事業(yè)單位文書檔案管理水平提升研究

杜蕾

摘要：事業(yè)單位隸屬于我國的政府組織體系之中，其主要為社會教育、科技發(fā)展、文化產(chǎn)業(yè)、社會保障等提供相應的公共服務，是我國發(fā)展進程中不可或缺的重要機構(gòu)，其所產(chǎn)生的社會價值與政治價值等都是不可忽視的。事業(yè)單位在實際運行過程中，會產(chǎn)生大量的文書檔案，且這些檔案資料珍貴、價值高，是支撐事業(yè)單位發(fā)展的基礎材料?？梢?，提高事業(yè)單位文書檔案管理水平具有重要意義。面對此類問題，本文就事業(yè)單位文書檔案管理水平提升策略展開分析與研究。

關鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；管理；信息化

在事業(yè)單位發(fā)展與運行過程中，會處理各項公共類事務，這勢必會產(chǎn)生大量的文書資料，其中記錄著事業(yè)單位的發(fā)展史，這對與事業(yè)單位的長足發(fā)展具有重要的借鑒價值。因此，當前，重視對事業(yè)單位文書檔案的管理極其重要。事業(yè)單位文書檔案管理工作的實施，應順應時代的發(fā)展趨勢，將更具現(xiàn)代化、信息化的技術應用其中，以實現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化與高效性。

一、事業(yè)單位文書檔案管理的重要價值

我國地大物博，國土遼闊，這勢必會產(chǎn)生大量的公共事務，如教育、文化、體育等，促使公共事務數(shù)量也會大大增加。事業(yè)單位在實際運行工作中，會產(chǎn)生大量的文書檔案，這些檔案信息所產(chǎn)生的價值是不可忽視的，對事業(yè)單位未來的發(fā)展意義重大[1]。在文書檔案之中，記錄著關于事業(yè)單位所執(zhí)行各類事務、經(jīng)典案例與基本業(yè)績，是事業(yè)單位后續(xù)工作開展的重要依據(jù)之一，也是衡量事業(yè)單位發(fā)展水平與社會地位的一項重要標準。因此，從長遠角度來看，應不斷提高文書檔案資料的管理水平，對現(xiàn)有的文書檔案進行開發(fā)與利用，旨在為事業(yè)單位發(fā)展與建設提供條件。信息化背景下，為提高文書檔案管理效果，可將原本的文書檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，借助電子平臺來實現(xiàn)對文書檔案數(shù)據(jù)的管理，形成一個穩(wěn)定的電子管理系統(tǒng)，進而實現(xiàn)對文書檔案資料的科學性管理[2]。事業(yè)單位主要為人民群眾提供相應的公共服務，開展一系列事務時，所產(chǎn)生的檔案資料也十分珍貴，為做好基礎工作，必須做好文書檔案的管理，以求為事業(yè)單位的發(fā)展提供前提。

二、提升事業(yè)單位文書檔案管理水平的主要措施

（一）增強文書檔案管理意識

新時期，為促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展，應珍惜事業(yè)單位各項事務的檔案資料，采取一定的措施，以提高文書檔案管理水平，旨在充分發(fā)揮好檔案資料的重要價值。事業(yè)單位的發(fā)展，不應將工作的重心僅僅放在事務處理與績效考核上，還要重視對事業(yè)單位運行過程中文書檔案資料的管理，重視對每項材料、文書的管理，以禁止出現(xiàn)文書檔案遺失的的情況。對此，事業(yè)單位的相關領導應加大對文書檔案管理的重視，為更大程度上提高文書檔案管理效率，應配備高素質(zhì)、專業(yè)性的檔案管理團隊，購置專業(yè)化的信息化設備，增大在文書檔案上的預算，進而為文書檔案管理做好準備。

（二）建立完善的檔案管理制度

實施文書檔案管理工作，應借助相應的管理制度來規(guī)范與約束檔案管理者的行為，借助制度來分配、劃分檔案管理責任，以求為文書檔案管理提供制度保障[3]。在檔案管理制度中，應設定檔案管理的具體流程與具體操作標準，把握材料收集、分類、整理與歸檔等的實際操作要點，要求檔案管理者要遵循相應的標準來進行操作，能大大提高檔案管理效率。

（三）打造信息化檔案管理系統(tǒng)

為全面促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展，做好文書檔案的管理是一項重要內(nèi)容，旨在為單位相關事務的實施提供基礎。信息化背景下，文書檔案管理工作的實施，要打造更為完善、現(xiàn)代化與信息化的檔案管理系統(tǒng)，借助該電子系統(tǒng)對文書檔案數(shù)據(jù)進行管理，能及時將紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，還可借助系統(tǒng)專用聊天軟件來共享文件，能及時對文書檔案資料進行傳輸與分享，能節(jié)省時間、人力、物力與財力，文書檔案資料的存儲空間更大，在信息化系統(tǒng)中進行檔案信息的備份，在此種情況下，若文書檔案資料丟失，可借助備份數(shù)據(jù)來恢復文書數(shù)據(jù)，可大大提升檔案數(shù)據(jù)的安全性與完整性。此外，檔案管理系統(tǒng)對安全的要求很高，需要將計算機網(wǎng)絡安全技術應用，借助防火墻、數(shù)字加密等技術來保護系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全，對現(xiàn)有的軟件進行更新與升級，以保證系統(tǒng)穩(wěn)定、安全而高效的運行。

（四）強化檔案管理團隊建設

實施文書檔案資源管理時，會需要更為專業(yè)、更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理團隊，要求檔案管理團隊來開展檔案管理工作，掌握更為專業(yè)化的檔案管理知識，還要熟練掌握計算機操作技術，可將傳統(tǒng)的文書檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，這樣能大大提高檔案管理效果。若想提高檔案管理水平，前期必須認真選拔管理人才，可與優(yōu)秀高校合作，實現(xiàn)對人才的訂單式培養(yǎng)，在上崗之前，需要對檔案管理者進行專業(yè)考核，既要考核檔案管理知識，還要對其計算機操作技術進行考核，等到全部考核完畢后，才可正式任職，且在日常的工作中還要進行定期考核，能嚴格約束檔案管理者的行為，是提高文書文書檔案管理水平的基本條件。

三、結(jié)束語

綜上所述，在社會發(fā)展進程中，事業(yè)單位所扮演的角色是不可忽視的，主要為人民群眾提供相應的公共服務，采取此種方式，能促進我國整體水平的提升。新時期，事業(yè)單位文書檔案管理工作的實施，若想提高檔案管理水平，必須要配備專業(yè)化的檔案管理團隊，構(gòu)建完善的檔案管理制度，打造文書檔案信息化管理平臺，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版本，以實現(xiàn)文書檔案管理的信息化與實效性。

參考文獻：

[1]陳美珍.基于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作研究[J].城建檔案，2015（04）：66-68.

[2]李靜丹.新形勢下加強事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務，2017（06）：123+107.

[3]張慧.新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作研究[J].中外企業(yè)家，2016（23）：202+204.