醫(yī)院后勤物資管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

殷艷華+陳榮山

【摘要】 本文通過(guò)介紹我院將信息化手段引入后勤物資管理的經(jīng)歷，實(shí)現(xiàn)管理流程優(yōu)化，管理成本降低，管理效率提升的目標(biāo)，供同行借鑒參考。

【關(guān)鍵詞】 后勤物資管理系統(tǒng) 制度完善 流程優(yōu)化

引言：數(shù)字化醫(yī)院的建設(shè)為醫(yī)院后勤物資的管理提供了新的思路，將信息技術(shù)應(yīng)用于后勤物資的管理，優(yōu)化其管理流程，實(shí)現(xiàn)物資管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，可有效降低管理成本，提高管理質(zhì)量。

一、傳統(tǒng)后勤物資管理手段的弊端

1、制度不完善，流程不合理。在傳統(tǒng)管理模式中，供貨單位多采用付款入庫(kù)的模式進(jìn)行核算，經(jīng)常會(huì)發(fā)生有貨無(wú)票或票先到貨未到的情況，導(dǎo)致財(cái)務(wù)賬面與倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存存在嚴(yán)重不一致。另外，出入庫(kù)流程不規(guī)范，甚至?xí)霈F(xiàn)出入庫(kù)手續(xù)不經(jīng)過(guò)倉(cāng)管的情況，供應(yīng)商直接交貨至使用科室，再由使用科室憑單張發(fā)票辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)管無(wú)法核實(shí)賬物，囫圇入庫(kù)，極易導(dǎo)致賬物不平，嚴(yán)重時(shí)會(huì)滋生腐敗。

2、管理力度不足，工作流于形式。后勤物資傳統(tǒng)管理模式中，無(wú)法對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存進(jìn)行快速查詢，倉(cāng)庫(kù)賬目也多為“糊涂賬”，管理難度大，各項(xiàng)工作也多流于形式。再者，月度盤點(diǎn)工作本應(yīng)為下月采購(gòu)計(jì)劃提供參考，但由于賬物核對(duì)工作量大、步驟繁瑣，加之管理不到位，盤盈盤虧大多憑直覺(jué)、交差了事。

3、人員分工混亂，缺乏監(jiān)管。傳統(tǒng)后勤管理模式中，領(lǐng)導(dǎo)管理意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不夠，人力物力投入較少，導(dǎo)致人員缺乏、人員分工不明確，一人身兼數(shù)職的情況普遍存在，甚至集采購(gòu)、入出庫(kù)、盤點(diǎn)等職權(quán)于一身，極易出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)和領(lǐng)用，從而造成集體資源流失。

二、后勤物資管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

1、系統(tǒng)總體目標(biāo)。針對(duì)物資管理模式存在的弊端，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，探索后勤物資管理改革新思路，引入信息化管理理念和技術(shù)，建設(shè)物資信息化管理系統(tǒng)，優(yōu)化后勤物資管理流程，對(duì)醫(yī)院后勤物資從采購(gòu)、出入庫(kù)管理、財(cái)務(wù)核算等流程實(shí)行全方位監(jiān)控。2、管理流程優(yōu)化。為實(shí)現(xiàn)后勤物資管理流程的全程跟蹤，讓管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，從根本上杜絕弄虛作假、假公濟(jì)私的現(xiàn)象，后勤物資管理的主要流程可優(yōu)化為：使用科室物資申請(qǐng)采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)審核后生成采購(gòu)計(jì)劃、根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)、物資到貨后憑票入庫(kù)、使用科室申領(lǐng)、倉(cāng)庫(kù)審核后物資出庫(kù)并生成出庫(kù)單、倉(cāng)庫(kù)安排專人進(jìn)行物資配送，配送回執(zhí)簽字存檔。3、設(shè)計(jì)技術(shù)介紹。為節(jié)約資源，方便系統(tǒng)接口，后勤物資管理系統(tǒng)作為HIS子系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)。系統(tǒng)整體遵循了易操作性、可擴(kuò)展性的設(shè)計(jì)原則，采用三層架構(gòu)、模塊化設(shè)計(jì)，采用Delphi7進(jìn)行人機(jī)交互界面設(shè)計(jì)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)使用SQL Server2005進(jìn)行管理，使用快速報(bào)表工具控件FastReport設(shè)計(jì)報(bào)表。

三、后勤物資管理系統(tǒng)功能模塊介紹

1、數(shù)據(jù)字典管理模塊。數(shù)據(jù)字典管理模塊是應(yīng)用系統(tǒng)易操作性和數(shù)據(jù)規(guī)范性的保證，完善的數(shù)據(jù)字典配置可讓用戶減少數(shù)據(jù)錄入的工作量，提供數(shù)據(jù)錄入的效率和規(guī)范性。后勤物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典管理功能，可對(duì)系統(tǒng)使用的所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括物資類別、物資庫(kù)房、供應(yīng)商管理、三證管理、科室設(shè)置、操作員設(shè)置等。

2、庫(kù)存管理模塊。庫(kù)存管理功能是后勤物資管理系統(tǒng)的核心功能，包括出入庫(kù)管理、庫(kù)存管理、計(jì)劃管理等。其中，入庫(kù)功能是對(duì)進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的物品進(jìn)行登記，包括直接入庫(kù)和科室退庫(kù)入庫(kù)，物資入庫(kù)可選有票入庫(kù)和無(wú)票入庫(kù)；出庫(kù)功能是由申領(lǐng)科室發(fā)送申領(lǐng)單，倉(cāng)管人員對(duì)申領(lǐng)單進(jìn)行審批后，進(jìn)行物資配送并生成出庫(kù)單；倉(cāng)管人員根據(jù)查詢某物資的當(dāng)前庫(kù)存量和物資消耗情況，生成采購(gòu)計(jì)劃；另外，系統(tǒng)還具有庫(kù)存和效期報(bào)警功能，根據(jù)預(yù)設(shè)的庫(kù)存值和效期值，系統(tǒng)自動(dòng)彈出報(bào)警提示，極大方便了倉(cāng)管人員的管理。

3、財(cái)務(wù)管理模塊。財(cái)務(wù)管理模塊提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理功能，包括物資報(bào)損、月結(jié)對(duì)賬、盤盈盤虧等，并可生成物資消耗、預(yù)支對(duì)比、進(jìn)銷存月報(bào)等各種財(cái)務(wù)報(bào)表，方便醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行全成本核算。

4、查詢報(bào)表模塊。后勤物資管理系統(tǒng)提供豐富的報(bào)表查詢功能，使倉(cāng)管人員隨時(shí)了解物資的庫(kù)存、消耗、流動(dòng)等情況，為物資管理提供詳實(shí)的依據(jù)。查詢報(bào)表包括出入庫(kù)查詢、庫(kù)存查詢、科室領(lǐng)用查詢、供貨歷史查詢、出入庫(kù)分析報(bào)表、物資消耗分析報(bào)表、庫(kù)存有效期統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

四、后勤物資管理系統(tǒng)應(yīng)用體會(huì)

醫(yī)院后勤物資管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，優(yōu)化了后勤物資管理流程，對(duì)醫(yī)院后勤物資從采購(gòu)、出入庫(kù)管理、財(cái)務(wù)核算等流程實(shí)行全方位監(jiān)控，保證了物資使用的安全性和便捷性。另外，通過(guò)系統(tǒng)提供的各種查詢報(bào)表，各科室可對(duì)自己的物資領(lǐng)用情況進(jìn)行成本核算，增強(qiáng)了科室的成本意識(shí)和節(jié)約意識(shí)，避免了物資積壓和浪費(fèi)，降低了醫(yī)院整體物資消耗，實(shí)現(xiàn)了管理出效益的根本目標(biāo)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]張國(guó)平，杜國(guó)芬等.信息技術(shù)在醫(yī)院后勤物資保障中的應(yīng)用[J].醫(yī)學(xué)信息，2015，28（22）

[2蔣俊.醫(yī)院后勤物資信息化管理的應(yīng)用與體會(huì)[J].中國(guó)管理信息化，2015，18（19）：96-97.