如何提高ERP在企業(yè)管理中的作用和實施效果

李軍國+代廷平

[摘 要]面對激烈的市場競爭，企業(yè)通過實施ERP可以使資源得到充分利用，從而降低管理和生產(chǎn)成本，使企業(yè)獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。然而，大多數(shù)國內(nèi)企業(yè)在應(yīng)用ERP軟件時，往往達(dá)不到預(yù)期的效果。本文就如何提高ERP在企業(yè)管理中的作用與效果，對ERP應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，找出了ERP在應(yīng)用中存在的實際問題，并提出了提高ERP作用和效果的幾點建議。

[關(guān)鍵詞]工作流；表單；ERP；企業(yè)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.041

[中圖分類號]F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-00-02

0 引 言

面對日益激烈的市場競爭，企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的目標(biāo)是獲取最大的經(jīng)濟(jì)收益。但是，ERP系統(tǒng)的實施和應(yīng)用效果并不理想，有關(guān)資料統(tǒng)計表明，在國內(nèi)已經(jīng)實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)中，其只有很少功能得到利用，大多數(shù)功能都被閑置，ERP的精神實質(zhì)并沒有真正得到發(fā)揮。然而，國外企業(yè)實施ERP卻獲得了成功，為什么國內(nèi)企業(yè)實施ERP的結(jié)果不理想呢？該問題一直是國內(nèi)ERP軟件開發(fā)企業(yè)面臨的一個棘手問題。筆者就ERP應(yīng)用的實際情況，經(jīng)過調(diào)研得到以下觀點，僅供大家參考。

1 ERP應(yīng)用中面臨的問題

1.1 企業(yè)不適應(yīng)管理模式的突然變化

ERP的管理模式起源于西方發(fā)達(dá)國家，和國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式相差較大，是在改變傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致國內(nèi)企業(yè)在采用ERP系統(tǒng)的管理模式時出現(xiàn)了一些不適應(yīng)的現(xiàn)象。這種不適應(yīng)的現(xiàn)象實際上是，企業(yè)的現(xiàn)有管理模式與ERP系統(tǒng)中的管理思想發(fā)生碰撞的結(jié)果。同時，大多數(shù)國內(nèi)企業(yè)還處于傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變的轉(zhuǎn)型期，不只是內(nèi)部模式發(fā)生了改變，還牽涉企業(yè)外部的各個方面，進(jìn)一步導(dǎo)致國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)一時還無法適應(yīng)ERP系統(tǒng)中的一些業(yè)務(wù)流程，降低了ERP的應(yīng)用效率。

1.2 利益失衡導(dǎo)致人為的消極使用

企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的目的是實現(xiàn)效益最大化。對于企業(yè)來說，ERP管理的核心內(nèi)容是建立預(yù)算管理和過程控制機(jī)制，這些機(jī)制弱化了企業(yè)各部門之間的界限和部門領(lǐng)導(dǎo)的主觀意識，但強化了信息流控制和規(guī)范化管理。這種改變將打破原有的利益平衡，與企業(yè)內(nèi)部的權(quán)利體系以及利益關(guān)系產(chǎn)生沖撞，導(dǎo)致一部分人產(chǎn)生排斥心理。

1.3 定制流程不適應(yīng)國內(nèi)企業(yè)管理改革和變化的要求

有些ERP產(chǎn)品采用了定制的業(yè)務(wù)流程，這些定制的流程是在發(fā)達(dá)國家多年管理體制下形成的，而國內(nèi)企業(yè)正處于從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，導(dǎo)致定制流程不適應(yīng)國內(nèi)企業(yè)管理改革和變化的要求。例如，大量的非預(yù)算式方式、非過程式的管理流程在REP系統(tǒng)中無法實現(xiàn)。

1.4 ERP的使用價值和優(yōu)勢無法得到充分發(fā)揮

近幾年，國內(nèi)的管理信息化取得了一些成績，但對于計算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，還無法滿足企業(yè)的實際需求，企業(yè)的各種業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)幾乎都是獨立運行的。企業(yè)運行的實際狀況不能在ERP中得到有效反映，導(dǎo)致無法優(yōu)化配置和管理整體資源，ERP的使用價值和優(yōu)勢也無法真正得到體現(xiàn)。

2 提高ERP作用和效果的幾點建議

那么如何解決上述矛盾呢？企業(yè)如果用行政命令的方式，會使ERP的實施走向形式化，既浪費時間又浪費資金，無法實現(xiàn)應(yīng)用ERP的最終目的，這也是導(dǎo)致目前尷尬局面的主要原因。

面對國內(nèi)企業(yè)正處于深入改革的今天，在ERP的實施設(shè)計中，由于現(xiàn)有的管理模式與ERP系統(tǒng)不協(xié)調(diào)，企業(yè)能否通過用ERP中的管理思想，牽引企業(yè)逐漸改變現(xiàn)有的管理模式，使企業(yè)逐漸適應(yīng)ERP的管理思想呢？答案是肯定的。為此，筆者提出了一種適應(yīng)性的設(shè)計與實施方法，具體包括以下幾個方面。

2.1 建立動態(tài)、可重組的業(yè)務(wù)工作流程

為了提高ERP作用和效果，企業(yè)應(yīng)建立動態(tài)、可重組的業(yè)務(wù)工作流程。具體來說，首先，企業(yè)在開發(fā)ERP軟件時，應(yīng)從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)上實現(xiàn)用戶對所有管理模式的自定義功能，在實施階段和使用階段可以通過面向?qū)ο蟮摹⒖梢暬姆绞剑瑢芾砟Ｊ健I(yè)務(wù)流程、控制方式和控制強度等進(jìn)行設(shè)置和修改，生成任意復(fù)雜的管理和控制流程。其次，在管理初期，企業(yè)改動現(xiàn)有業(yè)務(wù)模式時要具有可伸縮性，在企業(yè)和ERP之間找到平衡點，從而獲得用戶的認(rèn)可。再次，隨著改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)要不斷改進(jìn)工作流程，實現(xiàn)ERP管理思想和企業(yè)之間的有效磨合，完善現(xiàn)代企業(yè)管理模式，最終完成對企業(yè)資源的全面整合。最后，企業(yè)要對工作流程進(jìn)行可視化修改，為防止隨意修改，還要加上權(quán)限限制，并根據(jù)用戶管理工作改革的需要重組工作流程，而不要采用一次性的軟件定制來完成。

2.2 弱化部門界限，整體設(shè)計、分步實施

全球化和多元化的企業(yè)經(jīng)營管理模式，改變了企業(yè)在全球范圍內(nèi)的結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)流程更加復(fù)雜化，推動了業(yè)務(wù)流程的不斷更新。

ERP系統(tǒng)以整合企業(yè)的所有資源，并進(jìn)行統(tǒng)一的配置和利用，使企業(yè)能夠在最大程度上共享資源。為了達(dá)到這個目標(biāo)，企業(yè)要弱化部門和子系統(tǒng)之間的界限，強調(diào)統(tǒng)一配置和利用企業(yè)資源，通過業(yè)務(wù)部件組建信息系統(tǒng)，使企業(yè)能有序、高效地整合資源。為了有效地整合企業(yè)資源，企業(yè)可采用整體化的設(shè)計方案，以增量的方式分步實施，最終實現(xiàn)企業(yè)的全方位管理，保證企業(yè)信息的實時性和準(zhǔn)確性。

2.3 采用靈活的分布式數(shù)據(jù)庫應(yīng)用模式

為了充分利用企業(yè)的所有資源，企業(yè)要采用靈活的分布式數(shù)據(jù)庫應(yīng)用模式，集中存放、統(tǒng)一管理公司范圍內(nèi)所有下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)。在選取數(shù)據(jù)庫應(yīng)用模式時，企業(yè)還要考慮國內(nèi)企業(yè)集團(tuán)的現(xiàn)狀，本文提供以下幾種數(shù)據(jù)庫應(yīng)用模式可供企業(yè)選擇。

第一，邏輯上集中式管理，物理上分布式存放。下屬單位的數(shù)據(jù)集中存放在本地并進(jìn)行處理，總部通過網(wǎng)絡(luò)管理和使用下屬單位的數(shù)據(jù)?？偛颗c下屬單位通過權(quán)限約定的交換方式進(jìn)行控制和業(yè)務(wù)處理，下屬單位與集團(tuán)內(nèi)的各個單位以及總部之間的數(shù)據(jù)交換也通過權(quán)限約定的方式進(jìn)行。endprint

第二，邏輯分布式管理，物理集中式存放?？偛看娣潘邢聦賳挝坏臄?shù)據(jù)，而各單位的數(shù)據(jù)是分布式存放的。與前一種方式相比，主要是數(shù)據(jù)的存放地點不同，而不改變控制模式和業(yè)務(wù)處理方式，只在企業(yè)內(nèi)實現(xiàn)資源共享，企業(yè)各單位之間的數(shù)據(jù)交換通過權(quán)限約定的方式進(jìn)行。

第三，高度共享、集中存放式管理。所有下屬單位的數(shù)據(jù)存放在總部，在企業(yè)內(nèi)實現(xiàn)高度共享。企業(yè)可設(shè)計為以總部為整體的控制和業(yè)務(wù)處理模式，確保能實時處理企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)數(shù)據(jù)和各項業(yè)務(wù)，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)資源的共享。

在設(shè)計系統(tǒng)實施方案時，企業(yè)應(yīng)根據(jù)總部的控制和管理需求，綜合考慮硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、軟件處理能力等因素，采用靈活的分布式數(shù)據(jù)庫應(yīng)用模式，選擇3種業(yè)務(wù)處理模式和數(shù)據(jù)存放方式的一種，并根據(jù)具體的控制和管理需求進(jìn)行局部調(diào)整。

2.4 具有個性特征的業(yè)務(wù)需求要進(jìn)行柔性改變

對于具有個性特征的業(yè)務(wù)需求，企業(yè)要進(jìn)行柔性改變。首先，企業(yè)要以業(yè)務(wù)部件為單位，采用增量式的開發(fā)周期模型，用統(tǒng)一的平臺，以業(yè)務(wù)部件插接的方式構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)，從單一業(yè)務(wù)系統(tǒng)開始，不斷插接各個業(yè)務(wù)部件，形成完整的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，簡化系統(tǒng)開發(fā)與實施的難度，降低投資風(fēng)險；其次，企業(yè)在使用中通過調(diào)整動態(tài)工作流，使各項業(yè)務(wù)從無序向有序、從傳統(tǒng)向現(xiàn)代改變，從而實現(xiàn)ERP應(yīng)用的最終目標(biāo)；再次，企業(yè)要采用部件化的開發(fā)方式，設(shè)計的業(yè)務(wù)部件不能太大，要能靈活配置和搭建各種業(yè)務(wù)部件，并根據(jù)業(yè)務(wù)變化進(jìn)行柔性伸縮，從而滿足不同需要；最后，從基本業(yè)務(wù)開始，企業(yè)要采用循環(huán)增量的開發(fā)模式，由小到大、從簡單到復(fù)雜，逐步形成完整化的ERP應(yīng)用系統(tǒng)。這樣既保證了系統(tǒng)的實用性，又降低了系統(tǒng)的實施難度和風(fēng)險，還可以隨著管理和業(yè)務(wù)的變化，進(jìn)行柔性改變。

2.5 以牽引的方式逐漸向企業(yè)滲透ERP的管理思想

國內(nèi)企業(yè)正經(jīng)歷從非規(guī)范式的管理向現(xiàn)代企業(yè)管理模式的改變，企業(yè)要以牽引的方式逐漸向企業(yè)滲透ERP的管理思想。

首先，基于自身的實際情況，企業(yè)要全面了解各種ERP產(chǎn)品和實施狀況，并認(rèn)真調(diào)研和分析企業(yè)的業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀，設(shè)計適合企業(yè)的整體解決方案，有針對性地做出ERP的設(shè)計和實施方案，從而用ERP的管理思想牽引企業(yè)逐步變成現(xiàn)代的管理模式，達(dá)到應(yīng)用ERP系統(tǒng)的最終目的。

其次，企業(yè)要采用循序漸進(jìn)的方式，引進(jìn)過程控制方法和預(yù)算管理模式。具體來說，企業(yè)在引進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)管理制度時，要采用邊應(yīng)用、邊改變的策略，以提高企業(yè)的綜合管理水平。同時，企業(yè)在制定ERP設(shè)計的目標(biāo)時，應(yīng)該以應(yīng)用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為目的，使企業(yè)整體資源實現(xiàn)優(yōu)化配置，并采用流程化的管理方式，形成暢通有效的信息溝通渠道。此外，在ERP管理思想的影響下，企業(yè)要應(yīng)用數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型，以企業(yè)的人、財、物的管理為核心，優(yōu)化企業(yè)的財務(wù)、經(jīng)營和管理狀況，做到實用、先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)又合理，使企業(yè)逐漸適應(yīng)ERP的管理思想，實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提高企業(yè)的經(jīng)營效益。

3 結(jié) 語

整體化設(shè)計、分步實施是ERP設(shè)計和實施必須堅持的方法。ERP軟件的特點是開發(fā)周期長，除了有大量的業(yè)務(wù)部件外，企業(yè)必須采用動態(tài)、可重組的工作流方式，只有這樣才能適合國內(nèi)企業(yè)。中國企業(yè)要想走向世界，需要做大量的信息化工作，簡單的信息化還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，要以降低成本、提高效益為主要目標(biāo)，并與國內(nèi)企業(yè)的實際情況相結(jié)合，逐漸吸收ERP系統(tǒng)中的管理思想。此外，在ERP的實施中，企業(yè)要采用辯證施治的方法，防止一刀切。但愿本文的研究成果能給正在從事ERP實施的企業(yè)一點啟發(fā)，推動企業(yè)不斷提高管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。

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