔案的功能作用。

1 科技檔案管理概念

科技檔案管理指的是:將與科學(xué)技術(shù)相關(guān)的檔案資料，進(jìn)行管理以及利用，被統(tǒng)稱為科技檔案實體管理?？萍紮n案管理主要的內(nèi)容如下:檔案信息采集、檔案資料整理、檔案鑒定、檔案保存、檔案資源統(tǒng)計與利用等。高校科技檔案信息采集，是對研發(fā)部門在研發(fā)過程中，所形成的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，統(tǒng)一收集到科研檔案管理部門，為科技檔案管理的后續(xù)工作，奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。科技檔案管理的意義:現(xiàn)代社會發(fā)展中，要想不斷提高高校之間的競爭力，則需要加強(qiáng)科技檔案管理，進(jìn)而為科研技術(shù)研發(fā)工作，提供數(shù)據(jù)保障，是高?？萍佳邪l(fā)工作中的重要部分，部分高校通過建立檔案室，來管理科技檔案，并通過科技檔案實體管理，利用檔案信息資源。

2 科技檔案實體管理措施－基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

2.1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下科技檔案管理的優(yōu)越性

2.1.1 查閱便捷

以往的科技檔案管理中，檔案資源查閱需要花費較長的時間，且數(shù)據(jù)查找的準(zhǔn)確性較差，使得科技檔案利用效率低下，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，使得科技檔案管理工作效率得以極大的提升，主要是利用計算機(jī)搜索引擎技術(shù)，以此提高檔案查閱的速度，使得科研人員能夠迅速的查閱自己需要的科研資料，提高了檔案實體管理效率。

2.1.2 提高了科技檔案管理水平

科技檔案實體管理中，整理科技檔案資料屬于系統(tǒng)性工程，因此對于整理人員的要求較高，需要其具備較強(qiáng)的專業(yè)性，但是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，管理人員可以通過構(gòu)建互動平臺，來實現(xiàn)檔案整理全程互動，可以通過科技檔案資料的使用者與報送者之間的知識互動，及時發(fā)現(xiàn)科技檔案整理中的問題，并且能夠及時解決，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的其他功能，以此提高科技檔案管理的水平。

2.1.3 延長科技檔案使用壽命

傳統(tǒng)的科技檔案管理，多使用紙質(zhì)介質(zhì)，還使用塑料制品作為介質(zhì)，包括模型、光盤等，這樣的保存介質(zhì)，保存的時間較短，且極易損壞，而利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)科技檔案保存空間，使用電子檔案來保存科技資料，利用多媒體技術(shù)、文本鏈接技術(shù)等，以此來延長科技檔案使用壽命，減少空間占有率，且電子版的科技檔案資料，能夠直接復(fù)制并調(diào)閱，可以確保檔案信息資源利用的完整性以及安全性。

2.2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下科技檔案管理策略

2.2.1 建立健全檔案數(shù)據(jù)查詢機(jī)制

將傳統(tǒng)的科技檔案資料，整理并轉(zhuǎn)化為電子科技檔案，可以利用光學(xué)掃描復(fù)制技術(shù)，以及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息傳輸技術(shù)等，利用科技檔案管理軟件以及計算機(jī)智能檢索等技術(shù)，來管理和利用科技檔案，進(jìn)而能夠更好的為在科技研發(fā)工作提供數(shù)據(jù)支撐，因此需要建立健全數(shù)據(jù)查詢機(jī)制，因為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下科技檔案資源的安全性最為重要，因此需要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行情況，做好全面的管理工作，確保數(shù)據(jù)查詢的安全性與完整性。

2.2.2 健全科技檔案備份管理制度

信息技術(shù)的發(fā)展，使得科技檔案管理工作效率，得到了極大的提高，使得檔案資源管理更加的便捷，且穩(wěn)定性較好，出現(xiàn)變動的情況較少，但是為了確保科技檔案資源的完整與安全，則需要定期對檔案信息進(jìn)行備份，就此需要建立備份管理制度，基于企業(yè)科技檔案管理的實際情況，做好相應(yīng)的備份時間安排，同時對于不同的檔案載體，其需要采取不同的備份方法，為管理人員提供工作制度流程，使其能夠遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，來復(fù)制電子文檔，以此防止信息丟失，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

2.2.3 完善網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)手段

隨著計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的發(fā)展與應(yīng)用，使得高校也紛紛建立起屬于自己的文獻(xiàn)信息采集系統(tǒng)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫體系等，為本高校或者其他院校提供信息服務(wù)，進(jìn)而實現(xiàn)科技檔案信息資源共享，這些體系的建立，是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的技術(shù)上，利用寬帶信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而實現(xiàn)科技檔案科學(xué)化管理。

2.2.4 加強(qiáng)檔案管理人員的管理

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，科技檔案管理人員配置相對較少，但是人員水平的要求較高，諸多檔案信息管理工作，可以通過計算機(jī)系統(tǒng)完成，這需要檔案管理者具備豐富的現(xiàn)代化知識，不僅要熟練的操作計算機(jī)，還需要熟練的掌握各種軟件操作，提高科技檔案管理隊伍的管理水平，打造具備高素質(zhì)管理人員隊伍?？萍紮n案管理者在日常工作中，要不斷完善自己的知識結(jié)構(gòu)，善于利用現(xiàn)代科技成果，基于此企業(yè)要做好相應(yīng)的人員培訓(xùn)工作，督促檔案管理人員加強(qiáng)管理知識學(xué)習(xí)，主要針對計算機(jī)與數(shù)學(xué)等學(xué)科?，F(xiàn)代科技檔案管理人員，需要具備以下能力:現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用能力、檔案信息分析能力、檔案信息資源服務(wù)能力。

結(jié)束語：

綜上所述，科技檔案信息管理工作，受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的影響，已經(jīng)出現(xiàn)了新的管理技術(shù)，主要表現(xiàn)為檔案實體管理的信息化水平的提升，通過利用網(wǎng)路技術(shù)與計算機(jī)檢索技術(shù)等，提高了科技檔案資源利用效果，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，科技檔案的載體不在是紙質(zhì)，而是多樣化載體，主要為數(shù)據(jù)庫、光盤、移動硬盤等，其極大程度上提高了科技檔案管理工作的效率，但是需要做好人員管理以及安全加密管理，以此確?？萍紮n案資源的安全性與完整性。

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