利用信息系統(tǒng)紅線管理降低物資會計(jì)核算成本研究

楊軍

摘 要：隨著供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的日益深化，資產(chǎn)合理配置逐漸成為預(yù)算單位取得競爭優(yōu)勢的重要途徑。其中以事業(yè)單位為代表的國家公共服務(wù)組織，提出了以紅線管理降低預(yù)算管理成本的舉措。但隨著信息化環(huán)境的日益成熟，如何更加有效的以信息系統(tǒng)結(jié)合紅線管理制度促進(jìn)事業(yè)單位降低成本，進(jìn)而增加社會與經(jīng)濟(jì)效益，卻仍是目前亟待解決的關(guān)鍵問題。為此，本文著重剖析事業(yè)單位物資成本信息錄入流程，并結(jié)合信息化手段提出成本節(jié)約措施。期望本文能對事業(yè)單位提升管理效能、降低成本具有一定啟示。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；紅線管理；物資成本；事業(yè)單位

最新《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》明確規(guī)定，維護(hù)國有資產(chǎn)高效利用、合理配置和安全完整是保障事業(yè)發(fā)展、健全資產(chǎn)管理體制的基礎(chǔ)，要與時(shí)俱進(jìn)，以信息化手段推進(jìn)事業(yè)單位資產(chǎn)管理規(guī)范化、科學(xué)化。近期，我單位以用友軟件開發(fā)的庫存管理模塊為典型代表，制作出庫存短缺紅線預(yù)警報(bào)表功能，這在一定程度上開創(chuàng)了以軟件系統(tǒng)推動成本預(yù)算管理時(shí)代。為此，基于信息管理系統(tǒng)闡釋降低物資會計(jì)核算成本的具體措施具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、紅線成本管理概述

紅線成本管理是基于目前事業(yè)單位實(shí)行的全面預(yù)算管理制度，是一種責(zé)任化管理。其指標(biāo)設(shè)置通常會基于三個(gè)資源配置標(biāo)準(zhǔn)，一是生態(tài)，這是一種沉默成本，即預(yù)算單位購置的設(shè)備、實(shí)施的項(xiàng)目要保持自然本底值，符合國家提出的生態(tài)系統(tǒng)穩(wěn)定性和完整性要求。二是能源消耗，預(yù)算單位購置的設(shè)備等不能消耗或者過度消耗珍貴資源，尤其是不可再生資源，必須符合國家管控政策。三是健康質(zhì)量，預(yù)算單位購置的設(shè)備等不能對人的身體造成健康干擾，例如電磁波輻射等。紅線成本管理的原則主要體現(xiàn)為資金節(jié)約性、單位實(shí)際性和水平先進(jìn)性。其中資金節(jié)約性是指紅線成本管理的根本目的是節(jié)約國家公共資金，且能實(shí)現(xiàn)同樣的預(yù)算單位目標(biāo)；單位實(shí)際性是指每個(gè)預(yù)算單位的成本紅線不盡相同，這需要結(jié)合國家政策、同類預(yù)算單位設(shè)備采購價(jià)格等進(jìn)行具體制定；水平先進(jìn)性是指成本紅線制定必須以平均先進(jìn)水平為依據(jù)，而不是以平均價(jià)格或者最高價(jià)格為界限。

筆者根據(jù)廣播電視事業(yè)單位資產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)發(fā)現(xiàn)，自單位推行用友U8軟件庫存短缺紅線預(yù)警系統(tǒng)以來，廣播電視播出系統(tǒng)的備品備件科學(xué)合理的設(shè)置了最低庫存，根據(jù)實(shí)際庫存自動生成短缺量表紅線告警系統(tǒng)，這為資產(chǎn)管理人員降低了資產(chǎn)管理難度、增加了資產(chǎn)管理精確性；且根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以下三方面紅線成本管理的實(shí)施要點(diǎn)：一是成本控制要點(diǎn)，主要針對我單位機(jī)房設(shè)備的采購和庫存管理，例如節(jié)目平臺編碼復(fù)用網(wǎng)管設(shè)備、音視頻監(jiān)測設(shè)備、上變頻高功放播出設(shè)備等機(jī)房設(shè)備要嚴(yán)格核算其采購、管理過程中的設(shè)備成本、安裝調(diào)試勞務(wù)成本、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)管理成本等。二是成本紅線管理的成本信息來源，是各部門的實(shí)時(shí)分享還是系統(tǒng)自動預(yù)警，是市場抽樣還是商家詢價(jià)等。三是成本管理的資金調(diào)撥，事業(yè)單位需要國家劃撥資金，實(shí)行國庫集中支付制度，具有預(yù)算先行、設(shè)備后置特點(diǎn)，且大量設(shè)備需要以公開招標(biāo)、競爭性談判等采購方式，期間的設(shè)備購置資金時(shí)間差需要嚴(yán)格控制。

二、事業(yè)單位物資成本信息錄入流程

事業(yè)單位不同于企業(yè)，它是以社會效益為主，以經(jīng)濟(jì)效益為輔，以謀求預(yù)算資金的節(jié)約、花小錢辦大事、為國家省錢為目的，其實(shí)行國庫集中支付制度；而企業(yè)是為了謀求經(jīng)濟(jì)收益最大化。以廣播電視預(yù)算單位為例，目前資產(chǎn)管理信息化的典型是條碼化管理，其管理部分主要包括日常消耗的辦公勞保等物資管理、廣播電視安全播出設(shè)備的備件管理和技術(shù)改造工程資產(chǎn)管理三部分。首先，要對預(yù)算單位的資產(chǎn)進(jìn)行基本分類，例如固定資產(chǎn)包括辦公設(shè)備、播出設(shè)備、車輛等，播出設(shè)備包括光傳輸設(shè)備、轉(zhuǎn)碼服務(wù)器、上變頻器、高功放整機(jī)等。其次，將資產(chǎn)信息錄入信息系統(tǒng)，例如設(shè)備存放或使用時(shí)間、部門、設(shè)備型號、規(guī)格、品牌、名稱、資產(chǎn)編號、登記人員、登記日期等。最后，為資產(chǎn)標(biāo)識“身份”、生成條碼。但在實(shí)際中可能存在采購號、申購號等多個(gè)號碼同時(shí)使用的狀況，申購號是使用部門和資產(chǎn)管理部門間的溝通號碼，采購號是采購部門和資產(chǎn)管理部門間的號碼。也可以所有部門只使用條形碼，其背后信息全部錄入對應(yīng)的管理信息系統(tǒng)中。

在以上物資成本信息錄入過程中，需要著重細(xì)化三方面錄入內(nèi)容：一是按實(shí)際領(lǐng)用情況和購入情況，將每個(gè)設(shè)備建立設(shè)備檔案，利用用友軟件錄入相關(guān)價(jià)位信息，實(shí)時(shí)做好同款設(shè)備的數(shù)量維護(hù)，并將自己的實(shí)際工作與會計(jì)管理聯(lián)系緊密；二是驗(yàn)收新到的設(shè)備，建立設(shè)備檔案，做好入庫手續(xù)，建立此類設(shè)備最低庫存紅線預(yù)警量，領(lǐng)用時(shí)再做好出庫登記，做到“出庫跟蹤入庫”，若短缺則申請購置；三是每年和技術(shù)人員盤點(diǎn)兩次庫存，利用用友軟件系統(tǒng)查出短缺存貨紅線告警報(bào)表，做好申購統(tǒng)計(jì)，為預(yù)算資金提供參考數(shù)據(jù)。

三、利用信息系統(tǒng)紅線成本管理降低物資會計(jì)核算成本的措施

（1）建立健全資產(chǎn)信息化成本監(jiān)管機(jī)制。資產(chǎn)信息化與預(yù)算單位社會效益息息相關(guān)，以廣播電視為例，廣播電視播出設(shè)備的備品備件直接關(guān)系廣播電視的播出質(zhì)量、設(shè)備的維護(hù)運(yùn)行質(zhì)量。首先，事業(yè)單位要將條形碼管理與信息系統(tǒng)預(yù)警機(jī)制相結(jié)合，目前廣播電視主要采用C/S+B/S的管理方式，前者主要完成資產(chǎn)的盤點(diǎn)、條形碼打印、日常成本信息管理、報(bào)表信息匯總等工作，后者主要完成資產(chǎn)使用的跟蹤管理和即時(shí)信息查詢功能，這為成本紅線的動態(tài)監(jiān)管提供了很好的條件。在以上系統(tǒng)中設(shè)定最高成本紅線預(yù)警功能（升級后的系統(tǒng)通常均有），以及即時(shí)匯報(bào)成本紅線范圍，形成實(shí)時(shí)的、動態(tài)的成本監(jiān)管機(jī)制。其次，加大信息管理系統(tǒng)在成本紅線管理中的應(yīng)用力度，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)、人工智能發(fā)展。一是以信息網(wǎng)絡(luò)化收集相應(yīng)設(shè)備供應(yīng)商的供貨最低成本信息以及市場價(jià)格信息，尤其是易耗品資產(chǎn)信息，以利于比較物資采購數(shù)據(jù)對比，降低物資采購成本。二是搭建資產(chǎn)成本信息數(shù)據(jù)平臺，共享部門間設(shè)備使用狀況及預(yù)算執(zhí)行情況，以采集數(shù)據(jù)便于后續(xù)預(yù)算調(diào)整和資產(chǎn)使用跟蹤。三是利用采集到的成本數(shù)據(jù)信息構(gòu)建“數(shù)據(jù)+成本分析”數(shù)據(jù)化模型，確定跨成本紅線領(lǐng)域范圍、監(jiān)管重點(diǎn)、監(jiān)測線索。

（2）完善資產(chǎn)責(zé)任界定機(jī)制。完善資產(chǎn)使用流程是降低成本、節(jié)約國家下?lián)苜Y金的有效措施。首先，紅線成本管理的實(shí)質(zhì)是責(zé)任界定管理，從資產(chǎn)購置、資產(chǎn)登記到庫存管理、投入使用，各個(gè)環(huán)節(jié)均需要部門界定責(zé)任，資產(chǎn)出入庫需要部門主任、資產(chǎn)管理人員及資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字，并由技術(shù)管理部門確認(rèn)出庫設(shè)備無任何異常。使用部門的資產(chǎn)流動均要通過條形碼實(shí)時(shí)上傳信息管理系統(tǒng)，定期對資產(chǎn)信息進(jìn)行整理。其次，監(jiān)管責(zé)任界定，對財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等與資產(chǎn)相關(guān)部門均要推進(jìn)成本監(jiān)管，以資產(chǎn)流動為主線，突出成本較大資產(chǎn)，根據(jù)預(yù)算單位實(shí)際情況，對不同級次、不同性質(zhì)、不同地域配以不同的成本監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，針對成本較大的資產(chǎn)要實(shí)行財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)使用部門、庫存管理部門等多部門聯(lián)動監(jiān)管，一旦發(fā)現(xiàn)進(jìn)入成本紅線范圍及時(shí)提醒相關(guān)管理部門，否則各相關(guān)部門均承擔(dān)成本損失責(zé)任。

四、結(jié)語

隨著事業(yè)單位由管理職能轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)職能，內(nèi)部職能優(yōu)化日益深化，結(jié)合信息化手段，成本紅線管理極大地節(jié)約了國家資金，有效配置了國家資金資源流動。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，著重從信息化監(jiān)管與責(zé)任界定兩個(gè)角度提出降低成本的措施。但限于篇幅，本文并未就實(shí)際案例展開闡釋，建議后續(xù)研究可以多案例形式進(jìn)一步探討事業(yè)單位信息化成本紅線管理問題。

參考文獻(xiàn)

1. 陳任賢. 淺論紅線成本預(yù)算管理. 投資與合作學(xué)術(shù)版， 2014（03）.

（責(zé)任編輯：郭中清）