檔案數(shù)字化工作中遇到的問題與對策分析

王丹

摘要：各行各業(yè)的發(fā)展過程中大都會涉及到檔案管理工作，而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)字化的發(fā)展日漸成熟。但是由于各方原因的影響，當(dāng)下的檔案數(shù)字化工作中還存在諸多的問題，影響了檔案數(shù)字化的發(fā)展步伐。以下就檔案數(shù)字化工作中遇到的問題與對策進(jìn)行具體的分析探究。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；問題；解決對策

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案信息建設(shè)及管理的數(shù)字化發(fā)展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。數(shù)字化管理系統(tǒng)在檔案信息管理中的應(yīng)用，很大程度上提高了檔案信息管理建設(shè)的質(zhì)量和效率。但是在檔案信息化的背景下，仍然存在很多的問題制約著檔案信息管理建設(shè)效率的提高，所以急需采取有效的措施改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。文章就此問題進(jìn)行全面而深入的分析探討。

一、檔案數(shù)字化工作中遇到的問題初探

（一）資金投入力度有待加大

由于數(shù)字化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備支持，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式不同，因此建設(shè)成本比傳統(tǒng)的檔案管理成本要高，但在數(shù)字化建設(shè)時，技術(shù)設(shè)備的采購工作中存在嚴(yán)重的資金缺乏現(xiàn)象，從而導(dǎo)致服務(wù)器或計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備短缺，不能滿足資料存儲的需求，因此檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展緩慢，數(shù)字化建設(shè)工作難以有效開展。

（二）檔案管理制度有待健全

檔案信息化管理和運(yùn)用比較混亂，主要表現(xiàn)在內(nèi)部檔案信息難以保持協(xié)調(diào)穩(wěn)定狀態(tài)?，F(xiàn)在我國大部分組織單位沒有明確的檔案管理制度，只是將重點(diǎn)放在檔案建設(shè)的表面工作上，真正能夠用于研究應(yīng)用的檔案信息少之又少，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價值。

（三）管理人員建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案管理工作是系統(tǒng)性和復(fù)雜性的工作，對檔案管理工作人員的要求較高，不僅需要有豐富的專業(yè)知識，還需要對城市建設(shè)及相關(guān)內(nèi)容有所了解，在檔案錄入時要求具備有較高的計(jì)算機(jī)水平，從而滿足檔案的錄入、存儲及管理需要。就目前來看，在檔案管理工作中，大部分管理工作人員的專業(yè)知識儲備不足，技術(shù)水平及計(jì)算機(jī)操作水平較低，難以滿足城市檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，存在嚴(yán)重的人才短缺現(xiàn)象。

（四）安全管理工作有待落實(shí)

對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理雖能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同時也存在較大的安全隱患，由于紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性強(qiáng)的特點(diǎn)，易于長時間保存。但數(shù)字化管理工作是在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上操作的，將檔案錄入到計(jì)算機(jī)中，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享。在檔案管理工作中需要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備支持，存在較強(qiáng)的依賴性，當(dāng)數(shù)字檔案受到外界環(huán)境影響時，就會發(fā)生系統(tǒng)故障或受到外界黑客攻擊，從而引發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞，恢復(fù)工作十分困難，對城市建設(shè)工作來說較為不利，不利于促進(jìn)城市的發(fā)展。

二、檔案數(shù)字化工作中的優(yōu)化策略

（一）加大投入，完善軟硬件設(shè)施建設(shè)

軟硬件設(shè)施建設(shè)是開展檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和前提，因此，要加大資金投入，購置先進(jìn)的微機(jī)、掃描儀、備份磁盤、檔案系統(tǒng)管理軟件等設(shè)施；要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟件的研發(fā)利用工作，不斷改進(jìn)和完善與檔案數(shù)字化建設(shè)相匹配的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。

（二）加強(qiáng)管理，建立健全管理制度

1.檔案數(shù)字化制度制定的時候，要對單位內(nèi)部的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析，對國家的相關(guān)檔案管理法規(guī)進(jìn)行仔細(xì)的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發(fā)展的需求，也能規(guī)范于國家的檔案管理法規(guī)。

2.數(shù)字化管理制度。即是針對檔案資源的收錄和信息管理，對信息查詢與信息利用提供方便，在檔案資源錄入時應(yīng)采用同種方式錄入，并對同種類型的檔案資源放入同一個數(shù)據(jù)庫存儲，數(shù)據(jù)庫的資源要進(jìn)行及時更新，確保檔案的時效性。

3.信息化標(biāo)準(zhǔn)。在信息收集和信息格式、信息網(wǎng)站建立中都需要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)支持，對檔案信息管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)與規(guī)劃，從而加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的規(guī)范化管理。

（三）重視人才，加強(qiáng)管理人才建設(shè)

首先，要引進(jìn)不同知識結(jié)構(gòu)的熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的特殊人才，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用和安全。其次，要合理配備和使用現(xiàn)有檔案工作人員，利用他們己有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)開展數(shù)字化工作，以提高工作效率，少走彎路。最后，要定期對檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和軟件應(yīng)用技能培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以更好地勝任所承擔(dān)的檔案數(shù)字化工作。

（四）強(qiáng)調(diào)安全，強(qiáng)化安全管理體系建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息安全問題日益凸顯，檔案數(shù)據(jù)安全問題應(yīng)引起高度重視，在檔案館（室）開展數(shù)字化工作時，要嚴(yán)格按照國家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的安全保障制度和措施，通過各種手段和技術(shù)，提高抗風(fēng)險能力，建立起完整配套的檔案實(shí)體安全與數(shù)據(jù)安全體系，從而排除檔案數(shù)字化建設(shè)中各種安全隱患。

此外，要推進(jìn)落實(shí)網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺的建設(shè)。當(dāng)前階段數(shù)字化的檔案管理還需要建立專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，數(shù)字化檔案管理的本質(zhì)是要將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容進(jìn)行管理，但如果僅僅將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容，而不通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享，則僅僅是將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容傳輸?shù)轿锢砻浇橹?，只是換了個存儲的方式，并沒有實(shí)際的意義。因此，必須要建立專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺。通過這種平臺檔案管理人員可以及時對相關(guān)檔案進(jìn)行管理，用戶也可以實(shí)現(xiàn)檔案的及時查閱，這就使得檔案管理的便捷性不斷增強(qiáng)。檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺的建設(shè)是一個較為復(fù)雜的過程，在這個過程中，相關(guān)部門需要根據(jù)單位的特點(diǎn)對管理平臺進(jìn)行規(guī)劃與設(shè)計(jì)。同時，充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高平臺的運(yùn)行效率，從而提高檔案管理的效率。

三、結(jié)語

綜上，檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展背景下行業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的落實(shí)是促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的積極因素。在未來的發(fā)展中，我們要加大檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)投入，健全管理制度，加強(qiáng)人才建設(shè)，全面推動檔案數(shù)字化工作的可持續(xù)發(fā)展。

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