試析如何做好新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作

王靜含

摘要：事業(yè)單位的文書檔案記錄著本單位的發(fā)展歷程，是事業(yè)單位在發(fā)展中需要參照的規(guī)則依據(jù)，文書檔案的管理在性質(zhì)上是一種事業(yè)單位的服務(wù)性質(zhì)的工作，在我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，體制改革逐漸深入，對(duì)文書檔案的管理工作也提出了越來(lái)越多的新要求，改善原來(lái)的不規(guī)范、無(wú)序化的管理狀態(tài)，為文書檔案的使用提供更加便捷的服務(wù)，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；文書檔案；管理

1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

1.1為社會(huì)事業(yè)提供信息服務(wù)

事業(yè)單位的文書檔案是事業(yè)單位平日運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的重要基礎(chǔ)性文件，其涵蓋的內(nèi)容覆蓋事業(yè)單位日常的辦公區(qū)域，各項(xiàng)支出收入，日常任務(wù)的完成進(jìn)度，以及各個(gè)項(xiàng)目的具體情況與詳細(xì)分析。所以文書檔案是整個(gè)事業(yè)單位文件中的重要組成部分，對(duì)其進(jìn)行深入分析有著巨大的意義和價(jià)值。同時(shí)，事業(yè)單位的文書檔案對(duì)其平日各項(xiàng)工作都有著極大的指導(dǎo)意義，工作人員既可以利用其作為各項(xiàng)工作的指導(dǎo)意見(jiàn)，更能在遇到困難或錯(cuò)誤的時(shí)候用以分析比對(duì)找出更好的解決策略。

1.2具有較強(qiáng)法律憑證效力

通常情況下文書檔案是事業(yè)單位日常工作的原始檔案記錄，其中不僅囊括了領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)各項(xiàng)決策的批復(fù)意見(jiàn)，還將工作或任務(wù)的具體參數(shù)詳實(shí)記錄，因此文書檔案還能夠作為整個(gè)事業(yè)單位工作中的有效法律憑證。例如，公章是事業(yè)單位工作中最為重要的功用性憑據(jù)，而文書檔案不僅將公章所使用的時(shí)間、用途進(jìn)行記錄，還保有經(jīng)手人的簽名等關(guān)鍵信息，在必要時(shí)刻可以成為法律憑證所使用。

2 事業(yè)單位文書檔案管理存在的問(wèn)題

2.1對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)有偏差

在事業(yè)單位，檔案管理通常被看做附屬性工作，其中的文書檔案管理更處于說(shuō)著重視、實(shí)際忽視的尷尬地位。一些單位領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為文書檔案管理不外是收收各部門的一般性業(yè)務(wù)資料，技術(shù)含量低，不能給單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。部分事業(yè)單位的檔案管理人員也對(duì)自己的工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)不清，工作的主動(dòng)性、創(chuàng)新性不足。

2.2文書檔案的管理手段落后

由于重視不夠、經(jīng)費(fèi)不足、管理人員素質(zhì)不高，在社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化的時(shí)代，一些事業(yè)單位的文書檔案管理依然處于原始的手工狀態(tài)。有的單位雖然給文書檔案管理配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)硬件設(shè)備，但相關(guān)的應(yīng)用軟件不配套。人工編制目錄、手工抄寫說(shuō)明、手動(dòng)查詢資料等現(xiàn)象在許多事業(yè)單位的文書檔案管理和應(yīng)用中還是屢見(jiàn)不鮮。

3 事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理措施

3.1提高對(duì)文書檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確文書檔案的規(guī)范化管理在單位發(fā)展進(jìn)程中的特殊價(jià)值，在經(jīng)費(fèi)保障、制度執(zhí)行、人員配置、辦公條件改善等方面支持文書檔案的規(guī)范化管理，創(chuàng)造一個(gè)文書檔案規(guī)范化管理的良好環(huán)境。文書檔案管理工作者也要對(duì)自己肩負(fù)的歷史責(zé)任有清醒的認(rèn)識(shí)，摒棄傳統(tǒng)的工作理念和工作態(tài)度，將落實(shí)文書檔案規(guī)范化管理與單位的改革與發(fā)展及自身業(yè)務(wù)素質(zhì)提高緊密聯(lián)系起來(lái)，努力使自己的文書檔案管理水平符合規(guī)范化管理的各項(xiàng)要求。

3.2文書檔案管理工作機(jī)制完善

首先，嚴(yán)格控制事業(yè)單位人員對(duì)文書檔案的應(yīng)用情況，可以采取終端電子視頻監(jiān)控、檔案應(yīng)用備案記錄的方式，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位文書檔案的安全管理，避免事業(yè)單位檔案文書資料泄露的問(wèn)題發(fā)生。其次，重新調(diào)整事業(yè)單位文書檔案管理制度，要使管理制度的制定更加符合實(shí)際需要，發(fā)揮制度管理的實(shí)際作用。

3.3應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

只有合理規(guī)范地使用現(xiàn)代化技術(shù)，并使用現(xiàn)代化的管理手段，才能更好提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率，并逐漸幫助整個(gè)事業(yè)單位走向現(xiàn)代化與信息化。不僅如此，在全社會(huì)不斷提升信息化的新形勢(shì)之下，事業(yè)單位從檔案入手做好現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，才能更好適應(yīng)社會(huì)改革的步伐，為領(lǐng)導(dǎo)部門做出更為正確合理的決策夯實(shí)基礎(chǔ)。也只有做好現(xiàn)代化的管理工作，才能促進(jìn)事業(yè)單位的基層人員進(jìn)一步提升自我的素質(zhì)與專業(yè)能力，更好向社會(huì)與廣大人民群眾所服務(wù)。

3.4完善文書檔案管理的制度建設(shè)

要使事業(yè)單位文書檔案管理取得好的效果，必須建立完善的管理制度，并提高相關(guān)管理者對(duì)文書檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)，明確事業(yè)單位工作人員的職責(zé)，使文書檔案管理為事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。另外，企業(yè)應(yīng)完善文書檔案管理制度，提高工作人員的工作積極性，給予優(yōu)秀員工一定的激勵(lì)，并將物質(zhì)與精神激勵(lì)相結(jié)合，使員工主動(dòng)地參與到工作中，對(duì)工作不認(rèn)真的員工，要進(jìn)行批評(píng)教育，使員工能夠端正工作態(tài)度，更好地投入到工作中。

3.5文書檔案管理工作科學(xué)規(guī)劃

一般而言，現(xiàn)代事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)劃分為公共資產(chǎn)檔案、人事檔案、流動(dòng)性檔案三部分。公共資產(chǎn)檔案，主要是事業(yè)單位中公共財(cái)物的綜合統(tǒng)計(jì)，包括購(gòu)進(jìn)時(shí)間、作用、使用情況等等；而人事檔案部分，主要是對(duì)事業(yè)單位中從業(yè)人員的信息管理，包括編制，福利待遇等方面；流動(dòng)性檔案主要記錄事業(yè)單位日常工作開展的相關(guān)性信息，包括日常會(huì)議記錄，項(xiàng)目工作實(shí)踐人物分配等。這樣分門別類的文書檔案管理方式，能夠使事業(yè)單位檔案管理工作始終圍繞事業(yè)單位工作開展的實(shí)踐情況歸類，發(fā)揮文書檔案管理工作在事業(yè)單位工作實(shí)踐中的作用。同時(shí)，事業(yè)單位文書檔案管理工作科學(xué)開展，也可以充分借助現(xiàn)代化技術(shù)平臺(tái)，采取事業(yè)單位信息資料數(shù)字化管理，應(yīng)用數(shù)字程序，進(jìn)一步提升事業(yè)單位中文書檔案信息的整合歸納能力，形成更為流暢的檔案信息收集分析模式。

4 結(jié)論

事業(yè)單位文書檔案管理工作直接關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的文書檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，需要進(jìn)行改革創(chuàng)新。并且在新時(shí)期的發(fā)展中，數(shù)字化、信息化已經(jīng)是事業(yè)單位文書檔案管理的必然要求。因此，文書檔案管理者要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，利用信息技術(shù)做好事業(yè)單位的文書檔案管理工作。

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