淺議檔案的收集與整理

王榮玲

【摘 要】 檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了實(shí)際的管理對(duì)象。檔案收集與整理工作，檔案收集工作是否科學(xué)，決定了檔案收集數(shù)量多少和質(zhì)量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。筆者下面就如何做好檔案的收集和整理工作談一些粗淺的認(rèn)識(shí)，供同仁們參考。

【關(guān)鍵詞】 檔案工作 收集 整理

一、提高認(rèn)識(shí)，明確檔案在工作中的作用

檔案是具有保存價(jià)值的最原始、最準(zhǔn)確的記錄，同時(shí)具有很高的實(shí)用價(jià)值。隨著社會(huì)的進(jìn)步以及新形勢(shì)發(fā)展的需求，檔案基礎(chǔ)工作有了進(jìn)一步的發(fā)展，檔案分類工作更加具體、精細(xì)，努力提高認(rèn)識(shí)，在充分認(rèn)識(shí)檔案工作重要性的前提下，把全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)作為檔案工作的著力點(diǎn)，提高檔案工作的服務(wù)水平和管理水準(zhǔn)，因此，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門(mén)類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國(guó)家積累檔案打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

二、檔案的收集與整理工作的意義

檔案的收集與整理工作，對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案工作所有環(huán)節(jié)中，收集工作是起點(diǎn)，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關(guān)鍵所在。上承收集工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，下繼開(kāi)發(fā)利用，為開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。因此，這是一個(gè)很重要的中間環(huán)節(jié)，其意義為：一是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，要有成效地進(jìn)行管理，還必須善于實(shí)際地進(jìn)行組織工作。檔案的整理工作，就是對(duì)檔案進(jìn)行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應(yīng)把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統(tǒng)本身就具備一種檢索功能，可以分擔(dān)檢索工具體系的一部分任務(wù)。

三、檔案收集與整理工作中存在的主要問(wèn)題

1.歸檔種類不齊全。

現(xiàn)在很多單位的基層檔案室只把文書(shū)檔案的收集作為首要任務(wù)，對(duì)科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等）、專門(mén)檔案的收集則比較忽視，尤其是聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作更沒(méi)有得到有效重視。這樣就導(dǎo)致單位內(nèi)庫(kù)存檔案種類單一，很多有重要保存和利用價(jià)值的檔案沒(méi)有得到有效管理，極大影響了單位內(nèi)各部門(mén)對(duì)各類檔案的利用需求。

2.檔案部門(mén)培訓(xùn)力度不足會(huì)影響檔案的收集歸檔。

各單位檔案部門(mén)在收集檔案時(shí)，通常只是發(fā)個(gè)通知告知各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案的歸檔范圍、收集時(shí)間，針對(duì)性不強(qiáng)，在檔案收集的過(guò)程中所起的作用不大。特別是各業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)和工作性質(zhì)不同，檔案呈多元化態(tài)勢(shì)，各部門(mén)形成的檔案具有很大的個(gè)性。所以在收集歸檔前急切需要檔案部門(mén)做專業(yè)的具體指導(dǎo)培訓(xùn)，而實(shí)際中常常缺乏這樣專業(yè)的指導(dǎo)培訓(xùn)。

四、加強(qiáng)檔案收集與整理工作的對(duì)策和措施

1.樹(shù)立大檔案的概念，豐富館藏資源。

檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作做得好與壞會(huì)直接影響到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，因此，要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。凡是有保存價(jià)值的各種載體、各種形式、各種門(mén)類的檔案都要及時(shí)收集，除了文書(shū)檔案外，基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等都要建立起來(lái)，門(mén)類齊全、資源豐富的庫(kù)存檔案才能更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，才能滿足利用者的查檔需求。

2、加強(qiáng)管理，狠抓檔案工作制度落實(shí)

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作。同時(shí)，要建立相應(yīng)的檔案管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，防止檔案分散流失。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保檔案歸檔質(zhì)量與管理。

3.加大培訓(xùn)指導(dǎo)力度，強(qiáng)化收集歸檔工作。

檔案部門(mén)每年在年初和年末都要召集單位內(nèi)專兼職檔案人員分別開(kāi)一次碰頭會(huì)。年初就各單位年度重點(diǎn)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)查摸底，并反復(fù)強(qiáng)調(diào)材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關(guān)要求，落實(shí)好各單位責(zé)任人員；年末歸檔前要再次強(qiáng)調(diào)檔案歸檔工作的要求，便于大家及時(shí)整改，對(duì)于各部門(mén)提出的問(wèn)題，要共同交流，加以解決。

4.認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制

只有加強(qiáng)宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和全社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍。同時(shí)，要抓住機(jī)遇，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過(guò)建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制來(lái)考核檔案工作人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心的大小，從而調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的工作積極性。

5.注重文件材料的收集與整理

存檔的文件、材料要隨時(shí)收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對(duì)性和時(shí)效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點(diǎn)；整理要符合要求，按照歸檔范圍進(jìn)行分類整理，力求整齊美觀。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案保管工作，確保檔案機(jī)密安全。集到的原始資料和數(shù)據(jù)，要進(jìn)行科學(xué)分類和歸納，使資料系統(tǒng)化，便于分析和敘述。

完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案室要發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集、整理各門(mén)類的檔案，把基礎(chǔ)打牢，發(fā)揮檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)作用，把有保存價(jià)值的檔案集中管理，采取切實(shí)有效的措施，改善工作思路，拓展工作對(duì)象，創(chuàng)新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來(lái)源，確保檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。

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