從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

陳艷珍

摘要：在現(xiàn)代化企業(yè)建設的背景下，許多組織單位逐漸引入和實行了現(xiàn)代人力資源部管理理念與方式，極大地促進了組織人力資源的優(yōu)化配置。與此同時，受現(xiàn)代人力資源管理的影響，對組織中的人事檔案管理也提出了更高的要求，其管理水平直接影響著組織整體的人力資源管理水平。因此，本文首先簡要分析了在現(xiàn)代人力資源管理中人事檔案管理存在的問題，并探討了新要求下的管理措施，以供參考。

關鍵詞：現(xiàn)代人力資源管理；人事檔案工作

人事檔案管理是現(xiàn)代人力資源管理工作中的重點內(nèi)容，其中包含著組織單位中員工的工作經(jīng)歷、興趣特長、工作業(yè)績等相關信息，是單位選拔和任用員工、為員工提供晉升機會的重要憑借，其管理質(zhì)量是單位人力資源管理質(zhì)量的決定性因素，且對單位的各項管理工作以及業(yè)務發(fā)展等具有重要的影響意義。但當前許多單位的人事檔案管理中存在一些不足，因此，如何在現(xiàn)代人力資源管理理念的推行下不斷創(chuàng)新人事檔案管理制度和手段是各組織單位發(fā)展中的重要任務。

一、現(xiàn)代人力資源管理中人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理手段未實現(xiàn)現(xiàn)代化

當前是大數(shù)據(jù)時代，各項信息技術的應用對組織的經(jīng)營管理手段產(chǎn)生了巨大的影響。但目前我國仍有部分組織單位的人事檔案管理采用手工管理的形式，尚未實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的管理模式，在實際的管理中常由于環(huán)境和人為等因素造成檔案信息的失真。

（二）人事檔案管理工作不規(guī)范

有些單位雖實現(xiàn)了人事檔案管理的現(xiàn)代化建設，但在實際的工作中由于缺乏科學的檔案管理制度和體系而使得其檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性，如常會出現(xiàn)管理流程上的混亂、管理程序隨意等現(xiàn)象，不利于檔案管理水平的提升。

（三）人事檔案管理現(xiàn)存信息實用性不高

人事檔案的信息內(nèi)容需要能夠真實客觀反映出員工的相關信息，但在許多單位中，其檔案管理的現(xiàn)存信息與員工的實際信息常存在一定程度上的偏差，在調(diào)用員工檔案時，常會出現(xiàn)實用性不高的現(xiàn)象，進而影響著單位的人力資源管理質(zhì)量[1]。

（四）人事檔案歸檔分類不清晰

在許多因素的影響下，如檔案管理人員的工作能力有限、單位的技術設備建設不完善等，使得其人事檔案管理的歸檔分類不清晰。在實際的調(diào)用中，也常會出現(xiàn)查詢不精準等問題，嚴重制約著單位的管理效率。

（五）人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高

網(wǎng)絡信息技術的普及與應用對人事檔案管理人員的能力提出處理更高的要求，但現(xiàn)今我國許多單位中的檔案管理人員多是身兼多職，對于檔案管理方面的知識認知有限，且不具備較強的技術操作技能，使得單位的人事檔案管理無法及時跟上現(xiàn)代化人力資源管理的步伐，降低了管理效率。

二、現(xiàn)代人力資源管理對人事檔案管理的新要求

（一）完善人事檔案管理制度體系

單位的人事檔案管理工作不是一成不變的，而是要根據(jù)單位的發(fā)展形勢以及現(xiàn)代化相關理念的發(fā)展要求等進行針對性的改革與創(chuàng)新。因此，各單位需要不斷制定和完善人事檔案管理的制度體系，如制定統(tǒng)一的管理標準和檔案歸檔標準、規(guī)定嚴謹?shù)臋n案收集和篩選制度等，不斷提升檔案材料的完整性和真實性。同時為檔案管理人員的工作提供明確的指導方向。

（二）實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化

在現(xiàn)代人力資源管理的方式中，單位的人力資源管理結(jié)構(gòu)也逐漸趨于復雜化，一定程度上增加了人事檔案管理的難度。因此，單位需要不斷加強人事檔案管理的現(xiàn)代化建設，提高計算機、相關管理軟件和技術的應用力度，進而高效整合單位中所有員工的信息不斷提高人事檔案信息收集與整理的完整性。與此同時，單位還需不斷完善檔案管理的管理信息系統(tǒng)，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，以方便工作人員及時進行信息的修改與補充，不斷提升單位的人事檔案管理水平[2]。

（三）實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化

在現(xiàn)代人力資源管理的影響下，單位需要不斷實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化。首先是檔案管理流程上的規(guī)范化，從檔案材料的收集、分析、整理、歸檔和保存等方面都制定規(guī)范的要求和標準。其次加強對單位管理設施和技術的投入，如掃描儀、吸塵器、打印機、計算機等，進而不斷實現(xiàn)數(shù)字化、信息化的管理模式。然后管理人員還需對人事檔案進行有序地編碼，建立人事電子檔案，并根據(jù)實際的檔案管理工作中存在的問題進行及時整改。

（四）提高人事檔案信息的實用性

人事檔案的實用性是各組織單位開展現(xiàn)代人力資源管理工作的一項重要內(nèi)容，同時也影響著員工的切身利益。因此，檔案管理人員需要不斷提升檔案信息的實用性與適用性。首先，需要人事檔案管理部門加強與其他職能部門之間的聯(lián)系，進而確保收集到的檔案信息能夠真實反映單位員工的工作狀況，并隨時對現(xiàn)存的檔案信息進行補充與調(diào)整。其次，單位還可建立檔案工作聊天群組，進而不斷增強檔案管理工作的實用性。

（五）構(gòu)建專業(yè)的人事檔案管理隊伍

人事檔案管理質(zhì)量的提升需要單位不斷加強專業(yè)管理人員的隊伍建設，并定期對檔案管理人員進行專項的知識技能的培訓，不斷加深其對現(xiàn)代人力資源管理的認知以及對人事檔案管理工作的重視度，增強其工作的責任意識。同時，還需加強管理人員的技術操作技能的培訓，進而提高其綜合素質(zhì)能力。

三、總結(jié)

綜上所述，各組織單位在重視現(xiàn)代人力資源管理的同時，還需加強人事檔案管理的制度、體系、人才隊伍、內(nèi)容等方面的建設，進而逐漸使之能夠適應當下現(xiàn)代人力資源管理的要求，不斷提升人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，時刻保持與時俱進的管理理念，充分發(fā)揮出人事檔案管理的真實效用，從而促進組織的長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]王琦琦.現(xiàn)代人力資源管理新趨勢下的人事檔案管理工作探討[J].城建檔案，2017（03）：69-70.

[2]楊彥杰.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].城建檔案，2017（01）：72-73.

（作者單位：山西省呂梁市方山縣人才交流服務中心）