如何做好會(huì)議籌備組織管理工作

潘愛(ài)東

摘要：召開(kāi)會(huì)議的目的是作出決策，解決問(wèn)題，布置工作。會(huì)議籌備組織工作就是緊緊圍繞并很好的服從服務(wù)于這一目的和宗旨，把保證會(huì)議的順利，保證完成會(huì)議預(yù)定目標(biāo)，保證會(huì)議質(zhì)量和提高會(huì)議效率作為工作的指導(dǎo)原則。牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、精品意識(shí)，做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、高效優(yōu)質(zhì)、安全保密，確保會(huì)議開(kāi)得圓滿成功。

關(guān)鍵詞：會(huì)議管理；流程優(yōu)化；環(huán)節(jié)控制；總結(jié)提升

會(huì)議的組織籌備管理工作主要由各單位辦公室來(lái)承擔(dān)?？傮w要求是：牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、精品意識(shí)，做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、高效優(yōu)質(zhì)、安全保密。在具體的籌備組織管理工作中應(yīng)注意把握好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。

一、認(rèn)真細(xì)致地做好會(huì)前籌備工作

擬定籌備工作方案。方案主要包括會(huì)議名稱、起止時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議議題、參加會(huì)議人員范圍、人數(shù)、會(huì)議日程、分組安排和召集人名單、會(huì)議材料目錄和準(zhǔn)備單位、會(huì)議工作機(jī)構(gòu)設(shè)置、負(fù)責(zé)人和工作方式、會(huì)標(biāo)、會(huì)場(chǎng)布置和主席臺(tái)安排意見(jiàn)、文娛活動(dòng)、會(huì)議報(bào)道、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。如會(huì)議有選舉、頒獎(jiǎng)、參觀、合影等活動(dòng)，也將安排意見(jiàn)一并列入。

起草會(huì)議通知。根據(jù)批準(zhǔn)的會(huì)議籌備方案，起草會(huì)議通知。會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱、開(kāi)會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。落實(shí)與會(huì)人員名單。會(huì)議通知發(fā)出后，按要求認(rèn)真做好與會(huì)人員報(bào)名登記工作，及時(shí)落實(shí)與會(huì)人員名單。對(duì)請(qǐng)假的與會(huì)人員，按程序報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)有關(guān)單位的要求和問(wèn)題，及時(shí)請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)答復(fù)。

確定會(huì)議步驟。會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序做出安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日做出的安排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，切不可隨意變動(dòng)。

會(huì)前檢查。會(huì)議召開(kāi)前一天，檢查會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備情況，與會(huì)人員報(bào)名、分組情況、會(huì)議室安排、會(huì)場(chǎng)布置及安全保衛(wèi)工作等。同時(shí)，按程序報(bào)批《會(huì)議須知》，于會(huì)議報(bào)到前印出。

組織報(bào)到。會(huì)議工作人員提前進(jìn)駐會(huì)議駐地，組織簽到，發(fā)放會(huì)議材料、證件及預(yù)備會(huì)議通知等。布置會(huì)場(chǎng)。提前布置會(huì)場(chǎng)，擺放座簽，檢查會(huì)標(biāo)、音響等。

二、嚴(yán)謹(jǐn)周到地做好會(huì)中落實(shí)工作

每次會(huì)議開(kāi)始前，提前半小時(shí)到會(huì)場(chǎng)，分發(fā)會(huì)議材料，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)講話和主持詞等材料，檢查主席臺(tái)座次安排和會(huì)場(chǎng)的燈光、音響、錄音錄像設(shè)備及休息室、茶水等準(zhǔn)備情況。落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)人員的到會(huì)情況，向會(huì)議主持人報(bào)告。落實(shí)新聞?dòng)浾?、播音員及發(fā)言人到會(huì)情況。組織落實(shí)有關(guān)人員認(rèn)真做好會(huì)議錄音或記錄。大會(huì)有發(fā)言時(shí)，提前通知發(fā)言人做好準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。提前落實(shí)印制會(huì)議文件材料，會(huì)前發(fā)放。做好會(huì)議值班工作。會(huì)議期間，會(huì)議值班室聽(tīng)會(huì)值班，隨時(shí)處理各種問(wèn)題。組織安排好會(huì)議期間領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)。對(duì)需要回收的文件，在會(huì)議結(jié)束前及時(shí)如數(shù)收回。注意送行，善始善終。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)安排好領(lǐng)導(dǎo)車(chē)輛，做好送車(chē)工作。

三、及時(shí)全面地做好會(huì)后總結(jié)管理工作

會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足，以利改進(jìn)。及時(shí)將全部會(huì)議材料收集整理，交由關(guān)檔案管理部門(mén)存檔。要建立健全會(huì)議管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮會(huì)議管理效能。應(yīng)當(dāng)遵循精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)約的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議次數(shù)和規(guī)模。會(huì)前應(yīng)當(dāng)做好充分準(zhǔn)備，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，杜絕召開(kāi)沒(méi)有明確議題、沒(méi)有準(zhǔn)備、無(wú)實(shí)質(zhì)意義、單獨(dú)溝通可解決問(wèn)題的會(huì)議。出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議需要安排，原則上按照領(lǐng)導(dǎo)工作分工安排參加，杜絕陪會(huì)現(xiàn)象，無(wú)關(guān)人員不安排參會(huì)。 做好會(huì)議、活動(dòng)報(bào)道。嚴(yán)格控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)。對(duì)需要經(jīng)費(fèi)的會(huì)議，應(yīng)按規(guī)定編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，經(jīng)批準(zhǔn)后嚴(yán)格執(zhí)行。會(huì)場(chǎng)布置力求節(jié)儉實(shí)用。會(huì)議決定的事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會(huì)人員應(yīng)當(dāng)按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹、落實(shí)。創(chuàng)新會(huì)議形式，提倡利用公司電視電話會(huì)議系統(tǒng)召開(kāi)電視電話會(huì)議，切實(shí)減少各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部集中開(kāi)會(huì)次數(shù)；做好視頻會(huì)議系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)利用，不斷提高會(huì)議效率，降低會(huì)議成本。會(huì)議通知、簽到單、報(bào)告單、會(huì)議記錄及相關(guān)會(huì)議材料由會(huì)議組織單位建檔、保存、備查。

總之，會(huì)務(wù)工作的時(shí)效性非常強(qiáng)，它要求參與組織和服務(wù)會(huì)議的工作人員在一定的時(shí)間內(nèi)必須完成一定的任務(wù)，否則就會(huì)影響整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程，嚴(yán)重的還會(huì)造成惡劣的影響。因此，會(huì)前應(yīng)該準(zhǔn)備的工作，必須按時(shí)、保質(zhì)保量的完成，會(huì)間的各項(xiàng)服務(wù)工作也要講究效率，確保會(huì)議質(zhì)量。會(huì)議的善后工作雖然在會(huì)議結(jié)束以后進(jìn)行，但并不意味著可以無(wú)限拖延，如果效率不高，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，也會(huì)影響到會(huì)議精神的傳達(dá)、貫徹和落實(shí)，同樣影響會(huì)議的效果。因此，會(huì)議籌備組織管理工作是整個(gè)會(huì)議工作的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到會(huì)議的效果，會(huì)務(wù)工作人員必須嚴(yán)格地按照會(huì)議主辦者或者會(huì)議主持人的要求，一絲不茍地做好每一項(xiàng)工作，確保會(huì)議開(kāi)得圓滿成功。

（作者單位：山東鋼鐵股份有限公司萊蕪分公司黨委辦公室/公司辦公室）