新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用問題探討

李沂濱

[摘 要]與普通的檔案管理工作相比較，民政檔案管理工作具有兩點(diǎn)突出特點(diǎn)：系統(tǒng)性和綜合性。當(dāng)前，伴隨著社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，民政檔案數(shù)量呈不斷增長趨勢。此外，民政檔案涉及內(nèi)容較多，要想做好新時(shí)期的民政檔案管理與利用工作困難非常大。基于此，本文首先系統(tǒng)地闡述了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及重要性；其次，分析了當(dāng)前我國民政檔案信息化管理與應(yīng)用過程中所出現(xiàn)的一些問題；最后，筆者結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)就如何才能做好新時(shí)期民政檔案管理與利用工作提出了幾點(diǎn)看法，以期能夠?yàn)楦玫胤?wù)于人民建言獻(xiàn)策。

[關(guān)鍵詞]民政檔案；信息化建設(shè)；新時(shí)期

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.105

[中圖分類號(hào)]D632；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

民政局是我國最為重要的行政職能部門之一，主要職責(zé)就是通過職能發(fā)揮從而保障廣大人民的各項(xiàng)生活權(quán)益，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)穩(wěn)定與和諧發(fā)展。民政檔案管理工作是民政部門的重要工作之一，因此做好新時(shí)期的民政檔案管理與利用工作，不僅能夠協(xié)助行政部門更好的發(fā)揮自身職能而且還能夠?yàn)槲覈纳鐣?huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展做出貢獻(xiàn)。新形勢下，信息技術(shù)迅速發(fā)展，給民政檔案管理與利用工作帶來了發(fā)展的春天。我們必須牢牢把握住檔案管理工作發(fā)展的新趨勢，進(jìn)一步加快信息化建設(shè)進(jìn)程。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及重要性

1.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

具有非常豐富的內(nèi)涵，既包括傳統(tǒng)意義上對檔案信息資源的有序整理也包括現(xiàn)代意義上對檔案信息資源的開發(fā)與利用。除此之外，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息化人才的培養(yǎng)、與檔案信息化相關(guān)的制度的制定與完善等等都在其范疇之內(nèi)。

1.2 檔案信息化建設(shè)的重要性與必要性

1.2.1 是提升檔案管理工作效率的必要保證

以檔案信息資源的共享與利用為例，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，要想實(shí)現(xiàn)信息共享必須要全部依靠手工操作來實(shí)現(xiàn)，繁瑣的程序以及復(fù)雜的交接會(huì)使得單位對檔案的利用率大打折扣。長此以往，各種檔案就會(huì)因?yàn)槠渥陨淼牟殚喞щy性而被閑置下來，這樣不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，相關(guān)部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠使文檔直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能夠不受時(shí)間空間的限制而自由的進(jìn)行檔案調(diào)閱。因此，我們說檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理工作效率的必要保證。

1.2.2 是充分開發(fā)和利用檔案資源的客觀需要

將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作后，就可以通過對原生性檔案信息資源的科學(xué)管理和合理配置而使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。除此之外，將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作還可以實(shí)現(xiàn)原生性檔案資源與“信息高速公路”的接軌，從而挖掘出那些隱匿于信息表面的檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對社會(huì)檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。

2 新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用工作中存在的不足

2.1 對于檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠深刻

從當(dāng)下來看，很多民政檔案管理人員仍然缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視。他們認(rèn)為檔案信息化建設(shè)并不能給檔案管理工作帶來實(shí)質(zhì)性的改變，之所以要促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，僅僅是為了應(yīng)對上級(jí)檢查。在這種錯(cuò)誤的思想觀念指導(dǎo)下，檔案管理人員對相關(guān)工作的開展缺乏足夠的支持和配合。此外，由于檔案管理工作內(nèi)容較為繁瑣，任務(wù)較為繁重，這給工作人員帶來了巨大的心理壓力，進(jìn)而影響了民政檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠完善和合理

當(dāng)前，我國部分地區(qū)的民政信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施配置仍然不夠完善，更不要提基礎(chǔ)設(shè)施是否能夠合理利用的問題。管理信息化所需的基礎(chǔ)設(shè)施配置分為硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面。民政檔案管理信息化的前提是提供相應(yīng)的設(shè)備，這對檔案信息化管理起著重要的推動(dòng)作用。其中比如計(jì)算機(jī)、管理軟件、局域網(wǎng)及數(shù)據(jù)庫的管理，都是民政檔案信息化管理中不可缺少的硬件設(shè)備組成部分。在以電子信息檔案保管為主導(dǎo)的今天，如果民政局檔案管理部門沒有這些可以接收、處理并保存電子檔案的工具和網(wǎng)絡(luò)，檔案的信息化建設(shè)就是紙上談兵。盡管經(jīng)過多年的不懈努力，當(dāng)前很多地區(qū)的民政局檔案館在信息化建設(shè)的硬件方面都已經(jīng)有了非?？斓倪M(jìn)步和發(fā)展，但是檔案管理的軟件設(shè)施仍舊非常落后，嚴(yán)重阻礙了民政局檔案管理信息化進(jìn)程。

2.3 民政檔案管理工作規(guī)范化程度較低

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)新興事物，目前，管理人員仍然缺乏對此項(xiàng)工作的管理經(jīng)驗(yàn)，從而使得民政檔案信息化管理工作規(guī)范化程度較低。首先，信息化檔案材料的收集程序不規(guī)范，這導(dǎo)致民政檔案材料的內(nèi)容不完整。其次，信息化檔案材料的整理程序不規(guī)范，這導(dǎo)致民政檔案內(nèi)容查閱起來非常困難。最后，信息化檔案材料的調(diào)閱程序不規(guī)范，這不僅容易造成一些需要保密的資料外泄而且還有可能導(dǎo)致資料丟失。

2.4 民政檔案信息安全性得不到保證

造成民政檔案信息不安全的因素有二：一是檔案管理部門缺乏對信息化檔案管理的安全意識(shí)，導(dǎo)致其審查與管理力度不足；二是伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，黑客的竊密技術(shù)也得到飛速發(fā)展，嚴(yán)重威脅著民政檔案的信息安全。以此前流行的“勒索病毒”為例，正是由于部分地區(qū)民政檔案管理部門平時(shí)不注重加強(qiáng)防范，不注重技術(shù)維護(hù)從而導(dǎo)致其檔案信息被封鎖。

2.5 民政檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展在給民政檔案管理工作者帶來便捷的同時(shí)也對其專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，以現(xiàn)代化的手段對檔案信息進(jìn)行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進(jìn)行科技管理。這樣一來，就對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。endprint

但是目前來看，仍然有很大一部分民政檔案管理人員缺乏對信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)的軟件的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。不僅如此，一些編外人員工作積極性不足、專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致人才綜合素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重降低了信息化民政檔案管理利用工作效率。

3 新時(shí)期做好民政檔案信息化管理與利用的措施

3.1 提升思想認(rèn)識(shí)是做好民政檔案信息化管理與利用的基礎(chǔ)

首先，應(yīng)當(dāng)從提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好檔案信息化建設(shè)的重要性，最大程度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，民政檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工，對每一項(xiàng)具體的與信息化建設(shè)有關(guān)的工作設(shè)置專職的管理崗位，將信息化的檔案管理工作由被動(dòng)局面轉(zhuǎn)化為主動(dòng)。最后，民政部門應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動(dòng)，普及信息化檔案管理知識(shí)，以提升社會(huì)各界對檔案信息化建設(shè)的重視程度。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是做好民政檔案信息化管理與利用的關(guān)鍵

完善的軟、硬件配置一方面有利于加快民政檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，另一方面也有利于提升檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，單位不僅要為民政檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)。

3.3 完善規(guī)章制度是做好民政檔案信息化管理與利用的根本

首先，應(yīng)當(dāng)要求民政檔案管理工作人員嚴(yán)格依照《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行材料收集、歸檔、調(diào)閱等。其次，要求單位要在《檔案法》的基礎(chǔ)上，依據(jù)單位實(shí)際發(fā)展水平對各項(xiàng)規(guī)則進(jìn)行細(xì)化。最后，為了確保信息化檔案管理制度的有效推行，單位應(yīng)當(dāng)制定責(zé)任追究制度，對于一些檔案泄密行為、違反規(guī)則的行為進(jìn)行追責(zé)與制裁。

3.4 加強(qiáng)檔案資料的安全性建設(shè)是做好民政檔案信息化管理與利用的重點(diǎn)

首先，民政檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過宣傳講座等形式提升部門工作人員的安全意識(shí)；其次，單位要采取有效措施、運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的保護(hù)；最后，單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)內(nèi)部管理，不僅要提升工作人員思想素質(zhì)準(zhǔn)入門檻，也要對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行定期思想素質(zhì)考核。

3.5 培養(yǎng)具有較高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是做好民政檔案信息化管理與利用的保障

一方面要通過加強(qiáng)對民政檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其不斷豐富與信息化檔案管理工作有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，并引導(dǎo)檔案管理者樹立起終生學(xué)習(xí)的理念；另一方面要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法，以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。

4 結(jié) 語

檔案信息化發(fā)展對于進(jìn)一步提高管理工作效率具有非常重要的意義。盡管目前我國的民政檔案信息化建設(shè)成效顯著，但是要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理部門工作效率的提升任重而道遠(yuǎn)。仍然需要檔案管理者進(jìn)一步提升對民政檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、完善檔案信息化管理機(jī)制、加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，只有這樣才能不斷提升其對信息化檔案管理工作的適應(yīng)能力，才能切實(shí)做好新時(shí)期的檔案工作。

主要參考文獻(xiàn)

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