醫(yī)院綜合檔案的管理與利用

張芹

[摘 要]檔案在現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用，所以應(yīng)采用現(xiàn)代化的手段，對檔案進行有效管理，注重檔案的安全防護，確保檔案資源的全面性以及真實性，充分發(fā)揮檔案的有效作用，為醫(yī)院各項工作的開展提供更加便利的條件，促進醫(yī)院工作的順利進行。因此，本文主要探討了醫(yī)院綜合檔案的管理與利用，旨在為相關(guān)工作者提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；綜合檔案；管理；利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.104

[中圖分類號]R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深入，在各項工作開展過程中，檔案發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，這主要是因為檔案記錄醫(yī)院各項信息，其具有較高的經(jīng)濟效益和社會效益，所以應(yīng)采取科學(xué)、合理的措施，加強對醫(yī)院綜合檔案的有效管理，并充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院工作中的作用，進而促進醫(yī)院工作的順利開展。

1 醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)院檔案以文字、圖像及數(shù)據(jù)等形式記錄醫(yī)院發(fā)展過程，涵蓋的內(nèi)容很廣，包括醫(yī)療、人事、設(shè)備及科研等，是醫(yī)院發(fā)展過程中各項決策的重要依據(jù)，能夠有效促進醫(yī)院發(fā)展，為人民群眾的健康提供更好的服務(wù)。因此，在醫(yī)院未來發(fā)展過程中，應(yīng)充分認(rèn)識到檔案的重要性，應(yīng)加強對醫(yī)院檔案的充分利用，使其充分發(fā)揮其重要作用，進而實現(xiàn)我國醫(yī)院的不斷發(fā)展。

2 檔案管理現(xiàn)代化的基本要求

2.1 管理思想的現(xiàn)代化

想要實現(xiàn)對檔案管理的現(xiàn)代化，管理思想現(xiàn)代化非常重要。這就要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視檔案管理，應(yīng)設(shè)置專門管理檔案的部門，應(yīng)明確相關(guān)部門人員的職責(zé)，加大對檔案的應(yīng)用，避免只管不用的情況出現(xiàn)。為了實現(xiàn)檔案信息共享，還應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并協(xié)調(diào)好其他子系統(tǒng)的關(guān)系，進一步提高對檔案信息的利用率。

2.2 管理手段的現(xiàn)代化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理手段也逐漸更新，更加現(xiàn)代化。在檔案管理過程中，可以通過對計算機技術(shù)的利用，對檔案進行查閱及整理，同時還可以利用網(wǎng)絡(luò)，針對有關(guān)檔案進行交流?？梢愿鶕?jù)不同類型檔案，將檔案信息輸入到計算機中，相關(guān)人員在查閱檔案時，可以更加快速、高效地獲得相關(guān)信息，這種方式還有利于檔案信息的保管，減少丟失的可能性。

2.3 檔案管理者的現(xiàn)代化

管理者對檔案管理具有直接影響，所以檔案管理者應(yīng)具有較強的現(xiàn)代化素質(zhì)，否則就無法實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案的有效管理。檔案管理人員應(yīng)提高自身的管理水平，提升職業(yè)道德素養(yǎng)，應(yīng)充分發(fā)揮敬業(yè)精神，做好醫(yī)院綜合檔案的管理工作，同時還應(yīng)培養(yǎng)自身的創(chuàng)新精神，不斷完善檔案管理工作。

3 加強檔案管理的具體實踐

3.1 健全管理體系

3.1.1 建立完善的檔案管理體系

由于醫(yī)院綜合檔案涵蓋內(nèi)容較廣、專業(yè)性較強，所以應(yīng)通過建立完善的管理體系，達(dá)到管理目標(biāo)。在檔案管理體系建立過程中，應(yīng)明確管理層次，一般應(yīng)分為三個層次，即分管院長、行政綜合檔案室及各職能科室，這三個管理層次的都具有各自的職能，分管院長的管理職責(zé)是針對檔案管理工作，采取合理的手段進行領(lǐng)導(dǎo)和組織；行政綜合檔案室主要負(fù)責(zé)對檔案管理工作進行監(jiān)督，并給予相應(yīng)的指導(dǎo)；各職能科室主要做的是檔案管理的基礎(chǔ)工作，包括檔案的收集、整理及保管等。

3.1.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施

加強對醫(yī)院綜合檔案的管理，離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施，所以醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。醫(yī)院設(shè)施的建設(shè)主要分為兩個方面：一是硬件設(shè)施建設(shè)，包括檔案室、檔案柜等，同時還有一些先進的儀器設(shè)備，包括復(fù)印機、照相機及掃描儀等；二是業(yè)務(wù)方面的建設(shè)，組織相關(guān)檔案管理人員進行教育培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進的現(xiàn)代化知識，以此提高相關(guān)檔案管理人員的管理水平。

3.1.3 制定嚴(yán)格的管理制度

針對檔案管理工作，還應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，并要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進行檔案的歸檔、移交及接收等工作。檔案管理規(guī)章制度應(yīng)包括文件材料的歸檔、移交及接受制度，檔案保管及借閱制度，檔案庫房管理制度，獎懲制度，使得醫(yī)院綜合檔案管理工作更加科學(xué)化及規(guī)范化，保證檔案管理工作質(zhì)量。

3.2 建立特色檔案

3.2.1 建立特色檔案

為了增加檔案工作活力，應(yīng)建立特色檔案。根據(jù)醫(yī)院的實際情況，合理地建立，例如根據(jù)檔案的重要程度，建立特別檔案和普通檔案，特別檔案主要用于收錄一些特別的案例和人員，而其他事件則收錄于普通檔案中；可以根據(jù)醫(yī)院醫(yī)生能力水平，建立“名醫(yī)”檔案，將醫(yī)院的特殊醫(yī)生以及專家相關(guān)事跡收錄在“名醫(yī)”檔案中。另外，還可以建立醫(yī)療糾紛處理等特色檔案，大型設(shè)備管理等特色檔案，這樣能夠進一步發(fā)揮醫(yī)院綜合檔案的作用，促進醫(yī)院的發(fā)展。

3.2.2 開展特色服務(wù)

在開展醫(yī)院檔案管理工作過程中，應(yīng)針對醫(yī)院的實際情況進行檔案信息的收集，以滿足各項工作的需求。可以根據(jù)每個部門的需求，將檔案編制成各類的專題目錄，使得各部門的工作人員能夠快速檢索到所需的信息。同時，為了提高醫(yī)院檔案管理水平，還應(yīng)充分了解檔案信息利用情況，這就要工作人員在查閱相關(guān)檔案時，填寫檔案借閱的目的，在完成借閱后，可以提出一些建議，以便于工作人員不斷完善管理工作。另外，針對醫(yī)院中一些重大問題及決策，檔案管理人員應(yīng)隨時跟進，了解決策內(nèi)容及實施效果，并通過對檔案的合理利用，實現(xiàn)對決策實施過程的合理修整，使得決策更加科學(xué)及合理。

3.2.3 豐富文化內(nèi)涵

在醫(yī)院發(fā)展過程中，還應(yīng)加強文化建設(shè)。由于檔案記錄醫(yī)院發(fā)展的過程，蘊含著豐富的思想文化，所以應(yīng)充分發(fā)揮檔案的作用，提高文化建設(shè)水平。檔案管理工作人員可以將檔案中的一些特色文化提煉出來，并在宣傳欄、宣傳畫冊中進行展覽。同時，還可以利用一些檔案，開展檔案展覽。endprint

3.3 完善聲像檔案資料

聲像檔案資料具有較高的保存價值，所以應(yīng)加強對聲像檔案資料的管理和完善。與紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案更加客觀、真實，所以對聲像檔案資料的收集更加重要。醫(yī)院應(yīng)成立專門的部門，專門拍攝、收集相關(guān)聲像資料，同時還應(yīng)建立專門的檔案柜，用于存放聲像資料。除了專門的聲像資料收集部門，其他部門也可以自行拍攝，完成拍攝后，將聲像資料交由檔案管理部門進行管理。

3.4 加強數(shù)字化檔案的安全防護

目前，電子文件逐漸增多，而隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客入侵等現(xiàn)象也經(jīng)常出現(xiàn)，所以對于數(shù)字化檔案的安全防護至關(guān)重要。為了防止電子文件遭到篡改，可以將其設(shè)置成只讀文件。同時，對于一些具有法律效力的電子文件或者具有憑證作用的電子文件，必須還應(yīng)備份紙質(zhì)文件，這樣可以有效加強檔案的安全性。

3.5 應(yīng)用計算機進行檔案管理

隨著我國醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量逐漸加大，若只依靠工作人員進行檔案的收集和管理等工作，則難以滿足要求。所以就應(yīng)加強計算機技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)對檔案的有效利用。所以應(yīng)針對醫(yī)院檔案，將其分為業(yè)務(wù)管理、黨群工作、儀器設(shè)備等類別，并利用計算機進行錄入。利用計算機進行檔案管理，可以實現(xiàn)工作效率的提升，避免人為帶來誤差，同時還可以幫助查閱人員更加快速地檢索檔案。利用計算機管理檔案，還可以減少工作人員與檔案的接觸，在一定程度上，能夠有效提高檔案的壽命，避免人為損壞檔案情況的發(fā)生。

4 結(jié) 語

檔案作為一項重要的信息資源，在醫(yī)院發(fā)展過程中具有至關(guān)重要的作用，所以必須加強對醫(yī)院綜合檔案的管理與利用，提高對綜合檔案的利用率，進而為醫(yī)院帶來更多的經(jīng)濟效益。在醫(yī)院綜合檔案管理過程中，應(yīng)建立完善的管理體系、 建立特色檔案、完善聲像資料檔案以及應(yīng)用計算機管理檔案，提高醫(yī)院綜合檔案管理效率，保證綜合檔案管理質(zhì)量。筆者認(rèn)為未來還應(yīng)加強對醫(yī)院綜合檔案的管理與利用，進而促進我國醫(yī)院長久、穩(wěn)定發(fā)展。

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