提高檔案工作中人事檔案管理的途徑分析

孟燕

【摘要】社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，推動了人事檔案管理工作的進一步發(fā)展，隨著人事檔案管理在各個企事業(yè)單位中的地位越來越高，人們不斷對其有了更新、更深入的了解。而文章主要是在新時代背景下，對我國人事檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀和重要性進行分析，并結(jié)合已有經(jīng)驗闡述一些有效的提高途徑。

【關鍵詞】檔案工作；人事檔案管理；提高途徑

一、關于人事檔案管理概述

所謂人事檔案，主要是指對一個人的專業(yè)特長、學歷背景、政治面貌以及社會經(jīng)歷等信息的真實而又詳細的記錄。在新時代背景沒有形成以前，原有的人事檔案上記載的內(nèi)容是十分保守、簡單的，缺乏系統(tǒng)性和時效性，以致在實際應用過程之中的有效利用價值較低，難以充分而有效地將人事檔案管理中的作用和功能發(fā)揮出來。隨著新歷史時期的形成，人們重新對人事檔案管理工作進行了一次科學、合理的定義，其所想要表達的是在人事檔案管理的作用下能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效整合，即是對個人基本情況的真實反映，不僅能夠作為真實的個人資歷記錄來保存，而且還能夠當作是企事業(yè)單位在人才選聘和考核過程中重要的參考依據(jù)。

經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，還有諸多的問題存在于現(xiàn)階段的人事檔案管理工作當中，如：在某些企事業(yè)單位中，人事檔案管理工作并沒有得到相關領導的足夠重視，資金的缺乏，管理人手的不足，都限制了人事檔案管理在企事業(yè)單位中的進一步發(fā)展，缺乏專業(yè)化管理意識和能力，落后的管理方式，難以維持的管理秩序，使得管理工作中的問題不斷顯露了出來，基于此，提高整體的人事檔案管理水平已經(jīng)成為了當前首需解決的問題，只有規(guī)范化管理人事檔案，才能使人事檔案管理的效率和水平不斷提高，進一步強化人事檔案管理已經(jīng)勢在必行。

二、提高的有效途徑分析

（一）從社會化建設的角度來提高人事檔案管理工作。為了使人事檔案管理的有效性、真實性不斷得到提高，首先應當做的是進一步在人事代理制的背景之下對現(xiàn)行的人事檔案內(nèi)容公開的程度進行完善，只有做到公開透明，隨著時代的發(fā)展不斷對個人的檔案內(nèi)容進行更新、完善，并賦予個人獨有的修改權以及建議權，才能夠使人事檔案管理信息的有效性、真實性獲得保障。并且，社會主義經(jīng)濟市場的不斷發(fā)展和改變，我們必須從社會需求相契合的角度對現(xiàn)有的人事檔案管理制度進行改變，只有使其與時代性發(fā)展需求相滿足，才能夠真實有效地記錄檔案信息。我們認為，政府部門應當放棄對各個企事業(yè)單位人力資源管理工作的干預職能，應當從宏觀監(jiān)督和指揮的角度出發(fā)，給予各單位真正的人事檔案管理權利，不斷強化相關管理人員的市場意識以及法人意識，宣揚各個人事檔案管理的中介機構在市場經(jīng)濟發(fā)展中所承擔的橋梁作用，只有對中介檔案管理的職業(yè)道德標準、收費標準以及操作規(guī)程等內(nèi)容進行合理的規(guī)范，才能夠在確保他們自身經(jīng)濟效益取得的同時，避免有造假、瞞報以及徇私舞弊等情況出現(xiàn)，以此使整個行業(yè)管理的專業(yè)化水平得到提高。

（二）長效管理機制的建立與健全。為了進一步對國內(nèi)的人事檔案管理工作進行強化，首先應當做的是建立一個健全的管理機制。我們認為應當從四個部分來建立和完善：第一個部分是：檔案管理工作者相關考核標準的完善。首先應當建立完善的一個考核標準，以便對相關管理人員的工作情況定期進行抽查和考核，時時查看工作人員在工作時間內(nèi)任務完成的具體情況，并建立相關的考核機制，將檔案管理者自身的經(jīng)濟利益同人事檔案管理工作狀況直接聯(lián)系在一起，施行按勞分配制，多勞多得，有助于提升管理人員整體的工作積極性，也利于對他們的工作行為起到監(jiān)督和約束作用。第二個部分是：分類、分級的管理人事檔案工作。如：針對不同級別的人員檔案資料，應當分類進行管理，全方位收集每一個人員的素質(zhì)水平、個人業(yè)績以及道德素養(yǎng)等資料，又如：在記錄和保管專業(yè)技術人員的資料信息時，重點應當是收集技能水平以及學術貢獻等內(nèi)容；在記錄和保管管理層人員的資料信息時，重點應當是收集相關的管理能力以及事業(yè)背景等內(nèi)容。第三個部分是：甄別和篩查檔案信息能力的不斷強化。為了防止有虛假的檔案信息出現(xiàn)在管理資料中，就必須在資料保管之前就將那些缺乏利用價值以及已經(jīng)過時的信息剔除掉，以此來節(jié)省人力和物力，使整個的管理成本降低。第四個部分是：人事檔案管理者培訓力度加強。各個企事業(yè)單位應當不斷對自家人事檔案管理者的管理能力以及管理素養(yǎng)進行培訓和強化，建立有效地管理制度，以此對管理者在日常管理工作中的行為起到約束作用，并通過定期培訓來使管理者的管理能力以及業(yè)務水平不斷得到提升，以此從根本上確保人事檔案管理的真實性、有效性。

三、總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)今社會我們所強調(diào)的是人盡其用，針對不同人的不同特征，安排不同的工作和職位。隨著人力資源在企事業(yè)單位中的地位不斷升高，包含于其中的人事檔案管理也逐漸得到了人們的關注和重視。從人事檔案管理的重要性這方面內(nèi)容出發(fā)，我們必須進一步對人事檔案管理的水平及管理者的能力進行強化，只有這樣才能夠更加契合于社會可持續(xù)發(fā)展的需求，為企事業(yè)單位在市場激烈競爭中占據(jù)一席之地提供條件。

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