檔案資源在服務(wù)群眾、保障民生中的作用研究

文/河北衡水市衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局 張寧；衡水市哈勵遜國際和平醫(yī)院 趙會爽；衡水市水務(wù)局引供水工程管理處 王成

檔案資源在服務(wù)群眾、保障民生中的作用研究

文/河北衡水市衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局 張寧；衡水市哈勵遜國際和平醫(yī)院 趙會爽；衡水市水務(wù)局引供水工程管理處 王成

檔案資源，是指保障一個國家或社會檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展的，各種社會條件以及由檔案事業(yè)和檔案工作自身對社會產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總合。主要包括兩方面：一方面是一個國家或社會對檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展所提供的各種保障條件，此方面包括政策資源、教育資源、人才技術(shù)資源、財力資源、物力資源等；另一方面是指由檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開展而對社會產(chǎn)生的作用和影響，即檔案產(chǎn)出或效益資源，主要是指檔案信息資源。

檔案資源；現(xiàn)狀調(diào)查；社會服務(wù)

在深化改革擴大開放的今天，整合檔案資源是推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)，也是檔案工作面臨的一個十分突出的問題。檔案資源如何更好地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，關(guān)鍵在于一支政治素質(zhì)高業(yè)務(wù)能力強相對穩(wěn)定的檔案隊伍。筆者有幸參與了2015年衡水市檔案局組織的對我市市直單位室藏檔案建設(shè)狀況的調(diào)研。通過這次調(diào)研，對市直111個單位的室藏檔案狀況有了初步的了解。

一、調(diào)查的基本情況

（一）檔案機構(gòu)設(shè)置。此次調(diào)研的111個單位中，市直機關(guān)單位77個，公檢法單位4個，學(xué)校10個，中省直單位19個，市直企業(yè)1個。這111個單位目前全部建立了獨立的檔案室，配備了專職的檔案管理人員。

（二）年度立卷齊全、完整，立卷質(zhì)量高。絕大多數(shù)單位都能按照《機關(guān)材料歸檔范圍和文書保管期限表》《文書檔案案卷格式》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一半要求》《會計檔案管理辦法》《照片檔案管理規(guī)范》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對本單位上年度形成的永久、長期、短期檔案材料進行分類，編制保管期限表、檢索目錄、分類說明，并整理、裝盒，按順序排列上架。

（三）檔案室面積充足、設(shè)備齊全，保管條件好。大部分單位的檔案室面積充足，達到了25m2左右，并且配備了足夠的鐵皮柜、溫濕度計、桌椅等檔案裝具，有的單位還配備了電腦、打印機等設(shè)備，基本滿足了檔案室的日常工作。

二、存在的困難及問題

檔案的收集涉及各項工作的各領(lǐng)域和全過程，具有很強的程序性、規(guī)范化和權(quán)威性要求，雖然在此次調(diào)研過程中絕大多數(shù)單位的檔案工作取得了很大的成績，但是也存在一定的問題，主要有：

（一）專職檔案管理人員變動頻繁。檔案管理人員變動頻繁，給檔案管理工作帶來了不便，有的單位1年中換了3次檔案管理人員，在崗位更換過程中沒有按要求進行檔案移交，個別人還將部分檔案作為個人資料帶走，造成檔案斷檔；有些單位檔案員為兼職，精力投入不夠，業(yè)務(wù)不熟，不利于檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定。

（二）室藏結(jié)構(gòu)單一，服務(wù)根基不堅實。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，各單位檔案室保管的檔案以黨政機關(guān)文書檔案為主，占館藏總量的72%。專門檔案、科技檔案資、特色檔案、其他載體檔案資料相對較少，而利用者需要的多是科技信息、技術(shù)動態(tài)、經(jīng)濟動態(tài)等，而這恰恰是檔案室所沒有的信息，造成利用上的失調(diào)。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)相對滯后。檔案數(shù)字化建設(shè)是提高檔案工作效率、整合檔案資源的重要手段，但由于檔案數(shù)字化工作軟硬件配置不到位、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、工作量巨大等原因，大部分單位的檔案數(shù)字化程度不高，發(fā)展較為緩慢。

（四）檔案資源共享程度差。大部分檔案滯存于各單位檔案窒，檔案資源得不到開發(fā)利用，社會公眾不能共享，不利于貼近群眾，服務(wù)民生，構(gòu)建和諧社會。

三、檔案資源在服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展及保障民生的主要作用

今天的世界是信息化的時代。信息資源已經(jīng)成為當(dāng)今社會重要的資源，是關(guān)系社會經(jīng)濟發(fā)展、服務(wù)群眾保障民生的重要資源。而檔案資源則成為信息資源中的重要戰(zhàn)略資源，是現(xiàn)代社會信息的重要門類。從實體來說，檔案是不可再生的資源；從信息角度來說，檔案則蘊藏著無限的價值。檔案信息所具有的特殊作用是別的信息無法替代的。檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)一項帶有根本性、具有戰(zhàn)略意義的工作，它關(guān)系到檔案事業(yè)能否固本強身和可持續(xù)發(fā)展，是我們做好檔案工作的前提和保證。因此，我們要站在歷史發(fā)展和國家信息資源建設(shè)的高度，把檔案資源建設(shè)擺在突出的位置，檔案行政部門應(yīng)立足共享，標(biāo)準(zhǔn)先行，結(jié)合共享體系建設(shè)要求，統(tǒng)籌規(guī)劃，超前研究，盡早建立和健全檔案信息日常管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確?？晒蚕淼臋n案信息資源體系的建立。

（一）以服務(wù)理念為前提加強檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)。檔案人員的素質(zhì)提高應(yīng)包括思想意識和知識結(jié)構(gòu)等內(nèi)容，要既懂得專業(yè)知識又要懂得信息技術(shù)，要培養(yǎng)綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，使檔案工作適應(yīng)經(jīng)濟時代的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

（二）以開發(fā)利用為途徑增強檔案的服務(wù)效能。檔案資源的利用就是變被動服務(wù)為主動服務(wù)，要加強服務(wù)理念，重視對檔案利用多層次、多用途的研究。不僅要研究利用范圍的變化還要研究利用方式和內(nèi)容的變化，不僅要做好查檔對象的接待工作，還要加強各部門各單位之間的聯(lián)系，了解他們對檔案信息的需要。檔案部門要以開發(fā)利用為目標(biāo)，由單一型向綜合型發(fā)展，搞好一體化服務(wù)，構(gòu)成社會信息的完整體系，使檔案管理部門成為信息中心和利用中心，更好地為社會經(jīng)濟發(fā)展和人民群眾服務(wù)。

（三）以信息化建設(shè)為手段，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和發(fā)展，辦公設(shè)備逐步進入現(xiàn)代化，出現(xiàn)大量的以電子文件為主體的電子檔案，然而現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用還不盡人意。作為管理者要熟練掌握計算機應(yīng)用的基本知識，要對各種信息進行規(guī)范分類和科學(xué)分析。在檔案管理上要實現(xiàn)電腦管理，采用專業(yè)軟件，對各類檔案信息進行分類、組卷、編目，提高工作效率，方便檔案的管理及利用。

【衡水市2017年度社會科學(xué)（重點）研究課題，課題編號：2017041】