建筑工程項目檔案資料管理研究

沈元軻

摘要：與建筑工程項目相關(guān)的技術(shù)檔案資料是工程項目從開工準(zhǔn)備、施工過程、到竣工決算全部過程的第一手資料，是有關(guān)方面進(jìn)行工程結(jié)算的佐證資料。而工程項目的檔案資料的保管管理工作是工程項目管理的一項重要的基礎(chǔ)性工作，建筑類企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)工作的管理，提高管理的水平。

關(guān)鍵詞：工程項目；檔案管理

建設(shè)工程項目檔案管理工作包括了工程項目從項目建議書、項目的規(guī)劃籌備、勘察設(shè)計、開工準(zhǔn)備、施工生產(chǎn)一直到竣工驗收、竣工決算等等過程中產(chǎn)生的文件資料、相關(guān)圖紙、表格、音視頻資料等。工程項目施工生產(chǎn)過程中涉及的相關(guān)單位應(yīng)該要保證工程項目相關(guān)檔案資料的準(zhǔn)確與完整、清楚，這也是工程項目最終是否能通過竣工驗收檢查的前提條件。所以，工程項目的相關(guān)檔案管理資料的在項目管理工作中是非常重要的一項工作，其重要性具體表現(xiàn)在以下方面：第一，在項目的施工過程中，相關(guān)的施工資料真實的反映了工程項目的原材料、施工工藝、施工機(jī)械等的質(zhì)量狀況，是否符合相關(guān)施工規(guī)范；施工過程中的單位工程、單項工程、分部工程、分項工程以及相應(yīng)的工序和檢驗批質(zhì)量是否合格。第二，建設(shè)工程項目的管理是一種動態(tài)管理過程，需要在工程的生產(chǎn)過程中不斷的進(jìn)行事前控制、事中控制、事后控制，也就是要進(jìn)行不斷的進(jìn)行工程質(zhì)量的反饋，進(jìn)行預(yù)調(diào)微調(diào)。完整準(zhǔn)確的工程項目的檔案資料有助于工程項目的管理者進(jìn)行工程施工過程中的預(yù)先控制、事中控制，從而保證工程項目最終的工程質(zhì)量。第三，在工程項目完工以后要進(jìn)行工程項目的竣工驗收，而根據(jù)竣工驗收規(guī)范，工程項目的質(zhì)量是否合格，是否符合相關(guān)的竣工驗收規(guī)范，非常重要的依據(jù)就是工程項目在生產(chǎn)過程和中形成的各種檔案資料。第四，在工程項目經(jīng)過竣工決算交付使用后，需要不斷的進(jìn)行維修維護(hù)，甚至需要對建筑物進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者加層等，這樣工程項目在前期的生產(chǎn)過程形成的檔案資料就成為后期維護(hù)改建的重要依據(jù)。

雖然，工程項目的檔案資料在項目的全生命周期里非常重要，但是，不可否認(rèn)當(dāng)前我國的建筑工程項目管理過程中的檔案管理工作還存在著很大的問題。主要表現(xiàn)在以下方面：第一，工程項目管理人員的檔案管理意識非常薄弱，不重視工程項目的檔案管理工作。所有的建筑工程項目所涉及到的工程檔案資料都非常的多，所涉及的管理部門、工種等等也是非常的復(fù)雜。這些檔案資料都要在工程竣工驗收通過后移交給業(yè)主。一項工程項目在施工完成后如果沒有出現(xiàn)大的質(zhì)量問題就可以在短時間內(nèi)成功交付該工程項目給業(yè)主。但是，工程施工完成后工程檔案資料的收集整理工作并沒有結(jié)束，如果在短時間內(nèi)不能整理收集完全面的工程檔案資料，在施工隊伍解散后就給檔案的管理帶來了巨大的困難，有的不得不閉門造車造檔案資料。另一方面，對工程項目的施工單位來說，施工單位只關(guān)心該項目能不能順利通過竣工驗收，從而順利拿到工程費用。這樣施工單位就只關(guān)心與工程項目的竣工驗收相關(guān)的工程檔案資料，導(dǎo)致與該工程項目相關(guān)的其他檔案資料的缺失、不完整、不準(zhǔn)確。而當(dāng)該工程項目通過竣工驗收，順利移交給建設(shè)單位以后，建設(shè)單位沒有相應(yīng)的完整的工程檔案資料對該工程進(jìn)行后續(xù)的管理工作。第二，我國的建筑市場中還沒有形成完善的工程項目檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。在我們的建筑類企業(yè)中除了工程項目管理人員檔案管理意識淡薄意外，還普遍存在著工程建設(shè)“重建設(shè)，輕管理”的問題。很多建筑類企業(yè)在管理上更多看重哪一項工作能夠給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。而對于工程項目的檔案管理工作企業(yè)管理人員大多認(rèn)為該項工作費時費力，然而不能給企業(yè)或者項目帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以該項工作可有可無。很多工程管理人員認(rèn)為工程檔案資料管理的好壞不影響工程項目的實體質(zhì)量，所以導(dǎo)致工程檔案資料的管理不規(guī)范、不科學(xué)、在建筑生產(chǎn)過程中只是流于形式化。第三，在工程項目的工程檔案資料的管理中監(jiān)理工作的缺位導(dǎo)致了對于檔案資料管理缺乏監(jiān)管。在工程項目的建設(shè)過程中監(jiān)理代表建設(shè)單位為工程項目的提供專業(yè)化的項目管理工作。監(jiān)理單位幫助建設(shè)單位對于該工程項目的質(zhì)量、進(jìn)度、投資等管理工作進(jìn)行控制監(jiān)督。工程檔案資料的管理也是工程項目管理的一項重要管理工作，工程監(jiān)理人員應(yīng)該對工程項目的檔案資料管理進(jìn)行過程控制與事后的監(jiān)督，嚴(yán)格把好工程資料的收集、整理與歸檔、保管、移交工作，保證工程檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。

鑒于工程項目檔案管理工作的重要性，工程項目應(yīng)該從以下方面加強(qiáng)工程項目檔案資料管理工作。第一，工程項目管理人員應(yīng)該增強(qiáng)工程項目檔案管理工作的意識，保證建筑工程檔案資料及時歸檔。工程項目檔案資料歸檔的及時性是保證檔案資料完整性和有效性的前提。在工程項目的建設(shè)過程中工程項目管理人員（包括監(jiān)理人員）應(yīng)該根據(jù)工程項目的施工進(jìn)度及時整理歸檔相關(guān)資料，只有這樣才能保證工程項目檔案資料的是對項目質(zhì)量、進(jìn)度、投資等方面的真實反映。在建設(shè)單位的內(nèi)部管理方面要嚴(yán)格執(zhí)行針對工程項目檔案資料的“自檢、互檢和交接檢”的管理規(guī)范要求，從而保證質(zhì)量控制、進(jìn)度控制以及投資控制的相關(guān)檔案資料的及時整理和歸檔，為工程項目的事中控制、事后控制提供可靠的參考依據(jù)。監(jiān)理單位也應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理意識，切實負(fù)起監(jiān)理的責(zé)任，及時監(jiān)督建筑施工單位等相關(guān)單位及時整理好保存好工程項目的檔案資料，為后面的項目竣工驗收以及項目交付使用后的運營維護(hù)管理工作提供依據(jù)。建筑類企業(yè)的管理人員要提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，進(jìn)一步提高工程技術(shù)人員的檔案管理的業(yè)務(wù)技能、工作標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提高檔案管理的重要性；明確分工，構(gòu)建職責(zé)明確、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理體制。第二，加強(qiáng)施工技術(shù)資料的收集和記錄工作，定期歸檔收集、儲存，現(xiàn)場的項目部應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，完善檔案的信息化管理工作，充分利用計算機(jī)信息系統(tǒng)對工程檔案進(jìn)行合理有效的收集、整理、檢索、與歸檔，使資料管理工作實現(xiàn)自動化、可視化、標(biāo)準(zhǔn)化，不斷推進(jìn)資料檔案管理技術(shù)創(chuàng)新，提升管理能力。

（作者單位：淄博職業(yè)學(xué)院）