電子文件的管理與思考

羅瑩

摘要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，計算機已經(jīng)普遍存在于我們的生活當(dāng)中。同時，電子文件也作為一種檔案的載體在我們的生活中是被廣泛運用。這種文件管理的新型方式對傳統(tǒng)方式的檔案管理帶來很大沖擊，并成為當(dāng)今文件管理工作者普遍關(guān)注的問題。本文就電子文件的管理展開分析思考。

關(guān)鍵詞：電子文件；管理；思考

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、智能制造等對不同行業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響，在提升效率的同時也更關(guān)注安全，用互聯(lián)網(wǎng)管理文件和檔案是大勢所趨。本文就電子文件的管理做了如下分析。

一、電子文件與電子檔案的界定

電子文件（electronic records）指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

電子檔案是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。這一含義有四層意思：

一是電子檔案是已歸檔的電子文件；

二是電子檔案具有保存價值；

三是電子檔案須按照規(guī)定的方法進(jìn)行統(tǒng)一管理；

四是電子檔案還應(yīng)包括與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)及相關(guān)數(shù)據(jù)，否則就不能使用。

二、電子文件所帶來的好處與挑戰(zhàn)

電子文件主要是保存已經(jīng)歸檔的有價值的文件。必須是可以被電腦系統(tǒng)自動識別處理的，能夠儲存在光盤、磁帶、U盤等媒介上，并且能夠在網(wǎng)上傳輸?shù)摹皵?shù)字代碼序列”。文件的類型通常有圖片、數(shù)據(jù)、文本、程序等等形式。

（一）電子文件為檔案管理的好處

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件管理的成本大大降低，而且查找方便，檢索速度更快，方便了用戶利用，使工作效率大幅度提高。并且實現(xiàn)了資源共享，檔案的查找速度、準(zhǔn)確率和查全率都能有效的提高。與此同時，文件歸檔材料相比于紙質(zhì)文件對庫房空間的占用也大幅度減少了。

（二）電子文件的出現(xiàn)對檔案管理工作的挑戰(zhàn)

通常情況下，文件管理工作者在使用電子文件的時候必須要有電子文件的保護(hù)觀念。假如硬件的設(shè)備需要更新，而我們沒有做好文件保護(hù)，那么電子文件信息就可能會丟失。正因如此，文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)對于文件管理工作來說也是一個很大的挑戰(zhàn)。同時文件電腦管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)的不兼容問題也經(jīng)常會出現(xiàn)，這對于文件管理工作也是一個重要的隱憂。文件管理系統(tǒng)和辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的環(huán)境和設(shè)計單位不一致，會造成他們之間的數(shù)據(jù)不容易轉(zhuǎn)換，使他們之間的系統(tǒng)不兼容。

三、電子文件檔案的管理

（一） 電子檔案的整理

電子檔案的整理工作需要在電腦上對文件進(jìn)行目別匯分，是一個讓文件有規(guī)律的呈現(xiàn)出來的過程。

首先，從電子檔案在其產(chǎn)生、管理、存檔和檔案室接受的整個過程綜合考慮，需要進(jìn)行系統(tǒng)化整理。這有利于各個階段的進(jìn)行，對光盤歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔這兩種歸檔方式都很適宜；另外，當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)計算機檔案管理系統(tǒng)一級目錄中包含的文件是有限的，所以這便需要按照文件的分類進(jìn)行分別管理。需要的時候還可以把分類后的文件進(jìn)行加密處理控制，根據(jù)文件的類別分別進(jìn)行組盤。

除此之外，面對本單位收到的技術(shù)文件，需要經(jīng)過掃描處理，形成影像文件后進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各種類型的技術(shù)文件都需要在網(wǎng)上進(jìn)行擬辦、傳達(dá)和督促辦理；業(yè)務(wù)部門把握控制電子文件的存檔工作，然后由承辦部門對處理后的文件根據(jù)其關(guān)鍵程度來確定文件的密級和保管時限，之后在轉(zhuǎn)到檔案部門審查，添加分類號或者檔號這樣的管理信息后進(jìn)入文件檔案數(shù)據(jù)庫。需要查詢的時候，便可以通過各個網(wǎng)絡(luò)終端進(jìn)行查找。

（二）電子文件的鑒別

鑒別電子文件和鑒別紙質(zhì)文件相同，都是對文件保存價值的估計和預(yù)判。準(zhǔn)確來說，電子文件的鑒別是對電子文件整理的繼續(xù)和補充。在電子文件存檔的時候，電子文件在形成部門和檔案部門的協(xié)作工作下，對存檔電子文件的實質(zhì)價值進(jìn)行鑒別；與此同時，對文件的內(nèi)容、介質(zhì)進(jìn)行檢測，確定是否保存；對其保存環(huán)境進(jìn)行說明。在文件管理的過程中進(jìn)行電子文件的鑒別，主要任務(wù)其實是對已經(jīng)到達(dá)保管期限的電子文件進(jìn)行重新的審查，對于沒有保管價值的文檔刪除銷毀，以免使有價值的文檔淹沒在沒有價值的電子文件當(dāng)中，使電子檔案存儲機制更加完善。

（三）電子文件的保管

電子文件是以脫機的形式保存的，在使用時要把大批的電子文件移動儲存到U盤或者光盤上。他們結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定并且具有很好的抗干擾能力，對于電子文件的長久保存很有利。電子文件的保管除了要具有紙質(zhì)文件的保管要求外，還要根據(jù)光、磁等介質(zhì)的特點，運用一些特別的保管方法。

四、對電子文件管理的思考

紙質(zhì)文件管理的時代顯然已經(jīng)過去，而以電子文件形式的管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會的必然發(fā)展趨勢。但是在目前的電子文件管理中，面對不斷顯現(xiàn)的新事物和新問題，也需要文件管理人員緊跟時代的腳步不斷思考，不斷進(jìn)步。

（一）提高管理人員的綜合素質(zhì)

電子文件管理人員首先必須要提高電子文件信息安全的意識。電子文件具有一定的特殊性，電子文件的管理不同于紙質(zhì)文件并且要比紙質(zhì)文件的管理難度大很多，很多工作人員文化素質(zhì)水平不達(dá)標(biāo)并且缺乏實際管理的經(jīng)驗，很多時候不能實時的發(fā)現(xiàn)問題并解決，導(dǎo)致文件丟失。所以加強檔案管理人員的信息安全意識和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)是必須要重視的。

（二）在電子文件中應(yīng)用“前端控制”理論

在傳統(tǒng)的文件檔案管理模式中，檔案和文件的管理是分開進(jìn)行的。根據(jù)電子文件的特點，中國檔案學(xué)研究人員提出把“前端控制”理論應(yīng)用到電子文件管理的中，把檔案管理的要求運用到文件管理的前端。包括從電子文件的產(chǎn)生、運行到存檔管理，指定專門的工作人員或者機構(gòu)負(fù)責(zé)。在電子文件整個形成過程中及時對數(shù)據(jù)和設(shè)備環(huán)境進(jìn)行備份，用統(tǒng)一的軟件進(jìn)行存檔管理，來保證電子文件歸檔的質(zhì)量。之后，再把需要長久保存的電子文件和起對應(yīng)的紙質(zhì)文件復(fù)制歸檔在一塊，確保電子文件的完整性以及高效性。利用計算機定期的把適合歸檔的電子文件進(jìn)行聯(lián)機傳遞，并且按照檔案管理格式保存到可以長期保存的介質(zhì)上，脫機保存。并且與此同時，有些需要保密的電子文件必須要有安全密保處理，上網(wǎng)的時候必須確保電子文件的安全性。

（三）加強電子文件的安全防護(hù)以及辦公自動化系統(tǒng)

通常情況下，要想做好加強電子文件的安全防護(hù)以及辦公自動化系統(tǒng)工作，可以通過以下三點來進(jìn)行：

1.需要對文件信息儲存的介質(zhì)，特別是有磁性的儲存載體定期的進(jìn)行復(fù)制 載體的質(zhì)量，確保有效提高電子文件的保存年限。

2.要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性。可以對文件的權(quán)限以及網(wǎng)絡(luò)登陸進(jìn)行限制，在一定限度上對服務(wù)器的文件數(shù)據(jù)有效進(jìn)行保護(hù)。

3.所謂“有備無患”，確保文件的信息安全一定要做好數(shù)據(jù)的備份，以免丟失重要文件。

4.預(yù)防計算機病毒，有效防止網(wǎng)絡(luò)被侵襲?？梢栽陔娔X系統(tǒng)中安裝360、安全管家等防毒軟件，或者利用其他的先進(jìn)防毒工具來抵擋病毒入侵。與此同時要禁止隨便使用外來的U盤、光盤等。嚴(yán)格的進(jìn)行病毒檢查，安全無誤后才能使用。

（四） 加強電子文件安全保管

在現(xiàn)實生活中，受自然環(huán)境影響，時常會有很多不可抗力的災(zāi)難發(fā)生。為了保證電子文件的安全，在條件允許的情況下可以對電子文件信息進(jìn)行異地的備份保存。這樣一來，即使一個地方出現(xiàn)問題，我們的文件材料也不會同時發(fā)生意外丟失，使文件保管更加安全。但與此同時需要注意的是，異地保存的文件更需要進(jìn)行加密措施來保證其安全。

五、結(jié)語

綜上所述，電子文件隨著時代的發(fā)展成為了如今最先進(jìn)的文檔保存方式。但是在文件的整理以及保存上還存在著很多需要學(xué)習(xí)的地方，想要提高電子文件的安全性，需要從管理、技術(shù)等多個方面選取有效措施，確保電子文件的安全以及保存壽命。

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