新形勢背景下煤炭企業(yè)辦公室工作的新要求

任志云

摘要：辦公室是煤炭企業(yè)中不可缺少的綜合性管理機(jī)構(gòu)，也是煤炭企業(yè)的重要組成部分，隨著時代的不斷發(fā)展，煤炭企業(yè)不斷做大、做強(qiáng)，使得辦公室工作迎來新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在新形勢下只有不斷加強(qiáng)辦公室建設(shè)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作效率，才能有效適應(yīng)新形勢下辦公室工作的需要。

關(guān)鍵詞：新形勢；煤炭企業(yè)；辦公室工作；新要求

一、樹立對辦公室工作的正確認(rèn)識

國有能源企業(yè)辦公室具有政治性、政策性、事務(wù)性等特點，且綜合性比較強(qiáng)，涉及面廣，是企業(yè)中上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)各方溝通的重要部門，具有特殊的作用和地位，同時也是一個展示企業(yè)形象的窗口，是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。在新形勢背景下，國有企業(yè)辦公室能否順利適應(yīng)新環(huán)境，如何在新環(huán)境下發(fā)揮辦公室的職能作用，如何打破陳規(guī)陋習(xí)、創(chuàng)新工作思路，是國有企業(yè)辦公室工作的重要內(nèi)容。因此，必須在思想和行動上對辦公室工作進(jìn)行改變，堅持以“科學(xué)發(fā)展觀”為指導(dǎo)，樹立對辦公室工作的正確認(rèn)識。

二、新形勢背景下煤炭企業(yè)面臨的新問題

（一）職能混亂

當(dāng)前一些國有企業(yè)辦公室仍保持著服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)等職能，除負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)安排臨時安排的事務(wù)外，還負(fù)責(zé)撰寫文稿、會議安排、衛(wèi)生檢查、文件收發(fā)等工作。雖然這些工作在企業(yè)中十分有必要，但不能凸顯出行政辦公室在企業(yè)管理中的職能。部分企業(yè)在精簡機(jī)構(gòu)和人才過程中，將一些專業(yè)性的工作例如人才招聘、薪資設(shè)置、考勤社保、審計等工作通常交由辦公室負(fù)責(zé)，造成辦公室管理職能混亂、機(jī)構(gòu)臃腫、工作效率低下。

（二）地位不高

企業(yè)辦公室的設(shè)置往往是看起來不重要的一個部門，雖然企業(yè)在對辦公室人才選拔過程中要求較高，通常會選擇一些文化高、素質(zhì)高、干事能力強(qiáng)的人才，但是涉及到企業(yè)內(nèi)部晉升或是獎金發(fā)放時，卻很難有辦公室人員，甚至成為其他部門眼中的多余角色，認(rèn)為只會抄抄寫寫、跑跑腿的角色，可見辦公室在企業(yè)中的地位。

（三）工作效率低

“辦事小心謹(jǐn)慎”“多一事不如少一事”“做人唯唯諾諾”的心態(tài)和現(xiàn)象是目前辦公室人員的一個寫照，嚴(yán)重削弱了部門的管理職能和工作效率，不利于企業(yè)管理工作和各項工作的執(zhí)行。

三、新形勢背景下煤炭企業(yè)辦公室工作的創(chuàng)新要求

隨著現(xiàn)代國有企業(yè)的不斷發(fā)展，國企內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置，不僅需要按照優(yōu)化、高效及合理的原則進(jìn)行配置，而且還需要有明確的職能分工并強(qiáng)化績效。尤其是國有企業(yè)行政辦公室，因在以往僅僅是寫寫文稿、收取報表、傳送文件、作作記錄等所謂的服務(wù)、參謀、助手、協(xié)調(diào)職能的基礎(chǔ)上，摒棄以往的工作方式，積極創(chuàng)新工作思路，提高績效。進(jìn)而使國企行政辦公室工作適應(yīng)新形勢下的企業(yè)管理和發(fā)展需求。

（一）創(chuàng)建信息報告制度，掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況

國企行政辦公室應(yīng)結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況，創(chuàng)建完善的信息報告制度。例如，可以通過在每日召開的調(diào)度早會及會議決定事項督辦的方式，有效掌握企業(yè)的生產(chǎn)、質(zhì)量、安全、設(shè)備能源、物料消耗、倉庫儲備以及產(chǎn)品發(fā)運(yùn)等基本情況，由行政辦公室可以統(tǒng)一編制出《信息報告》抑或《快報》傳送給上級領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而可以將每天的生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)中出現(xiàn)的各種異常問題，及時反映并快速解決，進(jìn)一步發(fā)揮國企行政辦公室在企業(yè)生產(chǎn)中的職能。

（二）編制重點計劃目標(biāo)，統(tǒng)籌企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)工作

行政辦公室可代表公司總經(jīng)理設(shè)定月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，通過月度計劃表格的方式，將生產(chǎn)、供應(yīng)、質(zhì)量、設(shè)備、安全、原料消耗、人力資源、財務(wù)管理、產(chǎn)品銷售等各個方面的重要指標(biāo)和主要處理的問題，納入月度計劃目標(biāo)內(nèi)，同時下達(dá)內(nèi)部各單位部門，建立相應(yīng)的執(zhí)行、檢查、評價、考核等辦法。實施這一行政職能不僅能夠強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部高層的執(zhí)行力，而且還能夠體現(xiàn)行政辦公室的權(quán)威統(tǒng)籌及管理能力，進(jìn)一步實現(xiàn)國企行政辦公室在企業(yè)生產(chǎn)管理中的作用和價值。

（三）保持良好的工作作風(fēng)

行政辦公室工作繁瑣、任務(wù)重、責(zé)任大，需要辦公室工作人員敬業(yè)實干，不做表面文章，以實實在在的成績回報企業(yè)。新形勢背景下，辦公室工作人員要規(guī)范自己的言行，還要具有扎實的作風(fēng)、高尚的追求，要擇善而交、擇優(yōu)而交，保持自身先進(jìn)性。同時，辦公室工作人員要學(xué)會兼顧大局，以事業(yè)為重，加強(qiáng)同事間的相互溝通、協(xié)調(diào)，相互信任，營造良好的工作氛圍，提升自我修養(yǎng)和企業(yè)的整體形象。辦公室作為企業(yè)間的溝通橋梁，需要與外界單位搞好往來，辦公室工作人員要保持清醒的工作思路，不卑不抗、從容應(yīng)對，在處理事務(wù)過程中要堅持公平公正的原則，還要做到耐心細(xì)致的溝通，以此樹立良好的企業(yè)形象和企業(yè)威信，注重科學(xué)統(tǒng)籌，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，促進(jìn)工作交流。

四、結(jié)束語

新形勢下做好煤炭企業(yè)辦公室工作對企業(yè)的發(fā)展極為重要，辦公室作為企業(yè)上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)各方的重要部門，其地位不容忽視。為此，本文主要通過對辦公室工作的認(rèn)識分析，提出新形勢下煤炭企業(yè)面臨的問題，并進(jìn)一步指出煤炭企業(yè)辦公室工作的創(chuàng)新要求，以促進(jìn)煤炭企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。同時，為了做好新形勢背景下煤炭企業(yè)的辦公室工作，要求辦公室工作人員要勇于創(chuàng)新、大膽探索、以提高績效水平，從企業(yè)實際情況出發(fā)，掌握企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況，有針對性的制定生產(chǎn)經(jīng)營計劃，促使國企辦公室工作適應(yīng)新形勢下的企業(yè)管理和發(fā)展需求，充分發(fā)揮辦公室部門的管理職能。

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