高校人事檔案信息化對高校服務(wù)策略的影響

趙子葉

[摘 要]現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展飛速，日新月異，人們的生活、工作方式有了極大的變化。因此，高校的人事檔案管理已經(jīng)不能僅僅停留在人力管理的落后方式層面，要進行根本性的轉(zhuǎn)變。選擇對高校相適應(yīng)的檔案信息策略，對高校人事檔案工作效率提升，更好地發(fā)揮人事檔案對高校發(fā)展的促進作用，具有積極的作用?；诖?，本文分析高校人事檔案信息化對高校服務(wù)策略的影響。

[關(guān)鍵詞]高校；人事檔案；服務(wù)策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.103

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

1 研究背景

在檔案管理實踐中，人事檔案信息化建設(shè)是當今非常重要的內(nèi)容。在信息科技的推動下，各行業(yè)的信息化程度越來越高。高校檔案是國家檔案的重要構(gòu)成部分，涵蓋了教學(xué)、科研、文書、會計、基建以及人才等各種內(nèi)容。傳統(tǒng)的高校人事檔案管理手段比較落后，管理效率比較低下，不能有效適應(yīng)當今高校的發(fā)展，也無法實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化利用。在高校人事檔案管理活動中，充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案資源的合理利用，從而更好地服務(wù)高校發(fā)展，推動我國人才強國戰(zhàn)略的發(fā)展。在此背景下，深入研究高校檔案工作的科學(xué)管理方式，具有積極的理論與現(xiàn)實意義。

社會發(fā)展促使各行各業(yè)不斷改進和提高。作為高校，其發(fā)展也必然伴隨著人事檔案信息化的進步而發(fā)展，二者相輔相成。高校人事檔案信息化的使用效率、回報效益呈反比，預(yù)期功能未被實現(xiàn)，預(yù)想效果無法達到。究其原因，制約高校人事檔案信息發(fā)展的重要原因之一是許多基礎(chǔ)性的工作沒有做到位、不扎實。

2 高校人事檔案信息服務(wù)策略選擇

從產(chǎn)生本質(zhì)來看，人事檔案是在人事管理中形成的文字性的記載，可為社會、經(jīng)濟發(fā)展提供參考依據(jù)。我國傳統(tǒng)的檔案載體為甲骨、竹簡、綿帛以及紙張，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案載體逐漸變?yōu)楣獗P、圖片、錄音、錄像等。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料容易損毀，導(dǎo)致檔案的文獻價值被破壞，更重要的是，紙質(zhì)檔案的編研周期比較長，資料時間跨度長，查詢難度比較大，僅靠人工檢索和調(diào)閱，無法充分滿足當今快捷、便利的需求?，F(xiàn)代檔案載體使檔案實現(xiàn)了無紙化，而且在管理方面也更加方便，可以快速進行調(diào)閱。對于高校來說，其人事檔案記載了高校創(chuàng)立、發(fā)展過程中的各種數(shù)據(jù)信息，體現(xiàn)了高校豐富的發(fā)展歷程。高校人事檔案是信息的一種，其依附于一定的載體，是國家檔案管理的重要內(nèi)容之一。在高校人力資源管理過程中，關(guān)于人事的相關(guān)信息都會發(fā)生很大變化，因而會產(chǎn)生很多的檔案，這些檔案內(nèi)容記載了職工的基本信息以及學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)與職稱變動、薪資等，在實踐中對其進行開發(fā)和利用，可有效實現(xiàn)檔案信息的價值，推動高校實現(xiàn)健康、良性發(fā)展。信息化管理可以提高人事檔案信息收集和利用效率，使之為高校教育教學(xué)的發(fā)展提供良好的支持。因此，高校在人事檔案管理實踐中，應(yīng)解放思想，積極引進相關(guān)的現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展和創(chuàng)新利用。

從整體來看，各高校人事檔案信息化存在很大差別，管理信息化程度都不相同，他們之間的差異決定了每個高校選擇的不同服務(wù)策略?？傊?，高校應(yīng)該加強對檔案信息服務(wù)策略選擇的重視，主要表現(xiàn)在以下方面。

（1）服務(wù)具有雙向性的特征。隨著教育改革的不斷深化，高校之間的競爭也越來越激烈。高校人事檔案室的主要職責是給科研工作、后勤保障、職稱晉升以及薪資變動等提供服務(wù)，不但要保障日常的人事檔案需求，還應(yīng)該跟隨時代的發(fā)展以及高校工作中心的轉(zhuǎn)變而不斷變化，這樣才能保障高校人事檔案工作的順利開展。目前，很多高校發(fā)展建設(shè)的首要任務(wù)是實施內(nèi)涵式發(fā)展，這更加考驗了人事檔案管理的手段，促使人事檔案信息化發(fā)展，使其能夠被學(xué)校所用。除此之外，人事檔案也為科研評估提供基本的數(shù)據(jù)支撐。在職稱晉升、工資調(diào)整時，人事檔案也具有至關(guān)重要的作用。這是對高校檔案管理和人事管理的共同要求。相關(guān)法律法規(guī)中沒有對高校人事檔案館和綜合檔案室進行區(qū)分，實際上這是一種進步的表現(xiàn)，對加快高校人事檔案工作具有非常重要的作用。

（2）服務(wù)要具備主動性和創(chuàng)造性。當前，主動性、系統(tǒng)性和有效性不夠是高校人事檔案信息服務(wù)存在的主要問題?！胺?wù)主動行”作為管理理念運行了數(shù)年，但實際行動與理念成反比，工作重點依然是傳統(tǒng)服務(wù)。被動式服務(wù)會降低檔案信息的完整性、系統(tǒng)性，從而無法體現(xiàn)出檔案以及檔案部門的社會價值和功能。

高校的人事檔案信息服務(wù)工作要對社會上服務(wù)部門的經(jīng)驗進行充分借鑒，使服務(wù)流程更有效率，更具可操作性，從根本上提升高校人事檔案的服務(wù)質(zhì)量。面臨不斷更新的人事制度，高校人事檔案部門也應(yīng)與時俱進，不斷更新，不斷提高檔案管理部門的服務(wù)水平，充分發(fā)揮檔案工作在高校發(fā)展中的重要作用，以不斷提高高校人才培養(yǎng)的質(zhì)量，推動科研工作的開展，進而幫助檔案工作者實現(xiàn)自身的價值。

（3）服務(wù)手段現(xiàn)代化。人的生活與工作方式受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的影響而不斷變化，當前人事檔案信息管理以及服務(wù)工作都遇到了一個共同問題，即網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化后，檔案信息服務(wù)的效率和質(zhì)量都能得到了極大的提高，滿足人們網(wǎng)絡(luò)辦公的需求，為檔案信息管理工作提供便利。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對網(wǎng)絡(luò)的依賴性越來越高，由此可以看出，傳統(tǒng)的工作方式已不可能重新回到人們的實際生活中。由此也可以看出，離開了網(wǎng)絡(luò)，檔案部門就無法跟當前的社會接軌，同時自身的某些功能也會受到限制，不能發(fā)揮其最大作用。檔案部門對社會的認知度與接受度較低，如果再故步自封，不跟上時代的進步，不轉(zhuǎn)變工作方式與服務(wù)方式，將會給檔案部門的聲譽造成損失，也會影響檔案部門的工作。

工作思維的封閉性成為制約檔案部門網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的主要原因。全球化趨勢帶動了社會各個領(lǐng)域的發(fā)展，因此，不論是高校，還是社會上的其他部門，都必須要走可持續(xù)發(fā)展的道路。當前，我國很多行業(yè)和部門都改革了工作方式，實現(xiàn)了較快的發(fā)展。endprint

（4）對服務(wù)重點進行明確。當前，高校人事檔案管理工作實現(xiàn)了個性化的服務(wù)，主要工作包括兩項核心內(nèi)容，分別是人才培養(yǎng)和科學(xué)研究。在具體實踐中，高校相關(guān)人員要建設(shè)數(shù)據(jù)庫，存儲基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)，促進檔案管理水平的提高。

3 加強高校人事檔案信息化建設(shè)的對策

目前，由于受到多種因素的影響，高校人事檔案服務(wù)尚未形成有機的評價機制，面對新的需求，缺乏積極有效的解決措施，服務(wù)質(zhì)量一直提不上去，開展業(yè)務(wù)主要依靠老一套的傳統(tǒng)模式和管理者的主觀意念。為了更好地落實人事檔案信息服務(wù)工作，高校要制定有效的策略，使人事檔案的信息服務(wù)質(zhì)量得到有效提升。

當前，高校在構(gòu)建評價體系時，可以充分借鑒相關(guān)部門的檔案管理經(jīng)驗，對檔案服務(wù)體系進行不斷調(diào)整和改進，構(gòu)建一個符合學(xué)校實際情況的檔案評價體系，從而提高檔案服務(wù)評價的規(guī)范化程度。檔案服務(wù)評價體系主要包括以下內(nèi)容。

（1）服務(wù)流程：服務(wù)流程應(yīng)符合國家相關(guān)法律、法規(guī)，并確認其規(guī)范、可行。除此之外，還要提高工作的效率。

（2）制度保障：構(gòu)建科學(xué)、完善的制度體系，對制度的合理性進行充分考慮。此外，還要考慮制度是否具有激勵性，是否具有操作性。

（3）服務(wù)手段：分析服務(wù)方式的適應(yīng)性、合理性以及先進性，對使用和查詢過程的便捷性進行分析。

（4）服務(wù)的有效性：對服務(wù)的及時性、系統(tǒng)性進行分析。

（5）評價信息采集：是否建立了服務(wù)評價信息采集體制。

4 結(jié) 語

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，是國家重要的信息資源。高校人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要，高校人事檔案管理應(yīng)與時俱進，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、安全保障體系建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)技能水平，以適應(yīng)信息技術(shù)時代人事檔案管理的發(fā)展需要。隨著時代的發(fā)展，社會的進步，網(wǎng)絡(luò)化、信息化將在未來的社會中占主導(dǎo)地位，高校只有勇于開拓，不斷進取，以時俱進，做好檔案信息資源的開發(fā)與利用，才能在社會主義建設(shè)中增強自己的吸引力和競爭力，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，才能在信息社會的發(fā)展中不斷進步。

主要參考文獻

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