如何做好檔案保管過程中的保密工作

陳丹晨

伴隨著時(shí)代的迅速發(fā)展，人們的生活水平獲得了本質(zhì)上的提升，而檔案信息資料所能產(chǎn)生的社會(huì)價(jià)值也不斷地凸顯出來，尤其是在當(dāng)前的信息化時(shí)代當(dāng)中，檔案信息的完整性成為了人們尤其關(guān)注的內(nèi)容。在整個(gè)企業(yè)的管理當(dāng)中，檔案資源的合理利用，不僅能夠發(fā)揮主要的推動(dòng)作用，還屬于最為直接的優(yōu)化方向。檔案管理本身是對(duì)檔案信息資料的一種管理和保存，其中十分注重檔案信息的完整性和安全性。在安全性方面，主要需要做好檔案信息資源的保密工作。一些檔案信息資源，如果在保管的過程中不慎將整個(gè)信息資料完全地泄露出去，將會(huì)給黨政機(jī)關(guān)的利益造成相當(dāng)大的損失，嚴(yán)重的時(shí)候還會(huì)威脅到國家的利益，造成不可預(yù)估的損失。而且，如果檔案信息資料發(fā)生了丟失的狀況，將會(huì)對(duì)黨政機(jī)關(guān)整體的工作效益造成較大的傷害，不利于黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作上的順利進(jìn)展。因而，在實(shí)際的檔案保管過程中，科學(xué)地做好保密工作，具有相當(dāng)重要的意義。

一、目前檔案保管中保密工作的缺陷

1、保密意識(shí)不高

目前，檔案保管中的保密工作存在著許多的問題，其中較為突出的就是保管工作人員的保密意識(shí)淡薄，對(duì)于需要保密的檔案沒有具備較高的警惕性，在日常工作中工作較為松懈，部分的保管人員甚至于不知道《保密法》的存在，也不知道自己崗位的工作要求，在實(shí)際工作中，相當(dāng)一部分的人員在工作中，對(duì)于自身工作的性質(zhì)上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案的保管工作知識(shí)簡單的事務(wù)性工作，不是單位中的主要工作，認(rèn)為自己對(duì)于檔案的管理工作只要做到“不丟失”就足夠了，工作態(tài)度出現(xiàn)了不應(yīng)該有的放松，這種錯(cuò)誤的工作態(tài)度對(duì)保管的檔案構(gòu)成了較大的危險(xiǎn)。

2、保管設(shè)施條件不合理

針對(duì)檔案保管的場所而言，現(xiàn)階段的檔案存檔場所也存在著較多的問題，許多單位在存檔方案時(shí)，沒有專用的檔案管理室，隨意的挑選一間辦公室就對(duì)檔案進(jìn)行保存，而這種隨性的工作態(tài)度將會(huì)導(dǎo)致單位在之后的檔案保管工作中，面對(duì)大量的檔案，保管室的存放空間出現(xiàn)不足的后果，其次，在檔案室的條件上，工作人員沒有制定針對(duì)防潮防火等六防的措施，從而導(dǎo)致檔案在長時(shí)間的保存中，出現(xiàn)霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，對(duì)檔案的美觀及完整度造成損壞。此外，在檔案室的管理上，管理人員并沒有對(duì)檔案室制定相關(guān)的管理制度，管理制度的制定對(duì)工作人員的一個(gè)行為約束，從而達(dá)到保管工作規(guī)范化、科學(xué)化的目的，但大多數(shù)的檔案室都沒有制定相關(guān)的管理制度，在管理的方法上都是根據(jù)管理人員的意愿等因素來決定。

3、保管措施不到位

在長時(shí)間的保管過程中，管理人員的方法落后，管理的意識(shí)薄弱，大部分的管理人員都是沒有經(jīng)歷過專業(yè)的培訓(xùn)工作，在實(shí)際保管中，對(duì)于檔案最基本的收集、管理、歸檔、裝訂的技術(shù)都沒有很好的掌握，并且管理人員對(duì)于檔案的維護(hù)同樣也未采取任何的措施。在檔案的維護(hù)中，管理人員沒有定時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行后期檢查，對(duì)于出現(xiàn)破損或蟲蛀的現(xiàn)象，沒有及時(shí)進(jìn)行上報(bào)和維修，而是選擇將破損的檔案繼續(xù)和未損壞的檔案放在一起，造成損壞蟲蛀的現(xiàn)象惡化，擴(kuò)延，從而增加檔案的損壞程度。

二、檔案保管過程中的保密工作開展方向

如何最為切實(shí)地做好整個(gè)檔案保管過程當(dāng)中的保密工作呢？主要可以從兩個(gè)方向出發(fā)。首先是黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要整體地轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。尤其是基層的檔案管理人員，由于認(rèn)知上的缺乏，很多檔案管理人員都對(duì)自身的工作不太重視。并且流動(dòng)性相當(dāng)強(qiáng)，經(jīng)常在檔案管理部門呆上一段時(shí)間后便迅速轉(zhuǎn)去了其他部門。究其原因，主要是由于檔案管理部門一直都沒有得到事業(yè)單位的普遍重視，再加上初期的檔案管理工作僅僅是對(duì)檔案的一些整理工作，不需要進(jìn)行太大的關(guān)注。因而無論在資源配置上，還是部門管理上，都沒有給予較為合適的關(guān)注，使得檔案管理人員產(chǎn)生一定的消極態(tài)度，不愿意從事沒有前途的工作。其次可以從提高檔案管理人員素質(zhì)的方向出發(fā)。檔案管理保密工作的有效性，本身就是以管理人員的專業(yè)素質(zhì)為基礎(chǔ)的，如果檔案管理人員所具備的專業(yè)素質(zhì)相當(dāng)高，他們能夠迅速合理地完成檔案管理保密工作，使得所有的檔案資料具有較高的安全性。而如果檔案管理人員的專業(yè)水平相當(dāng)?shù)停麄儍H僅能夠從事一些簡單的檔案資料管理和收集，并不能產(chǎn)生太高的管理效益。

三、檔案保管過程中的保密工作優(yōu)化策略

1、充分做好檔案庫房管理

一般而言，黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案庫房都會(huì)按照國家的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)的建設(shè)，但是在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中，也有一些缺乏基本建設(shè)條件的黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位，他們習(xí)慣于將庫房設(shè)置在辦公樓內(nèi)，而應(yīng)當(dāng)注意的是，并不是所有的辦公室都可以用來做檔案庫房。為了提高檔案保管過程中保密工作的有效性，通常不可以將檔案資料室選在辦公樓的底層，并且對(duì)于資料室的門窗，需要加以特殊地加固，以防止出現(xiàn)盜竊的狀況。此外，還需要將檔案資料庫房與其他的辦公室區(qū)別開來，使得黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人員不容易認(rèn)錯(cuò)。

最后，對(duì)于檔案管理庫房，黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要制定專門的管理人員進(jìn)行管理，并制定一些切實(shí)可行的管理制度，如果不是黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人員，則一律不準(zhǔn)進(jìn)入。

2、提升檔案管理人員所具備的保密素質(zhì)

在所有檔案人員應(yīng)當(dāng)具備的專業(yè)素質(zhì)當(dāng)中，保密素質(zhì)也屬于其中十分重要的內(nèi)容。由于檔案管理人員的地位十分特殊，因而在實(shí)際的工作中容易接觸到黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位相當(dāng)核心的信息。如果這些管理人員所具有的保密素質(zhì)不高，不小心將這些信息泄露出去，將會(huì)給黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作形成相當(dāng)大的損失。為此，黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理素質(zhì)上的培訓(xùn)時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的保密素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)，促使他們了解自己的工作對(duì)于黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位有著重要的意義，而其中的信息資料更是堅(jiān)決不得泄露。對(duì)于檔案管理人員保密素質(zhì)的培養(yǎng)，企業(yè)可以從兩個(gè)方面出發(fā)。首先是從外部招錄一些專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員，對(duì)他們的道德修養(yǎng)及保密素質(zhì)進(jìn)行綜合的審查，確定沒有問題后在進(jìn)入黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行工作。另一方面，企業(yè)可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行保密方面的培訓(xùn)，使他們明確了解守口如瓶的重要性，積極地做好保密工作。

3、加強(qiáng)對(duì)檔案資料的日常管理

之所以開展這一方面的措施，主要是針對(duì)檔案信息的完整性做出的，對(duì)于檔案信息資料，必須要做到日常的查閱和管理。如果沒有切實(shí)的管理，很容易使得一些檔案信息出現(xiàn)損壞或者丟失的狀況而無從得知。同時(shí)，經(jīng)過對(duì)檔案的日常管理，如果在管理的過程中，發(fā)現(xiàn)了一部分檔案的缺失，可以迅速進(jìn)行有效的補(bǔ)救，使得檔案資金處于較為穩(wěn)定安全的狀態(tài)。同時(shí)，對(duì)于檔案庫房的進(jìn)出人員，管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行準(zhǔn)確地登記。對(duì)于一些絕密性強(qiáng)的檔案資料存放，管理人員應(yīng)當(dāng)為它們設(shè)置一些專業(yè)的保密措施，如將它們存放在保險(xiǎn)箱、密碼柜當(dāng)中。此外，如果遇到了檔案庫房門鎖破損的狀況，應(yīng)當(dāng)迅速進(jìn)行檔案資料的檢查，確保檔案資料處于安全的狀態(tài)，并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行相應(yīng)的處理。

結(jié)束語

總之，對(duì)于一個(gè)黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展而言，檔案資料的完整性和安全性發(fā)揮著相當(dāng)大的推動(dòng)作用，因而黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要密切關(guān)注黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案保密工作，并加以科學(xué)合理地改善，使得黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理保密呈現(xiàn)出最為優(yōu)質(zhì)的狀態(tài)。

（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)土地調(diào)查規(guī)劃院）