轉(zhuǎn)變觀念 多措并舉 全面做好電子招投標(biāo)檔案管理工作

王冬梅

[摘 要]隨著我國(guó)《電子招標(biāo)投辦法》和《電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》的頒布實(shí)施，電子招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)已具有一定的普遍性，因此電子招投標(biāo)檔案管理尤為重要。本文通過(guò)分析電子招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)及現(xiàn)狀，對(duì)企業(yè)電子招投標(biāo)檔案的管理措施進(jìn)行具體的闡述，為企業(yè)做好目前招投標(biāo)檔案工作提供借鑒和參考。

[關(guān)鍵詞]電子招投標(biāo)；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.116

[中圖分類(lèi)號(hào)]F284 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）20-0-02

1 電子招投標(biāo)活動(dòng)檔案管理工作的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

1.1 招投標(biāo)電子化檔案的特點(diǎn)

第一，招投標(biāo)電子檔案具有法律效力。招投標(biāo)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程電子化，將CA（電子商務(wù)認(rèn)證授權(quán)機(jī)構(gòu)）認(rèn)證應(yīng)用在電子招標(biāo)前期文件、電子招標(biāo)文件、電子投標(biāo)文件、電子招標(biāo)后期文件材料等備案中，使這些招投標(biāo)電子文件材料具備法律效力。

第二，招投標(biāo)檔案電子化提高了檔案管理工作效率。電子招投標(biāo)活動(dòng)改變了以往招投標(biāo)活動(dòng)使用紙質(zhì)記載各種文件、文字以及數(shù)據(jù)的管理形式，檔案工作人員可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)展收集、審核、歸檔等工作，文件材料從產(chǎn)生到處理結(jié)案基本做到無(wú)紙化，處理完畢后能及時(shí)歸檔，做到全過(guò)程招投標(biāo)項(xiàng)目文件的歸檔，能保證齊全、完整，同時(shí)做到快速便捷地提供利用，大大提高了工作效率。

第三，招投標(biāo)檔案電子化降低了成本、減輕了保存所需的空間壓力。按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)的招標(biāo)項(xiàng)目紙質(zhì)文件材料在收集、整理、立卷、歸檔后，根據(jù)檔案儲(chǔ)存的保管期限要求，要保存30年或永久。采用電子化方式歸檔，可節(jié)約大量的紙張與電腦耗材，大大減少招投標(biāo)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的紙質(zhì)材料，節(jié)省大量的庫(kù)房及檔案用具，做到節(jié)能環(huán)保、降低成本。

1.2 電子招投標(biāo)活動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

一是在電子招標(biāo)投標(biāo)中，對(duì)于電子招投標(biāo)檔案管理，各界人士未能達(dá)成共識(shí)，即對(duì)于招投標(biāo)電子文檔的地位和作用看法不一。在《電子招投標(biāo)辦法》實(shí)施后，電子招投標(biāo)活動(dòng)中的電子文檔無(wú)疑應(yīng)該在其中扮演重要角色，而現(xiàn)實(shí)卻并非如此。形成反對(duì)、贊成兩種觀點(diǎn)：持反對(duì)觀點(diǎn)的人員不習(xí)慣、不放心使用電子文檔歸檔，電子招投標(biāo)的全程仍離不開(kāi)紙質(zhì)文檔，這類(lèi)人員多為招標(biāo)人、投標(biāo)人和監(jiān)管部門(mén)；持贊成觀點(diǎn)的人員則不斷呼吁社會(huì)擴(kuò)大電子文檔使用范圍，加強(qiáng)電子文檔的安全保障，制定電子文檔使用辦法，實(shí)行真正的、全流程的電子招投標(biāo)，持此種觀點(diǎn)的人也多為一些招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)和電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)單位。也就是說(shuō)，在一個(gè)行業(yè)內(nèi)形成了觀點(diǎn)互相對(duì)立的兩大派別，電子招投標(biāo)活動(dòng)檔案歸檔工作陷入了現(xiàn)實(shí)的囧境。

二是在電子招投標(biāo)活動(dòng)中，按照《電子招投標(biāo)辦法》相關(guān)內(nèi)容規(guī)定，電子數(shù)據(jù)文檔在過(guò)程流轉(zhuǎn)中，應(yīng)該形成具有電子簽名、印章等有效合法的確認(rèn)標(biāo)識(shí)的數(shù)據(jù)文件，但在實(shí)際工作過(guò)程中，很多電子數(shù)據(jù)文檔只是可更改的數(shù)據(jù)格式文件，不具有《電子招投標(biāo)辦法》中規(guī)定的電子簽章確認(rèn)，致使招投標(biāo)電子文件的有效性、合法性打了折扣，使得電子文件在辦結(jié)歸檔時(shí)，形成很大阻力。

三是目前對(duì)招投標(biāo)電子檔案安全保管及提供利用構(gòu)成威脅的因素仍然存在。一方面在工作溝通上存在由于協(xié)調(diào)不當(dāng)產(chǎn)生的安全問(wèn)題。投標(biāo)招標(biāo)電子化檔案最基本的要求是檔案數(shù)據(jù)要絕對(duì)公正、安全和保密。同時(shí)，整個(gè)招投標(biāo)過(guò)程必須通過(guò)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，而該系統(tǒng)是一個(gè)有機(jī)的整體，需要協(xié)調(diào)得當(dāng)。如果協(xié)調(diào)不當(dāng)，就會(huì)造成信息混亂。另一方面，在實(shí)際中存在操作不當(dāng)?shù)膯?wèn)題。招投標(biāo)檔案電子媒介代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)，電子媒介的使用對(duì)技術(shù)提出了更高更嚴(yán)格的要求。歸檔的電子文件必須是有效的、可讀取的，并且是相關(guān)電子文件的最終版本，而這一過(guò)程需要操作者輸入準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來(lái)完成，如果操作者業(yè)務(wù)不熟悉或操作不當(dāng)，就容易造成信息失真。

2 建立機(jī)構(gòu)，落實(shí)職責(zé)，為電子招投標(biāo)檔案管理工作提供組織保證

做好任何一項(xiàng)工作，都需要建立機(jī)構(gòu)平臺(tái)，電子招投標(biāo)檔案管理工作的開(kāi)展也不例外，同樣需要建立電子招投標(biāo)檔案管理組織機(jī)構(gòu)，尤其是電子招投標(biāo)工作的完成需經(jīng)過(guò)招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督部門(mén)及技術(shù)維護(hù)單位等多個(gè)單位、部門(mén)，任何溝通及協(xié)調(diào)不當(dāng)都有可能對(duì)數(shù)據(jù)的安全性、完整性、準(zhǔn)確性造成威脅。因此，建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)的組織機(jī)構(gòu)及工作平臺(tái)，是做好電子招投標(biāo)檔案管理的重要組織保證。

3 提高素質(zhì)，嚴(yán)格要求，為電子招投標(biāo)檔案管理提供人才保證

電子招投標(biāo)電子文件的形成比較復(fù)雜，它的存儲(chǔ)、檢索和傳輸是技術(shù)性較強(qiáng)的工作。因而，要配備專(zhuān)職檔案管理人員，提高業(yè)務(wù)管理水平，并對(duì)參加電子文件制作和管理的人員加強(qiáng)協(xié)調(diào)，進(jìn)行嚴(yán)格的管理，抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高檔案工作人員的素質(zhì)和責(zé)任心，使其規(guī)范操作，確保電子檔案的安全性；加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，繼續(xù)教育可以采取多種方式進(jìn)行，把“走出去”與“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的教育方式相結(jié)合，并組織人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能；積極引進(jìn)不同層次及類(lèi)型的專(zhuān)業(yè)人才，不斷調(diào)整檔案隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)和知識(shí)結(jié)構(gòu)；最大化地運(yùn)行、保存及利用招投標(biāo)電子檔案。

4 建章立制，規(guī)范管理，為電子招投標(biāo)檔案管理工作提供制度保證

為使電子招投標(biāo)檔案工作順利開(kāi)展，尤其是確保電子檔案的安全性，就必須建立一套完整的規(guī)章制度來(lái)加強(qiáng)管理，即建立各級(jí)單位、部門(mén)、崗位責(zé)任制度和檔案流程管理制度。不僅要對(duì)電子文件編制人、審核人、上傳人的職責(zé)進(jìn)行明確，還要在日常工作中給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，用制度保證電子檔案齊全、準(zhǔn)確及數(shù)據(jù)安全。第一，要建立完善的電子招投標(biāo)檔案安全管理制度體系。該體系包括：機(jī)房及信息設(shè)備管理制度、軟件管理制度及操作規(guī)程、用戶管理制度、密鑰管理制度、內(nèi)外網(wǎng)管理制度、電子招投標(biāo)檔案歸檔制度，檔案提供利用制度及應(yīng)急預(yù)案等，并加大制度的執(zhí)行力度。第二，要建立完善的系統(tǒng)運(yùn)維制度體系，記錄系統(tǒng)運(yùn)維時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容及故障原因，運(yùn)行及維護(hù)要具有可追溯性記錄系統(tǒng)，隨時(shí)可查。第三，要建立網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警及防病防黑機(jī)制，對(duì)電子招投標(biāo)系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并定時(shí)進(jìn)行異地容災(zāi)備份。endprint

5 運(yùn)用技術(shù)，為電子招投標(biāo)檔案信息安全提供技術(shù)保證

一是要建立檔案管理系統(tǒng)與電子招投標(biāo)管理系統(tǒng)的接口，或設(shè)計(jì)研究開(kāi)發(fā)獨(dú)立的電子招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)。建立開(kāi)發(fā)組織機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任分工，編制開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)方案，研究系統(tǒng)操作流程及歸檔調(diào)檔，設(shè)計(jì)各類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，更好地完成電子招投標(biāo)檔案的收集、歸檔、鑒定、利用等工作。

二是要采用目前先進(jìn)的安全及技術(shù)措施，以保證電子招投標(biāo)活動(dòng)中電子文件信息的安全。目前，較為先進(jìn)的安全及技術(shù)方面的主要措施有：網(wǎng)絡(luò)防火墻系統(tǒng)、病毒及惡意軟件防護(hù)技術(shù)、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、黑客攻防與入侵檢測(cè)系統(tǒng)、密碼與加密信息技術(shù)以及電子文檔水印技術(shù)等。通過(guò)防火墻技術(shù)可以有效進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)間數(shù)據(jù)交換的檢查，有效地阻止黑客入侵行為及降低破壞程度。使用黑客攻防與入侵檢測(cè)系統(tǒng)可以最大限度保護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全，其是一種積極主動(dòng)的安全防護(hù)技術(shù)，提供了對(duì)內(nèi)部攻擊、外部攻擊和誤操作的實(shí)時(shí)保護(hù)，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到危害之前攔截和響應(yīng)入侵，因此被認(rèn)為是防火墻之后的第二道安全閘門(mén)，在不影響網(wǎng)絡(luò)性能的情況下能對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行監(jiān)測(cè)。密碼與加密技術(shù)，是一種遵循既定標(biāo)準(zhǔn)的密鑰管理平臺(tái)，它能夠?yàn)樗芯W(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供加密和數(shù)字簽名等密碼服務(wù)及所必需的密鑰和證書(shū)管理體系，只有信息利用者通過(guò)授權(quán)，具有解密鑰才能獲取檔案信息，可起到有效的保護(hù)作用。采用數(shù)字水印技術(shù)，可以將信號(hào)處理的方法在數(shù)字化的多媒體數(shù)據(jù)中嵌入隱蔽的標(biāo)記，這種標(biāo)記是不可見(jiàn)的，只有通過(guò)專(zhuān)用的檢測(cè)器才能提取，因此數(shù)字水印是信息隱藏技術(shù)，能夠保證檔案信息在傳遞過(guò)程中的安全性。上述安全技術(shù)措施的采用，可以最大限度地保證網(wǎng)絡(luò)信息的保密性、完整性、可用性、真實(shí)性和可控性。

三是要完善設(shè)備設(shè)施，做好相關(guān)備份工作。為了防止存檔載體丟失信息，應(yīng)不斷完善設(shè)備設(shè)施，對(duì)于重點(diǎn)檔案應(yīng)增加備份，即將歸檔的電子文件拷貝至耐久性好的載體上。出于風(fēng)險(xiǎn)防范的目的，電子檔案可采取一式三套的保存方式：即一套提供利用，一套封存保管，一套異地備份保存，確保數(shù)據(jù)不損壞、丟失或被惡意修改等，以提高歸檔電子文件的安全性和可靠性，保障后續(xù)利用活動(dòng)的開(kāi)展。

隨著《電子招投標(biāo)辦法》的頒布實(shí)施，電子招投標(biāo)項(xiàng)目即將完全依托電子平臺(tái)完成招投標(biāo)工作，電子化招標(biāo)投標(biāo)也必將成為當(dāng)今世界的趨勢(shì)并且勢(shì)在必行。電子化招標(biāo)投標(biāo)檔案管理作為其中必不可少的部分，是對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。這一新的課題要求廣大檔案工作者必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，轉(zhuǎn)變觀念，明晰流程，積極探索行之有效的電子招投標(biāo)檔案管理辦法，研究制定相關(guān)管理制度及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以保證電子招投標(biāo)檔案齊全、完整、合法及有效提供利用，全面做好電子招投標(biāo)項(xiàng)目的檔案管理工作。

主要參考文獻(xiàn)

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