提高疾控檔案利用效率的路徑探析

文/濱州市疾病預(yù)防控制中心 高春暉

提高疾控檔案利用效率的路徑探析

文/濱州市疾病預(yù)防控制中心 高春暉

為深入貫徹落實國家《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，疾控中心及其檔案管理部門應(yīng)積極響應(yīng)上級號召，全面創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，完善檔案服務(wù)措施，強化檔案服務(wù)功能，切實提高疾控檔案的利用效率。本文以疾控檔案管理現(xiàn)狀為切入點，客觀論述了疾控檔案管理存在的現(xiàn)實問題，并結(jié)合實踐經(jīng)驗提出了相關(guān)建議，以資參考。

疾控中心；檔案管理；檔案利用率；建議

一、國內(nèi)疾控檔案管理存在的現(xiàn)實問題

（一）對檔案管理缺乏應(yīng)有重視?，F(xiàn)實中，部分疾控中心由于忙于主要業(yè)務(wù)及相關(guān)環(huán)節(jié)的工作，不同程度上忽略了對疾控檔案資料的管理，既沒有設(shè)立專職檔案人員，也沒有建設(shè)專門的檔案存放設(shè)施，導致疾控檔案資料收集不完整、不齊全、跟蹤不及。還有部分中心的檔案管理人員屬于臨時聘用或是其他崗位人員兼任，不具備檔案管理的專業(yè)知識，導致檔案收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)無法形成連貫體系，檔案缺漏、收錄不全等問題頻出。

（二）相關(guān)的管理制度尚未健全。疾控檔案管理工作有著細節(jié)多、周期長、涉及面廣等共性，因此需要多個部門的通力合作，才能確保檔案管理整體工作的順利進行。但由于部分中心相關(guān)部門之間缺乏協(xié)作力，不僅在收集、整理與歸檔過程中缺乏統(tǒng)一的標準，且未有詳細的管理規(guī)定進行規(guī)范，未能建立健全檔案收集和管理制度，致使檔案歸檔范圍及責任劃分不明確，從而難以實施規(guī)范化的管理。

（三）中心檔案信息化水平不高。從疾控中心檔案管理現(xiàn)狀來看，仍有部分疾控中心沿用傳統(tǒng)形式的管理方法，未能與信息化管理模式接軌，大多數(shù)檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案管理層面，缺乏存儲設(shè)備及計算機設(shè)施等各種現(xiàn)代化的管理工具，使得檔案無法滿足恒濕、恒溫等保存要求。而現(xiàn)代檔案管理大多需要保留圖片、文字等各種資料，由此許多聲像資料因缺乏保存條件而被毀壞或舍棄，極大程度影響了疾控檔案資料的科學性和完整性。

二、提高疾控檔案利用效率的可行建議

（一）結(jié)合實際，健全中心檔案管理制度。具體地說，首先要根據(jù)實際，構(gòu)建與之相匹配的檔案管理崗位責任制，形成檔案管理長效機制。比如，建立崗位責任制，全面落實責任到人、分工合作，以形成多方配合、群策群力的檔案管理體系。其次要確保檔案庫的規(guī)范化管理。不僅要在歸檔階段按照不同門類、不同收錄載體進行系統(tǒng)收集、排序、裝訂，還要在后期同步配置電子觸摸顯示屏、LED電子顯示屏、密集架、特藏檔案資料柜等現(xiàn)代科技設(shè)備，安裝氣體自動消防設(shè)施設(shè)備和報警系統(tǒng)，設(shè)置電子監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案庫符合現(xiàn)代檔案管理建設(shè)的標準化、規(guī)范化和信息化要求，以為后期疾控檔案的使用提供更便利的服務(wù)。

（二）強化檔案管理人員信息管理意識。要端正中心及其他部門對檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關(guān)人員的檔案意識，為疾控中心檔案管理工作的有序開展奠定扎實的人力基礎(chǔ)。其次，要指導疾控中心檔案管理工作人員在夯實檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，進一步學習并掌握檔案工作中常用的信息數(shù)字技術(shù)，樹立數(shù)字化管理意識，積極參加檔案管理學術(shù)交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術(shù)知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等系列工作的開展。再者，要基于現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)工作的實際，設(shè)定明確、可行的檔案崗位職責，健全檔案資料安全管理權(quán)責機制和檔案資料安全管理機制，確保疾控檔案資料的安全儲存。

（三）重視中心檔案信息化管理與建設(shè)。時下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，因而檔案信息化建設(shè)是行業(yè)發(fā)展的大勢所趨。信息技術(shù)不但能夠進一步優(yōu)化檔案管理流程，還能極大地提升管理工作效率。因此，疾控中心應(yīng)正確及全面地看待信息化建設(shè)問題，不僅要加強信息化管理硬件建設(shè)，配備存儲設(shè)備、計算機、刻錄機及存儲軟件等，滿足信息化建設(shè)的設(shè)施設(shè)備條件要求，還要以實際需求為基礎(chǔ)，配備相應(yīng)恒濕、恒溫等設(shè)施，加強檔案管理人員的信息技術(shù)培訓，以充分借助檔案信息化管理的優(yōu)勢，切實提高疾控檔案的利用效率。

三、結(jié)語

基于疾控中心本身獨有特征和服務(wù)性質(zhì)，要高效發(fā)揮自身職能作用，必須在拓展外部經(jīng)營渠道的同時，著手優(yōu)化內(nèi)部管理，切實發(fā)揮檔案作用，提高利用效率，不斷調(diào)整和優(yōu)化管理形式，適度擴大服務(wù)覆蓋面，創(chuàng)新服務(wù)形式和手段，以最大限度滿足疾控中心持續(xù)發(fā)展的檔案利用需求。

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