信息化視角下的工程機(jī)械設(shè)備采購(gòu)管理

摘 要 我國(guó)工業(yè)高速發(fā)展的同時(shí)，我國(guó)機(jī)械設(shè)備也得到了巨大的發(fā)展。工程機(jī)械設(shè)備是工程施工的一個(gè)重要的物質(zhì)保障，企業(yè)十分重視工程機(jī)械設(shè)備集中采購(gòu)管理，以便達(dá)到降低成本、增加企業(yè)效益的目的。本文從信息化視角分析企業(yè)需要采取怎樣的有效措施對(duì)工程機(jī)械設(shè)備采購(gòu)進(jìn)行管理，從而提高機(jī)械設(shè)備采購(gòu)工作的質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。

關(guān)鍵詞 信息化視角 工程機(jī)械設(shè)備 采購(gòu)管理

我國(guó)工業(yè)高速發(fā)展，提出了新型工業(yè)化概念，也就是以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化。其在工業(yè)化道路上不僅能提高科技含量和經(jīng)濟(jì)效益，還能減少環(huán)境污染、資源消耗以及充分發(fā)揮出人才優(yōu)勢(shì)。但是，在企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，其工程施工工作增多，對(duì)工程機(jī)械設(shè)備的需求也在增多的情況下，企業(yè)采購(gòu)管理比較混亂，造成一些設(shè)備供應(yīng)不及時(shí)、質(zhì)量不過(guò)關(guān)、采購(gòu)成本居高不下等問(wèn)題。因此，在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的時(shí)代下，探究如何結(jié)合信息化系統(tǒng)強(qiáng)化工程機(jī)械設(shè)備采購(gòu)管理具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、當(dāng)前工程機(jī)械設(shè)備采購(gòu)存在的問(wèn)題

（一）缺乏明確的采購(gòu)管理制度，不能滿足企業(yè)發(fā)展需要

企業(yè)缺乏完整的采購(gòu)管理體系，各部門工作職責(zé)不明確，對(duì)采購(gòu)工作缺乏統(tǒng)一、有效的規(guī)劃，各職工之間缺乏協(xié)同，導(dǎo)致采購(gòu)工作效率低下。在企業(yè)項(xiàng)目較多和工期緊張時(shí)期，經(jīng)常出現(xiàn)施工急需的機(jī)械設(shè)備未下單而不著急用的卻已采購(gòu)、重復(fù)下單、下錯(cuò)單等現(xiàn)象。采購(gòu)前未編制需求計(jì)劃或編制不合理，使得采購(gòu)部無(wú)法準(zhǔn)確掌握企業(yè)項(xiàng)目所需的機(jī)械設(shè)備清單、需求時(shí)限以及相應(yīng)品牌要求，無(wú)法及時(shí)生成一份完整、準(zhǔn)確、科學(xué)的采購(gòu)需求計(jì)劃。同時(shí)，企業(yè)施工安裝部、設(shè)計(jì)預(yù)算以及財(cái)務(wù)部等的工作效率會(huì)直接影響采購(gòu)工作進(jìn)度，各個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)信息也無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。

（二）未完善供應(yīng)商管理

企業(yè)在供應(yīng)商的準(zhǔn)入、評(píng)估和選擇、供應(yīng)商維護(hù)等方面沒(méi)有一套有效可行的供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理體系。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理、分級(jí)管理以及動(dòng)態(tài)監(jiān)管沒(méi)能夠發(fā)揮出各自的優(yōu)勢(shì)，從而不能實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略合作和降低成本的目標(biāo)。不完善的供應(yīng)商管理，可能會(huì)因在合作中出現(xiàn)問(wèn)題造成企業(yè)間接的經(jīng)濟(jì)損失無(wú)法估量，給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）缺乏可操作的采購(gòu)成本控制策略

企業(yè)缺乏可操作、完整的采購(gòu)成本控制管理策略，無(wú)成本分析以及采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)工作只著重項(xiàng)目每一次的采購(gòu)價(jià)格是否最低，忽略了與施工安裝有效配合、售后服務(wù)等相關(guān)產(chǎn)品的隱性價(jià)格成本。另外，未與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作，造成每一次采購(gòu)都需要經(jīng)過(guò)詢價(jià)、議價(jià)、招標(biāo)等流程，致使采購(gòu)工作事倍功半。同時(shí)，采購(gòu)部注重詢價(jià)、議價(jià)、簽訂合同以及跟單、催單等事務(wù)性工作，未過(guò)多參與投標(biāo)設(shè)計(jì)方案的前期工作，而采購(gòu)部的供應(yīng)資源材料沒(méi)有及時(shí)提供給設(shè)計(jì)部，設(shè)計(jì)師在選擇材料時(shí)很少考慮盈利目的，導(dǎo)致很難在該項(xiàng)目成本控制中的范圍內(nèi)選擇合理、合適的供應(yīng)商，從而增加了項(xiàng)目成本，給企業(yè)帶來(lái)了產(chǎn)品供應(yīng)、性能的風(fēng)險(xiǎn)。

二、在信息化視角下解決工程機(jī)械設(shè)備采購(gòu)管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）采購(gòu)管理制度標(biāo)準(zhǔn)化、流程化

企業(yè)實(shí)行采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，制定規(guī)范采購(gòu)的流程以及運(yùn)作模式，對(duì)采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)化，使之貫穿在采購(gòu)的整個(gè)流程中，從采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購(gòu)機(jī)械設(shè)備、簽訂合同到收尾工作都對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、統(tǒng)計(jì)、分析處理等，通過(guò)這些數(shù)據(jù)形成圖表，建立采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全過(guò)程的實(shí)時(shí)在線監(jiān)管。通過(guò)強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)的更改傳遞，完善信息化系統(tǒng)，使企業(yè)數(shù)據(jù)能快速轉(zhuǎn)化為信息，為企業(yè)各部門提供有效的、科學(xué)的數(shù)據(jù)支持，使得企業(yè)部門內(nèi)部以及各部門之間信息共享、互通，極大地提高了采購(gòu)的工作效率、質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。另外，梳理采購(gòu)部的組織架構(gòu)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況明確各個(gè)崗位的工作內(nèi)容、職責(zé)和職能，統(tǒng)一籌劃好采購(gòu)相關(guān)策略、作業(yè)流程。通過(guò)信息化建設(shè)，有效、便捷地對(duì)供應(yīng)商們進(jìn)行調(diào)查、評(píng)審以及考核，從而能準(zhǔn)確維護(hù)好合格、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。制定一套能指導(dǎo)采購(gòu)工作人員的文件以及相關(guān)管理制度，嚴(yán)格要求采購(gòu)人員按照流程執(zhí)行，并及時(shí)收集、分析實(shí)際采購(gòu)工作中遇到的問(wèn)題以及信息化建設(shè)過(guò)程遇到的新問(wèn)題，從而使采購(gòu)制度進(jìn)一步得到優(yōu)化、完善。通過(guò)采購(gòu)信息化的逐漸完善改進(jìn)采購(gòu)管理體制，實(shí)現(xiàn)交付質(zhì)量、成本以及風(fēng)險(xiǎn)的全局把控，使企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力得到顯著提高。

（二）加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理

隨著企業(yè)不斷擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，項(xiàng)目的不斷增加，采購(gòu)的規(guī)模也變大了，而這個(gè)大采購(gòu)的最重要的核心工作就是供應(yīng)商管理，要從源頭上有效規(guī)范采購(gòu)渠道，保障工程機(jī)械設(shè)備的供應(yīng)，保證質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。通過(guò)實(shí)地調(diào)查、訪問(wèn)調(diào)查等調(diào)查新供應(yīng)商的實(shí)際情況，初步地分析和篩選收集的資料，從中挑選出一些基本符合企業(yè)相關(guān)要求的供應(yīng)商，為采購(gòu)的下一步評(píng)估打下基礎(chǔ)。新開(kāi)發(fā)的供應(yīng)商和以往的供應(yīng)商，通過(guò)信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，形成有關(guān)供應(yīng)商的品質(zhì)把控、研發(fā)設(shè)計(jì)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)能力等方面的一個(gè)評(píng)估指標(biāo)體系。然后，企業(yè)設(shè)計(jì)預(yù)算部、工程施工部和采購(gòu)部等部門組成的評(píng)定小組根據(jù)供應(yīng)商實(shí)際考核情況打分，采購(gòu)部匯總整理考核情況，形成供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，從而根據(jù)供應(yīng)商實(shí)際考核情況，有效對(duì)供應(yīng)進(jìn)行管理，提高采購(gòu)的效率和采購(gòu)質(zhì)量，并減少其中的人為干擾因素。另外，根據(jù)分析報(bào)告等相關(guān)信息對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類、分級(jí)管理，由于企業(yè)供應(yīng)商數(shù)量巨大，分散在各地，企業(yè)根據(jù)供應(yīng)商的不同類別、級(jí)別制定相對(duì)應(yīng)的管理方法，重點(diǎn)關(guān)注可以重點(diǎn)發(fā)展的供應(yīng)商企業(yè)。比如凈化安裝類企業(yè)，其所需要的暖通設(shè)備、鋼材等的供應(yīng)商提供的機(jī)械設(shè)備金額較大，且對(duì)企業(yè)具有非常重要的戰(zhàn)略意義，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)不可或缺，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的影響也很重大；配電、鋼板等的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)與其建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定的合作關(guān)系。比如電線電纜、標(biāo)準(zhǔn)件等較常規(guī)的材料的供應(yīng)商，雖然交易的數(shù)量很多，但是金額較小，替換性強(qiáng)，所以對(duì)此類企業(yè)就不必花太多的時(shí)間、精力，按照實(shí)際需求訂購(gòu)即可。

（三）加強(qiáng)企業(yè)工程項(xiàng)目采購(gòu)成本控制

企業(yè)凈化工程項(xiàng)目施工的采購(gòu)成本控制，推行權(quán)責(zé)發(fā)生制，明確獎(jiǎng)罰制度，并將其作為工作考核指標(biāo)，進(jìn)而提高采購(gòu)成本控制水平。在采購(gòu)前期投標(biāo)設(shè)計(jì)過(guò)程中，采購(gòu)人員積極參與，并提供相關(guān)機(jī)械設(shè)備較詳細(xì)的市場(chǎng)行情、價(jià)格等資料，以便設(shè)計(jì)預(yù)算部及時(shí)參考，也可以對(duì)選擇合適的供應(yīng)商提出自己的意見(jiàn)和看法，以防中標(biāo)之后一些機(jī)械設(shè)備的供應(yīng)商趁機(jī)抬高價(jià)格，提高采購(gòu)成本。另外，集中進(jìn)行采購(gòu)，從而提升采購(gòu)規(guī)模。企業(yè)可以通過(guò)信息技術(shù)統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)各個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)任務(wù)，對(duì)它進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)更大規(guī)模的采購(gòu)工作，以便降低企業(yè)單項(xiàng)采購(gòu)的成本，也為供應(yīng)商爭(zhēng)取大訂單提供更多的優(yōu)惠條件。

三、結(jié)語(yǔ)

以信息化帶動(dòng)企業(yè)工程機(jī)械設(shè)備采購(gòu)高效管理，為企業(yè)決策者提供了數(shù)據(jù)支持，可以使最終的采購(gòu)結(jié)果更接近當(dāng)前的采購(gòu)需求，同時(shí)保證質(zhì)量好、報(bào)價(jià)低以及服務(wù)滿意，從而保障企業(yè)工程機(jī)械設(shè)備采購(gòu)的效率和效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

（作者單位為中國(guó)電子系統(tǒng)工程第二建設(shè)有限公司）

[作者簡(jiǎn)介：張宵瑜（1984—），男，山東煙臺(tái)人，本科，中級(jí)工程師，研究方向：采購(gòu)管理。]

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