公文規(guī)范化管理的研究與探討

李晶

[摘 要]公文實(shí)質(zhì)上就是一種管理工具，具有實(shí)用性、真實(shí)性、權(quán)威性、交流性、時(shí)限性以及規(guī)范性等特征，在醫(yī)院日常管理中發(fā)揮著極其重要的作用，醫(yī)院做好公文管理工作能夠更好地為社會服務(wù)。基于此，本文首先分析了當(dāng)前醫(yī)院公文管理中存在的問題以及造成這些問題的原因，進(jìn)而就如何提升公文管理的規(guī)范性提出了幾點(diǎn)看法，以期能夠更好地為社會服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]公文管理；規(guī)范化；醫(yī)院

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.122

[中圖分類號]C931.46 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

公文指的是在醫(yī)院管理活動中形成的，按照規(guī)范格式制定的，具有一定約束力，起到信息傳遞、記錄的作用，并具有一定歸檔價(jià)值的載體文件。公文管理則是公文從形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、存貯到歸檔或銷毀的一個(gè)完整周期中，以特定的方法和原則對公文進(jìn)行創(chuàng)制、加工、保管，使其逐步趨于完善并獲得功效的行為或過程。公文管理是醫(yī)院日常管理中不可或缺的工作內(nèi)容，醫(yī)院通過規(guī)范公文管理，對進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室管理職能、提高其辦事效率、強(qiáng)化員工職業(yè)素養(yǎng)具有重要的意義。

1 公文管理規(guī)范化程度低的原因

1.1 對公文管理工作不夠重視

醫(yī)院要想做好公文規(guī)范化管理并非易事。一方面，由于醫(yī)院工作以醫(yī)療為中心，長期以來，作為基層單位在文件管理方面偏重于病案管理，導(dǎo)致醫(yī)院對公文管理工作不夠重視；另一方面，由于公文管理工作無法為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以很多醫(yī)院不夠重視公文管理工作，沒有充分認(rèn)識到其重要性，導(dǎo)致公文管理的資金投入不足、設(shè)備陳舊落后、工作人員的積極性不高等問題。

1.2 公文管理設(shè)備陳舊，信息化程度不高

這方面問題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，公文管理設(shè)備陳舊落后，無法及時(shí)跟上信息化潮流；其次，公文管理系統(tǒng)建設(shè)滯后，軟件不完善；再次，存放公文檔案的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，與公文存貯要求的環(huán)境差距較大，不利于保存文字檔案；最后，很多醫(yī)院的公文管理依舊采用紙質(zhì)存檔的方式，沒有使用信息化手段，導(dǎo)致公文很容易出現(xiàn)破損和遺失等問題。

1.3 工作人員素質(zhì)不高

首先，由于領(lǐng)導(dǎo)不重視公文管理工作，進(jìn)一步導(dǎo)致公文管理工作人員缺乏工作責(zé)任感、工作熱情和工作積極性；其次，大多公文管理人員的文化素質(zhì)低，很多都是通過托關(guān)系、走后門才進(jìn)入公文管理部門的，基本沒有公文管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致公文管理人員的整體素質(zhì)偏低；最后，公文管理部門也沒有對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員很難提升自身的綜合素質(zhì)。

1.4 缺少必要的安全保護(hù)措施

一些醫(yī)院的某些公文會涉及一些機(jī)密信息，在進(jìn)行管理時(shí)要特別注重對文件內(nèi)容進(jìn)行保密，但很多醫(yī)院在實(shí)際的公文管理工作中卻忽略了這一點(diǎn)，缺少必要的公文安全保護(hù)措施。很多醫(yī)院的公文系統(tǒng)沒有嚴(yán)密的防護(hù)系統(tǒng)，導(dǎo)致黑客很容易就能入侵公文系統(tǒng)，導(dǎo)致一些重要的公文資料外泄。

2 提升醫(yī)院公文管理規(guī)范化的措施

2.1 提升全體工作人員對公文管理的重視程度

公文管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，涉及醫(yī)院工作的方方面面，在醫(yī)院發(fā)展中有著不可替代的作用。隨著信息多元化時(shí)代的到來，公文的作用已不僅僅局限于上傳下達(dá)和交流溝通上，新的社會發(fā)展形勢賦予了公文新的內(nèi)涵和意義。因此，醫(yī)院要提升全體工作人員對公文管理的重視程度。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從提升領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識到做好公文管理工作的重要性，最大程度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，公文管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工，對每一項(xiàng)具體的工作設(shè)置專職的管理崗位，將公文管理工作由被動局面轉(zhuǎn)化為主動，使工作人員認(rèn)識到公文的重要性。最后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及與公文管理有關(guān)的知識，使全體工作人員意識到公文管理的重要性。

2.2 及時(shí)更新公文管理設(shè)備

醫(yī)院要及時(shí)更新公文管理設(shè)備，為公文管理的規(guī)范化提供物質(zhì)保障。首先，醫(yī)院要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的公文處理系統(tǒng)；其次，為了保證公文信息的安全，醫(yī)院要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)；最后，醫(yī)院要及時(shí)淘汰舊的公文設(shè)備。

2.3 建立完善的公文管理制度

由于社會形勢發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的公文管理工作存在很多不規(guī)范的地方，阻礙了公文管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。為了有效解決這一問題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立完善的公文管理制度，為公文管理的規(guī)范化提供制度保障，從而逐漸實(shí)現(xiàn)公文管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。醫(yī)院在進(jìn)行完善公文管理制度時(shí)，要注意以下兩點(diǎn)：首先，醫(yī)院要根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際制定一些科學(xué)合理的公文管理規(guī)則，有針對性地開展公文管理工作；其次，醫(yī)院在制定公文管理規(guī)則時(shí)，要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，使制定的規(guī)則具有較強(qiáng)的靈活性。

2.4 建立一支精英隊(duì)伍

醫(yī)院要建立起一支公文管理的精英隊(duì)伍，為公文管理的規(guī)范化提供人才保障。首先，醫(yī)院要提升公文管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對他們專業(yè)知識以及工作經(jīng)驗(yàn)的考察，從源頭上提升公文管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)；其次，醫(yī)院要加強(qiáng)對公文管理工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里學(xué)習(xí)并借鑒一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷提高公文處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平；再次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極對公文管理人員進(jìn)行專業(yè)知識考核，確保其專業(yè)能力過關(guān)；最后，醫(yī)院要對一些不能勝任公文管理工作的人員進(jìn)行及時(shí)教育，防患于未然。

2.5 提高公文管理工作的監(jiān)督力度

醫(yī)院應(yīng)該進(jìn)一步提高公文管理工作的監(jiān)督力度，進(jìn)而提升公文的規(guī)范化管理。公文管理本身就是一個(gè)具有規(guī)范性的工作，尤其是對于這類特殊組織，其工作規(guī)范性尤為重要。因此在這種情況下，醫(yī)院更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的監(jiān)督職能。隨著公文數(shù)量的逐漸增多，醫(yī)院要想對科室的每一份公文都進(jìn)行監(jiān)督的困難很大。筆者認(rèn)為醫(yī)院監(jiān)督職能的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)依靠定期或者是不定期的公文檢查督導(dǎo)工作，重點(diǎn)應(yīng)放在以下幾個(gè)方面：①公文的格式與行文是否符合規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；②各科室在發(fā)文時(shí)是否嚴(yán)格依照發(fā)文規(guī)定；③檔案室在進(jìn)行公文保管時(shí)是否能夠做到保密；④公文的借閱程序是否符合規(guī)范等。

2.6 進(jìn)行公文信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，許多地區(qū)的醫(yī)院公文管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了由原始紙質(zhì)公文到電子公文的轉(zhuǎn)變，公文信息化建設(shè)也有了新的突破。在這種形勢下，醫(yī)院要加快公文信息化建設(shè)的步伐。首先，醫(yī)院要不斷加大公文信息化管理工作方面的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)公文管理工作的現(xiàn)代化，這不僅是大勢所趨也是形勢所迫；其次，醫(yī)院必須對當(dāng)前的基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行全方位檢修，及時(shí)淘汰一些陳舊落后的設(shè)施，替之以運(yùn)行平穩(wěn)、安全高效的新設(shè)備，力求為公文管理工作提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境；最后，為了保障公文內(nèi)容的安全，醫(yī)院有必要建立起專門的公文管理系統(tǒng)，并進(jìn)行不斷完善與優(yōu)化。

3 結(jié) 語

公文管理規(guī)范化程度的高低，既是對工作人員素質(zhì)和能力的一種考驗(yàn)，又是對公文處理精益求精的具體體現(xiàn)，只有公文管理規(guī)范化水平提高了，才能真正為社會服務(wù)。但是從目前來看，由于種種因素導(dǎo)致我國公文管理的規(guī)范化進(jìn)程較為緩慢。因此，公文管理人員必須從原因著手，采取一系列具有針對性的措施，做好公文管理工作。

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