試析學(xué)生檔案管理常見問題及對策

趙忠國

摘 要：無論在哪一種學(xué)校之中，檔案管理都是一項(xiàng)重點(diǎn)工作尤其是對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，學(xué)生的檔案數(shù)量比較多，由于學(xué)生這一群體屬于穩(wěn)定性比較差的群體，其檔案材料的可變性就比較多，隨著各個(gè)學(xué)校對于管理學(xué)生檔案這項(xiàng)工作的重視加深，其管理方式逐漸有了很多改變，包括檔案材料存在的形式逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬牧?，管理人員的專業(yè)性也有提升，但是學(xué)生檔案管理這項(xiàng)工作仍舊存在問題，本文對一些相對較為常見的管理方面的問題進(jìn)行分析，并對解決對策進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：學(xué)校管理；學(xué)生檔案；管理方法；問題；對策

學(xué)校檔案管理這項(xiàng)重要工作中出現(xiàn)的問題，如果沒有被管理人員積極地進(jìn)行解決，不但會給學(xué)生的發(fā)展造成不良影響，同時(shí)還會使社會受到阻礙性因素的影響，其中內(nèi)容虛假的學(xué)生檔案不僅僅會對學(xué)生升學(xué)、進(jìn)入單位等社會活動造成影響，同時(shí)還會阻礙學(xué)生的未來發(fā)展，因此管理人員需要對學(xué)生檔案進(jìn)行妥善管理，采取科學(xué)的方式來管理檔案，科學(xué)管理檔案，首先需要將以往的管理工作中存在的問題進(jìn)行解決，本文根據(jù)對管理學(xué)生具有的檔案這項(xiàng)工作的了解，對其存在的主要問題以及解決對策進(jìn)行探討。

1 主要管理問題分析

如果想要對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，首先必須要將學(xué)生檔案管理工程中存在的主要問題進(jìn)行了解，明確問題，解決問題是發(fā)揮檔案管理作用的重要方式。

1.1 管理人員方面的問題

檔案管理人員身上的問題在管理活動中相對比較明顯，一些學(xué)校對于管理學(xué)生的檔案這項(xiàng)工作的重視度不高，因此在選聘管理檔案的人員時(shí)，具有較大的隨意性，學(xué)校中的很大一部分檔案管理人員并非專業(yè)人士，也不具有管理檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，對于一些具有突發(fā)性的管理問題的解決方法不明確，使其管理行為存在不恰當(dāng)?shù)牟糠?，而學(xué)校并不會給這些素質(zhì)相對不高的管理人員提供培訓(xùn)活動，因此，這部分人員管理水平不高的問題也難以有效被解決，導(dǎo)致學(xué)生的檔案中存在漏洞。

1.2 學(xué)生檔案真實(shí)度不高的問題

學(xué)生檔案中有一部分內(nèi)容是由學(xué)生自行填寫，這部分檔案內(nèi)容中就存在一些問題，一方面是與實(shí)際情況相違背的問題，有的學(xué)生在對自己的年齡進(jìn)行填寫的時(shí)候，計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，有的學(xué)生是按照虛歲的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算年齡，還有一部分學(xué)生是按照周歲來對年齡進(jìn)行計(jì)算，不同的計(jì)算方式計(jì)算出來的年齡也存在區(qū)別，實(shí)際上年齡計(jì)算應(yīng)當(dāng)按照周歲進(jìn)行計(jì)算，填寫出生時(shí)間的時(shí)候，還有學(xué)生將自己農(nóng)歷的生日進(jìn)行填寫，比較符合填寫要求的應(yīng)當(dāng)是公歷生日，另外有的學(xué)生的名字有何出現(xiàn)了變化，但是并沒有將曾用名進(jìn)行標(biāo)注，還有一種常見的現(xiàn)象是同名同姓，檔案管理人員也沒有對其進(jìn)行明顯的標(biāo)注，這些問題會使檔案信息出現(xiàn)不一致的問題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理體系中的歸檔工作難以順利進(jìn)行，一些學(xué)生為了保護(hù)自身的利益，也為了給自己的工作創(chuàng)造更多的機(jī)會，在填寫檔案的過程中，并沒有堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，將自己檔案中原本存在的處分以及其他不良信息進(jìn)行摸出，將自己受到的表彰范圍擴(kuò)大，在填寫特長的時(shí)候，填寫的是愛好信息，對成績進(jìn)行偽造，其社會實(shí)踐經(jīng)歷也是虛假的，這些問題都難以被管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)，給工作單位對學(xué)生能力的了解造成困難。

1.3 檔案信息體系中存在的問題

學(xué)生檔案要全面、詳細(xì)地反映此學(xué)生各方面的情況，做到看過檔案要如見其人，看過檔案，對其家庭狀況、社會關(guān)系、成長環(huán)境、特長愛好，思想品德、優(yōu)缺點(diǎn)、發(fā)展目標(biāo)等均有一定的了解，而不是官話、套話，千篇一律，很多學(xué)生檔案中的特長、優(yōu)缺點(diǎn)、品德等如出一爐，內(nèi)容雷同，格調(diào)一致，使人閱后一頭霧水，不知其好壞優(yōu)劣。

2 提升管理學(xué)生檔案水平的策略

對于常見的檔案管理問題有清晰的認(rèn)識之后，就可以通過以下策略對管理學(xué)生檔案的工作進(jìn)行改進(jìn)。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)要大力宣傳檔案法規(guī)，提高教職員工的檔案法制意識

要規(guī)范、完善高檔案的管理，首先領(lǐng)導(dǎo)要重視，了解學(xué)生檔案管理的重要性，強(qiáng)化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。其次要提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識。這兩點(diǎn)是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求全體教職員工要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)生和檔案管理人員的法制觀念，提高政治覺悟，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義。

2.2 檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)和良好道德品質(zhì)

檔案管理人員要樹立正確的世界觀、價(jià)值觀，提高自身素質(zhì)和道德修養(yǎng)，講政治，敢于堅(jiān)持原則，日常工作嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍，嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。不管是什么人，不論職務(wù)高低，都要按規(guī)章制度辦事，按程序辦事。要胸懷坦蕩，不計(jì)較個(gè)人恩怨，不計(jì)較私仇，不計(jì)較個(gè)人名利，看重肩上的責(zé)任，踏踏實(shí)實(shí)，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心。

2.3 建立并及時(shí)補(bǔ)充完善檔案管理制度

建立檔案《收集制度》，明確收集的范圍和要求，使學(xué)生檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映每一個(gè)學(xué)生的情況；建立《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)整理，去假存真，查漏補(bǔ)缺；建立《保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞；建立《流轉(zhuǎn)制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，保證檔案的完整性、真實(shí)性和檔案安全，延長檔案的使用壽命。

2.4 下決心防范和杜絕學(xué)生的假文憑

從源頭抓起，要嚴(yán)密防范、徹底杜絕“權(quán)學(xué)交易”這種丑陋現(xiàn)象，要嚴(yán)格執(zhí)行教育部門學(xué)籍管理規(guī)定，把好入學(xué)關(guān)。在日常的教學(xué)管理過程中，對那些需要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的干部和管理人員實(shí)施全過程重點(diǎn)監(jiān)控，幫助和督促他們保質(zhì)保量地完成學(xué)業(yè)。對于少數(shù)不按時(shí)上課，不認(rèn)真完成作業(yè)，學(xué)習(xí)困難，企圖靠與任教老師拉關(guān)系、混學(xué)分的學(xué)生，應(yīng)采取勸其退學(xué)或強(qiáng)制中止學(xué)習(xí)等措施。

結(jié)束語

本文首先對學(xué)生檔案管理工作運(yùn)行中存在的主要問題進(jìn)行快樂分析，之后又針對這幾方面的管理問題，將解決對策也提出來，管理學(xué)生檔案的相關(guān)人員首先需要對自己的工作性質(zhì)有所了解，才能對于自己肩負(fù)的責(zé)任有所認(rèn)識，先將自己應(yīng)當(dāng)盡到的責(zé)任在工作中有所體現(xiàn)，才能對自己原有的管理檔案的體系進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)行檔案管理工作，尤其在檔案比較容易出現(xiàn)變動的關(guān)鍵期，需要格外對這項(xiàng)工作進(jìn)行重視，管理人員需要認(rèn)真對待自己經(jīng)手的每一份檔案，充分扮演好檔案管理活動的中的重要角色。

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