醫(yī)院電子檔案管理實(shí)踐研究

周瑞

摘要：隨著時代的進(jìn)步以及科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)正在得到十分廣泛的應(yīng)用，作為一種重要的信息資源，電子檔案也在這樣的背景下大量涌現(xiàn)，并成為了醫(yī)院檔案當(dāng)中十分重要的組成部分。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，醫(yī)院電子檔案管理具有著很多的優(yōu)點(diǎn)，對醫(yī)院電子檔案管理工作進(jìn)行加強(qiáng)，一方面能夠使得檔案管理的效率以及安全性得到提升，另一方面也能夠使得醫(yī)院檔案管理制度的改革得到促進(jìn)。本文從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，就醫(yī)院電子檔案管理實(shí)踐展開了一定的探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 電子檔案 管理 實(shí)踐研究

隨著辦公自動化的不斷深化，傳統(tǒng)利用紙墨、照相形成的資料等都可以利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理，因此也產(chǎn)生了電子文件。在檔案信息建設(shè)過程當(dāng)中，對電子文件及時的進(jìn)行收集歸檔以便更好的進(jìn)行長期保存是一份十分重要的內(nèi)容。所謂的醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)，就是醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)等活動當(dāng)中，形成歸檔保存的文件材料，醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)具有高保真性、可分離性等特點(diǎn)，能夠使得檔案得到長期保存以及共享，與此同時，電子檔案對信息內(nèi)容的易改性、檔案的真實(shí)性也提出了較高的考驗(yàn)。

一、當(dāng)前我國醫(yī)院電子檔案管理工作當(dāng)中存在的問題

（一）電子檔案的安全保護(hù)問題

由于溫濕度、磁場等多方面因素的影響，這使得承載數(shù)據(jù)的光盤容易發(fā)生損壞的情況，從而使得電子檔案的原始性遭到破壞，而計(jì)算機(jī)一旦出現(xiàn)故障，也會使得系統(tǒng)出現(xiàn)無法正常運(yùn)行的情況，使得部分資料丟失，對檔案的完整性造成十分嚴(yán)重的影響。與此同時，在對設(shè)備進(jìn)行更新的過程當(dāng)中，也會對電子檔案的長期保存帶來一定的困難，保存完好的電子檔案在經(jīng)過若干年后，很有可能由于缺乏相應(yīng)的設(shè)備對其進(jìn)行適度，而使得其保存的意義受到喪失。在實(shí)際的應(yīng)用過程當(dāng)中，電子文件由于具備高校、便捷的特點(diǎn)，因此使得電子信息經(jīng)常需要面臨被修改、銷毀的危險，因此電子信息的可靠性難以與紙質(zhì)文件相比。除此之外，如果沒有做好安全性防范，還會由于網(wǎng)絡(luò)共享受到黑客的侵入，使得電子信息受到篡改，造成信息的丟失。

（二）電子檔案的管理問題

一般來講，醫(yī)院的檔案通常有綜合檔案室來管理負(fù)責(zé)，一般只對文書、人事、科技檔案進(jìn)行收集整理。由于行業(yè)要求，因此病歷檔案有專門的病案室來進(jìn)行管理，各類圖文檔案、檢驗(yàn)檔案則由各個客室進(jìn)行管理，這樣的管理模式并不利于對檔案的綜合利用，也難以對資料檔案的安全性以及完整性進(jìn)行保證，使得檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)了多頭管理、管理不到位等多種問題。與此同時，非人工直接識讀性也是電子檔案的重要特點(diǎn)，因此電子檔案對于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也有著較強(qiáng)的依賴性，各個科室在日常的管理當(dāng)中，如果出現(xiàn)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全、資料保管不到位的情況，也會導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)損壞或者缺失的現(xiàn)象。

二、對我國醫(yī)院電子檔案管理工作的思考

（一）制定嚴(yán)格的管理制度

想要做好檔案管理工作，制度建設(shè)其中十分重要的環(huán)節(jié)。為了對檔案的完整以及安全進(jìn)行維護(hù)，醫(yī)院就需要對嚴(yán)格的操作制度以及保密制度進(jìn)行建立，對負(fù)責(zé)制進(jìn)行實(shí)行，在電子檔案的形成、利用等過程當(dāng)中，經(jīng)辦人員都需要簽字負(fù)責(zé)。應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)工作人員的安全防范意識，對防病毒軟件、防火墻等做好升級工作，并對檔案的訪問、下載權(quán)限進(jìn)行設(shè)定。應(yīng)對備份制度進(jìn)行建立，并對檔案進(jìn)行定期的拷貝，確保在使用、保存過程當(dāng)中電子信息數(shù)據(jù)的安全。在對系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行更新的過程當(dāng)中，應(yīng)對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方法進(jìn)行嚴(yán)格的制定，確保數(shù)據(jù)能夠在新的系統(tǒng)當(dāng)中準(zhǔn)確的運(yùn)行；應(yīng)對電子檔案跟蹤記錄進(jìn)行建立，實(shí)現(xiàn)對檔案的動態(tài)管理，按照流程規(guī)范化檔案工作，確保檔案的真實(shí)有效。

（二）建立完善的管理平臺

醫(yī)院檔案具有類別多、信息量大等多種特點(diǎn)，對相應(yīng)的高科技手段進(jìn)行利用，能夠使得醫(yī)院數(shù)據(jù)庫更好的對無紙化進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。建立健全醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是保證醫(yī)院檔案管理的重要手段。利用建立三級管理網(wǎng)絡(luò)的方法，能夠?qū)n案管理當(dāng)中的職責(zé)、要求進(jìn)行有效的明確，這樣的管理模式，能夠更好的對醫(yī)院電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一操作以及保管，以便對各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，使得電子檔案的安全性、規(guī)范性得到有效的保證。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，醫(yī)院能夠?qū)ψ约旱臋n案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行建立，并對重點(diǎn)科室與信息系統(tǒng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)檔案室與臨床病區(qū)、職能科室之間的資源共享，更加快速的為相關(guān)工作人員提供檔案服務(wù)，對醫(yī)院的運(yùn)行成本也能夠有效的降低，對檔案的利用功能進(jìn)行拓展，并最終使得檔案的利用效率得到提高。與此同時，醫(yī)院還應(yīng)該對網(wǎng)絡(luò)編研工作進(jìn)行深化，使得靜態(tài)信息能夠轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)對檔案質(zhì)量的優(yōu)化，而通過互聯(lián)網(wǎng)連接的方式，醫(yī)院也能夠?qū)崿F(xiàn)對外服務(wù)窗口的提供。

三、結(jié)語

在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，對電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)是促進(jìn)其健康發(fā)展的重要趨勢，電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)，對于檔案工作安全、效率的提高都有著十分重要的作用。雖然在醫(yī)院當(dāng)中對電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)存在著時效性強(qiáng)、成本較低等多種優(yōu)點(diǎn)，但是在實(shí)際的工作過程當(dāng)中，仍然存在著領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視、配套設(shè)施較差等問題，相關(guān)工作人員的素質(zhì)也較為缺乏。因此，為了使得醫(yī)院電子檔案信息工作能夠得到進(jìn)一步的完善，醫(yī)院應(yīng)對相應(yīng)制度進(jìn)行建立，并對資金、技術(shù)投入進(jìn)行加大，提高工作人員的專業(yè)水平，最終促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作的健康發(fā)展。

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（作者單位：江蘇省腫瘤醫(yī)院）endprint