淺談新時(shí)期電子文檔對醫(yī)院檔案工作的影響及對策

朱文穎

摘要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國的經(jīng)濟(jì)迎來了黃金發(fā)展期，醫(yī)療方面也是更上一層樓，大型醫(yī)院越來越多，在管理上也正趨向于完善，但是對于醫(yī)院電子檔案工作來說，雖然取得了一定的進(jìn)步，而現(xiàn)實(shí)的一些問題仍然存在，需要后來人不斷地去加以完善，使其能夠更好的為大眾服務(wù)。文章接下來將主要就新時(shí)期電子檔案對醫(yī)院檔案工作的影響及對策進(jìn)行探討，在分析總結(jié)當(dāng)下有關(guān)問題的基礎(chǔ)上，給出與之相對應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：電子文檔；醫(yī)院檔案；電子檔案

21世紀(jì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的日趨成熟，令其被應(yīng)用到各行各業(yè)，醫(yī)院當(dāng)然也不會例外，醫(yī)院的檔案從過去的紙筆記錄演變?yōu)殡娮訖n案。電子檔案的應(yīng)用使這項(xiàng)繁瑣的工作變得簡單快捷，節(jié)省了大量的人力物力，并在此基礎(chǔ)之上提升了原有的工作效率。但全新的問題也隨之而來，這種方式的改變，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用需要具有更高水平的檔案管理人員來操作，總體來說當(dāng)前電子檔案在醫(yī)院中的應(yīng)用有便捷之處，同樣也有不足之處，而這些不足就是需要我們?nèi)浹a(bǔ)的地方。

一、新時(shí)期醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀以及影響

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的應(yīng)用時(shí)代已經(jīng)一去不返，時(shí)代的發(fā)展技術(shù)的進(jìn)步，已經(jīng)把這項(xiàng)工作帶到了電子時(shí)代，處于過渡時(shí)期的相關(guān)工作人員，在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用上專業(yè)素質(zhì)普遍不足，以往負(fù)責(zé)相關(guān)工作的人員所具備的技能已經(jīng)滿足不了當(dāng)下的需求，電子檔案工作不僅僅要求工作人員具備文化知識，更要良好的掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)一系列的知識。然而這也是當(dāng)下絕大多數(shù)醫(yī)院檔案工作者的軟肋，負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的人員的技能與思想還都停留在紙質(zhì)檔案的年代，對電子檔案所會用到的計(jì)算機(jī)技能更是一無所知，這種內(nèi)在與現(xiàn)狀極不匹配的情況，所帶來的直接后果只能是檔案管理工作的一團(tuán)糟。

（二）檔案管理缺乏必要的資金投入

電子檔案的管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，離不開資金的支持，尤其是在硬件上的更新與完善，然而當(dāng)下的大多數(shù)醫(yī)院在認(rèn)知上還停留在那個(gè)有紙有筆就能記錄的年代，對此項(xiàng)工作的重視程度不足，所給予電子檔案管理的資金投入更是匱乏，巧婦難為無米之炊，即使相關(guān)的工作人員的能力再強(qiáng)，在軟硬件上得不到及時(shí)的更新與維修，試想工作效率又何談提高？當(dāng)下醫(yī)院電子檔案管理工作，迫在眉睫的就是專業(yè)檔案軟件配置老化想象嚴(yán)重，急需大量資金的投入。

（三）電子文件的特性帶來的問題

電子檔案不同于過往的紙質(zhì)檔案，電子檔案所進(jìn)行的是網(wǎng)絡(luò)存儲，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有高度的依賴性，這一特殊的存儲環(huán)境決定了它易于分享的特性。這種特性既賦予電子檔案便利，同時(shí)也增添了安全風(fēng)險(xiǎn)，使其管理不當(dāng)?shù)那闆r下極易被修改和復(fù)制甚

至銷毀。

（四）醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善

目前醫(yī)院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規(guī)范檔案的管理，醫(yī)院對電子文件的特性沒有充分的了解，所以不能準(zhǔn)確預(yù)測電子文件管理中可能出現(xiàn)的問題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。檔案管理過程隨意性強(qiáng)，醫(yī)院信息管理水平有待提高。

二、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案質(zhì)量的具體對策

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人是一切工作開展的源泉，只有人員的專業(yè)素質(zhì)能夠駕馭工作，如此一來工作才能順利的進(jìn)行，醫(yī)院電子檔案工作也是如此，院方應(yīng)該重視起對負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作員工的定期技能培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)技能，專業(yè)技能除了所涉及的檔案理論知識外，還要注重計(jì)算機(jī)理論知識以及操作技能的培訓(xùn)，除此之外還應(yīng)具備一定的網(wǎng)絡(luò)安全知識。

（二）加大對電子檔案管理的資金投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

需要院方的領(lǐng)導(dǎo)們從思想上轉(zhuǎn)變觀念，增加對電子檔案管理工作的重視，進(jìn)而給予這部分工作更大的資金投入，以此來更換原本落后的軟硬件設(shè)備，訂購配置優(yōu)異的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、文件管理軟件等，并安裝相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件，確保所有檔案信息的高度安全性。

（三）嚴(yán)格把關(guān)電子信息的歸檔，做好電子信息的動態(tài)管理

第一點(diǎn)，把電子檔案所涉及的詳細(xì)電子信息，開展逐一的檢查、鑒定和驗(yàn)收，在此過程中找出所存在的問題，并及時(shí)的進(jìn)行解決，從而達(dá)到入檔的所有信息皆具有專業(yè)性和安全性。第二點(diǎn)，實(shí)時(shí)對所涉及的檔案信息進(jìn)行動態(tài)掌控強(qiáng)化管理，第一時(shí)間查漏補(bǔ)缺完善檔案系統(tǒng)。

（四）不斷建立健全電子檔案管理制度

每個(gè)醫(yī)院的實(shí)際情況間檔案工作有所差異，應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立起符合實(shí)際需求的健全電子檔案管理制度，并落實(shí)到負(fù)責(zé)專人，以此來真正做到有制有責(zé)。制度的制定應(yīng)貫穿電子檔案的收集、整理、錄入、存檔等整個(gè)環(huán)節(jié)。

三、結(jié)束語

時(shí)代決定了人們工作的方式，同樣時(shí)代發(fā)展所帶來的科學(xué)技術(shù)也在極力的輔助著我們的工作，良好的應(yīng)用與之相關(guān)的技術(shù)，就可以使日常的工作事半功倍，新時(shí)期電子檔案在醫(yī)院中的應(yīng)用，就是一個(gè)最具代表的例子。通過電子技術(shù)的應(yīng)用改變了檔案工作的方式，帶來便利的同時(shí)我們要做的就是積極地掌握，這些原本對我們來說陌生的技術(shù)。希望我國醫(yī)院的電子檔案工作越來越好，從而更好地為大眾服務(wù)。

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