任職教育教學(xué)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與流程優(yōu)化

李寶鵬+李淑華+陶東香+黃子革

摘 要：針對軍隊任職教育教學(xué)檔案管理工作量大、效率低的問題，提出了一種基于全壽命管理模式的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，從全壽命管理角度對檔案產(chǎn)生、查詢、傳遞、編排、調(diào)取等功能進(jìn)行了設(shè)計，對系統(tǒng)各功能模塊工作流程進(jìn)行了協(xié)同優(yōu)化，同時制定了系統(tǒng)推廣使用配套制度，為任職教育教學(xué)檔案管理數(shù)字化、自動化、高效化，提供了一種科學(xué)有效途徑。

關(guān)鍵詞：任職教育；教學(xué)檔案管理；流程優(yōu)化；全壽命周期

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、任職教育教學(xué)檔案管理需求分析

（一）任職教育教學(xué)檔案特點

任職教育以崗位任職能力需求為牽引，施訓(xùn)對象具有明顯的層次性，施訓(xùn)周期具有明顯的階段性，施訓(xùn)模式具有明顯的多樣性。任職教育施訓(xùn)教學(xué)形式靈活、內(nèi)容豐富、方法創(chuàng)新，常運用案例式、研討式、想定式、啟發(fā)式、任務(wù)驅(qū)動式、理實一體化等多種創(chuàng)新教學(xué)方式。因此，任職教育教學(xué)檔案產(chǎn)生周期短、內(nèi)容豐富多樣、形式種類廣、參考價值高、收集范圍大，這對教學(xué)檔案的收集和管理提出了很高的要求。

（二）任職教育教學(xué)檔案管理問題

教學(xué)檔案管理是任職教育教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，各級教學(xué)單位設(shè)有檔案管理員，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、保存、匯編、裝訂等工作，目前教學(xué)檔案管理存在的主要問題有：

一是歸檔不及時、不完整、不規(guī)范。由于某些教學(xué)活動組織參與者檔案管理意識不高，教學(xué)檔案選取范圍不準(zhǔn)確，教學(xué)檔案歸檔不及時，教學(xué)檔案內(nèi)容不統(tǒng)一，檔案格式標(biāo)準(zhǔn)，會造成檔案遺漏、遺失、質(zhì)量不高等問題，影響了檔案完整性、實時性、可信性。

二是檔案管理工作任務(wù)量大、效率低。任職教育教學(xué)檔案產(chǎn)生的源泉多，大多院校教學(xué)檔案保存采用臨時案卷和定期案卷形式，臨時案卷主要收集平時產(chǎn)生教學(xué)檔案，實時的放置在文件盒內(nèi)。待學(xué)期或?qū)W年結(jié)束再進(jìn)行檔案選取、目錄編排、裝訂封存等工作后轉(zhuǎn)為定期案卷。檔案員進(jìn)行檔案收集和整理時，持續(xù)周期時間長，檔案篩選、補(bǔ)交、修改工作多，部門間檔案管理協(xié)同程度低，一個檔案可能存在多種格式和重復(fù)收集等問題，給檔案提供者和管理員帶來很多費時費力工作。

三是不滿足數(shù)字化建設(shè)要求。目前大多院校教學(xué)檔案存檔采用紙質(zhì)版，紙質(zhì)文檔在打印、排版、裝訂、保存、借閱等過程存在諸多不便，而且若在教學(xué)評價、教學(xué)監(jiān)察或和各種評比競賽活動中需要提供教學(xué)檔案電子版，則需要對紙質(zhì)版進(jìn)行掃描、拍照、圖像處理等，過程極其繁瑣。隨著院校數(shù)字校園推廣使用與大型教學(xué)活動數(shù)字化程度普及，傳統(tǒng)教學(xué)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。

（三）教學(xué)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

傳統(tǒng)檔案管理模式存在種種弊端，廣大院校教學(xué)檔案管理者對教學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行了研究，提出了多種數(shù)字化檔案管理模式，開發(fā)了不同技術(shù)類型的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，解決了教學(xué)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、檔案檢索、數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用等問題。這些檔案管理系統(tǒng)檔案處理流程如圖1所示，教學(xué)檔案管理中的產(chǎn)生、收集、錄入、篩選等工作量大的部分由人工完成，沒有融入到管理系統(tǒng)中，不能滿足數(shù)字化檔案管理自動化、簡潔化、系統(tǒng)化的要求。

二、教學(xué)檔案全壽命周期管理

（一）全壽命周期管理思想

在教學(xué)檔案管理的全壽命周期各階段，各職能部門既是獨立的，又是相互傳承的。全壽命周期管理是一條不可分割的管理鏈，各階段的管理是管理鏈中的一環(huán)，越是前端的環(huán)節(jié)，起到的決定性作用越強(qiáng)，它不但要管理好本環(huán)節(jié)，還要全面系統(tǒng)地為下一環(huán)節(jié)的管理著想，直至末端環(huán)節(jié)。而下一環(huán)節(jié)則須承襲上一環(huán)節(jié)的原則和設(shè)想，根據(jù)本環(huán)節(jié)在全壽命周期內(nèi)的功能制定更有效的更符合實際的管理方案和措施。只有如此，一環(huán)扣一環(huán)地延續(xù)下去才能達(dá)到周期內(nèi)管理目標(biāo)的最大化。

（二）教學(xué)檔案全壽命周期系統(tǒng)

教學(xué)檔案全壽命管理系統(tǒng)是指覆蓋檔案產(chǎn)生、篩選、收集、編存、修改、流轉(zhuǎn)、刪除等全壽命過程，以高質(zhì)量檔案內(nèi)容和高效化管理模式為目標(biāo)的檔案信息計算機(jī)管理系統(tǒng)。全壽命檔案管理系統(tǒng)檔案管理流程中包含了檔案全壽命周期前段的建立文檔、檔案判斷、檔案錄入等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)在由系統(tǒng)引導(dǎo)用戶進(jìn)行，也就是用戶建立文檔時就已經(jīng)納入到了檔案管理流程，解決了傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)教學(xué)文檔產(chǎn)生、收集、錄入等工作脫離系統(tǒng)單獨進(jìn)行工作繁雜的問題。全壽命教學(xué)管理系統(tǒng)處理檔案流程如圖2所示：

三、教學(xué)檔案全壽命管理系統(tǒng)設(shè)計

（一）系統(tǒng)設(shè)計思想

1.全壽命管理流程優(yōu)化

采用全壽命流程化處理設(shè)計，對教學(xué)檔案全壽命周期中的“產(chǎn)生、分類、編號、傳遞、編排、借閱”等環(huán)節(jié)，基于流程管理方式進(jìn)行協(xié)同優(yōu)化，避免了傳統(tǒng)檔案管理中人為操作的工作量大、管理效率低、不協(xié)同問題，保證了檔案質(zhì)量，提高檔案管理效率。

2.編程易實現(xiàn)、操作簡單

構(gòu)建與實現(xiàn)采用B/S互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)，基于S Q L Server數(shù)據(jù)庫開發(fā)系統(tǒng)與ASP.NRT網(wǎng)絡(luò)設(shè)計系統(tǒng)編程實現(xiàn)，人機(jī)交互界面良好，操作方式簡單，用戶可以通過校園網(wǎng)登錄系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)文檔的編寫、收發(fā)、查閱等基本辦公處理，檔案收集、目錄編排、數(shù)據(jù)處理等復(fù)雜環(huán)節(jié)則系統(tǒng)自動進(jìn)行。

3.數(shù)字化推廣實用性好

建立了一種全面、全員、網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)檔案收集、共享、傳遞途徑，滿足各部門檔案管理及使用要求。同時，教學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)也可以嵌入到數(shù)字校園系統(tǒng)中去，推廣實用性好。

（二）系統(tǒng)功能設(shè)計

教學(xué)檔案全壽命管理系統(tǒng)主要有文檔編寫、檔案判斷、檔案保存、檔案管理、檔案流傳五大功能。文檔編寫主要通過嵌入各類辦公應(yīng)用程序應(yīng)用，建立或上傳各類格式的教學(xué)文檔；檔案判斷主要是依照各部門出臺的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對所建立、上傳、接收的文檔進(jìn)行是否屬于教學(xué)檔案，如果不是則建立文檔先保存在文檔庫，如果是則需進(jìn)一步判斷屬于哪類教學(xué)檔案；檔案保存主要是在建立在檔案分類后，由系統(tǒng)根據(jù)檔案類別和日期，依據(jù)數(shù)據(jù)庫和檢索要求進(jìn)行文件編號和命名后保存到檔案數(shù)據(jù)庫；檔案管理主要是修改檔案內(nèi)容、分類，生成檔案目錄，檔案管理員還可以對檔案進(jìn)行刪除；檔案流傳主要是系統(tǒng)不同用戶之間進(jìn)行檔案傳遞、接收。系統(tǒng)功能框架如圖3所示：endprint

（三）用戶與職能設(shè)計

系統(tǒng)用戶主要分為兩類：第一類是普通用戶，主要職能是進(jìn)行教學(xué)檔案初步判斷，建立新檔案，編排本人檔案，接收他人檔案，查閱部門檔案等，但普通用戶沒有刪除檔案權(quán)限；第二類是檔案員用戶，檔案員用戶除了具有普通用戶所有權(quán)限與職能外，還承擔(dān)著對被普通用戶篩除掉的非檔案的文檔進(jìn)行再次判斷與選取。另外，管理員具有刪除更改部門所有檔案的權(quán)限。

四、教學(xué)檔案全壽命管理流程優(yōu)化

教學(xué)檔案數(shù)字化管理全壽命周期所包含工作主要有建立檔案、檔案保存、檔案編輯、檔案傳遞、檔案刪除等工作，系統(tǒng)采用“全員參與、協(xié)同合作、優(yōu)化流程、自動處理”設(shè)計思路，根據(jù)不同用戶職責(zé)規(guī)劃系統(tǒng)功能模塊，優(yōu)化不同功能模塊之間處理流程，保證教學(xué)檔案收集范圍大、歸檔專業(yè)強(qiáng)、管理自動化、使用效率高。所有教學(xué)文檔在建立時必須先進(jìn)行教學(xué)檔案判定，若屬于教學(xué)檔案進(jìn)行檔案編號、保存、數(shù)據(jù)生產(chǎn)等流程化處理，從檔案收集信息源頭上保證了教學(xué)檔案的完整性；普通用戶與檔案員雙重篩選檔案模式，從收集信息范圍上保證了教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)性；基于數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)訪問技術(shù)的設(shè)計，人人可以通過校園網(wǎng)登錄系統(tǒng)進(jìn)行檔案編寫、查閱、傳遞、管理，從信息使用途徑上，保證了教學(xué)檔案的利用率。系統(tǒng)功能框架與處理流程圖設(shè)計如圖4所示。系統(tǒng)進(jìn)行檔案建立、檔案管理、檔案傳閱的工作流程如下：

（一）檔案建立流程

系統(tǒng)進(jìn)行檔案建立時主要進(jìn)行的工作有建立文檔、檔案判斷、檔案分類、檔案編號、入庫保存。

（二）檔案管理流程

檔案管理主要進(jìn)行的工作分為普通用戶和檔案員有兩種，普通用戶進(jìn)行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，檔案員進(jìn)行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，同時還有可以進(jìn)行檔案刪除以及對系統(tǒng)普通文檔庫檔案再次檔案判斷選取。兩種用戶進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)處理流程如圖5所示：

（三）檔案傳閱流程

檔案傳閱流程主要包含檔案傳遞和檔案接收兩部分工作，檔案傳閱系統(tǒng)處理流程如圖6所示：

五、檔案全壽命管理系統(tǒng)使用制度

（一）用戶端使用控制

院校機(jī)關(guān)出臺系統(tǒng)使用管理規(guī)定，強(qiáng)制要求所有教學(xué)活動參與者必須通過該系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)文檔處理。信息管理部門則對辦公計算機(jī)進(jìn)行office等辦公軟件的限制使用，同時視情將該系統(tǒng)融入到數(shù)字校園管理系統(tǒng)中，培養(yǎng)用戶的良好使用習(xí)慣，避免脫離檔案管理系統(tǒng)處理教學(xué)文檔現(xiàn)象發(fā)生。

（二）制定檔案參考標(biāo)準(zhǔn)

院校級教學(xué)檔案管理部門，制訂出各部門教學(xué)檔案收集范圍、檔案格式等標(biāo)準(zhǔn)，為用戶在進(jìn)行檔案選取和檔案編制提供指導(dǎo)，提高檔案質(zhì)量。

（三）定期組織檔案數(shù)據(jù)評比

定期組織對各部門系統(tǒng)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行公示與評比，重點是檔案內(nèi)容、用戶使用、檔案數(shù)量、查閱次數(shù)等方面內(nèi)容，配套相關(guān)獎懲制度，提高全員檔案管理規(guī)范化、自覺化意識。

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