中小型外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)研究

韓李強(qiáng)

摘要：內(nèi)部控制是企業(yè)為了持續(xù)穩(wěn)健經(jīng)營提供合理保證的過程。近年來，越來越多的中小外貿(mào)企業(yè)快速發(fā)展起來。規(guī)模的擴(kuò)大使內(nèi)部控制面臨著更大的挑戰(zhàn)，對內(nèi)部控制也提出了更高的要求。因此必須擁有健全的內(nèi)部控制體系和良好的執(zhí)行力，才能在經(jīng)營中為外貿(mào)企業(yè)保駕護(hù)航。本文通過對中小外貿(mào)企業(yè)的人員管理、內(nèi)部制度的建立及執(zhí)行、存貨的管理及風(fēng)險(xiǎn)控制中存在的問題進(jìn)行分析，探討如何處理這些問題。

關(guān)鍵詞：中小型外貿(mào)企業(yè) 內(nèi)部控制 風(fēng)險(xiǎn)

一、中小外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題、防范風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)狀

（一）外貿(mào)企業(yè)面臨政策風(fēng)險(xiǎn)

外貿(mào)行業(yè)，作為帶動(dòng)中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱之一，受到國家層面高度關(guān)注，同時(shí)面臨的調(diào)整政策也非常多。例如匯率：2005年匯改使人民幣走上了升值道路，而到了2012年、2014年、2016年，人民幣則進(jìn)入了雙向波動(dòng)的通道。對外貿(mào)企業(yè)來講利潤=外幣×匯率-成本。當(dāng)匯率進(jìn)入雙向波動(dòng)時(shí)，外貿(mào)企業(yè)實(shí)際利潤就面臨著很大的不確定性。又如退稅率：在目前市場都相當(dāng)透明的情況下，退稅率的調(diào)整直接影響到產(chǎn)品在國際市場上的價(jià)格優(yōu)勢，對外貿(mào)企業(yè)銷售產(chǎn)生直接影響。再如信用風(fēng)險(xiǎn)：2008年以前做信用保險(xiǎn)時(shí)，對一些大型的跨國企業(yè)基本不會(huì)考慮在內(nèi)，美國次貸危以來，歐債危機(jī)還未平息，國際間沖突又時(shí)有發(fā)生，外貿(mào)企業(yè)的收款面臨著企業(yè)和相應(yīng)國家的多重風(fēng)險(xiǎn)。

（二）中小外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題

內(nèi)部管理經(jīng)營制度建設(shè)不到位、不能確實(shí)可行，是企業(yè)沒落最主要、最危險(xiǎn)的因素，因?yàn)樗菀资蛊髽I(yè)出現(xiàn)管理松散、違規(guī)操作等。因此企業(yè)需要對自身情況進(jìn)行分析，找到關(guān)鍵問題。

1.“靈活”的業(yè)務(wù)人員

外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)人員由于長期接觸國內(nèi)外不同的新生事物及企業(yè)利潤分配機(jī)制的影響，有些業(yè)務(wù)人員只顧眼前利益，法律意識(shí)淡薄，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范。使內(nèi)控制度的建立與實(shí)際操作嚴(yán)重脫節(jié)，造成有章不循、有令難禁的現(xiàn)象。有些外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)員甚至是“掛靠”在外貿(mào)企業(yè)中，在外貿(mào)企業(yè)掛名，單獨(dú)開展業(yè)務(wù)，公司根本無從管理，也不會(huì)管理。同時(shí)，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)受業(yè)績考核影響，降低了制度執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。給企業(yè)埋下了巨大經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律隱患。

2.內(nèi)部控制制度建設(shè)難、監(jiān)督難

目前存在的問題是企業(yè)為了追求利益，或是部分企業(yè)不夠重視，內(nèi)控制度不加以完善，業(yè)務(wù)操作還是依據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，沒能將經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化并提升成制度。

有些外貿(mào)企業(yè)在規(guī)模擴(kuò)大過程中憑借以往經(jīng)驗(yàn)或某種需要可能制定了一些制度，但對這些制度缺少監(jiān)督機(jī)制，這在內(nèi)控制度的建立與考核完全不起作用。也有監(jiān)督人員發(fā)現(xiàn)了問題，向領(lǐng)導(dǎo)做了匯報(bào)并提出了建議，但出于經(jīng)濟(jì)利益考慮，這些建議未引起重視或采納，使得監(jiān)督人員失去了監(jiān)督的積極性。

3.風(fēng)險(xiǎn)控制薄弱

為了開拓業(yè)務(wù)，許多外貿(mào)企業(yè)只關(guān)注業(yè)績，缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)管理。表現(xiàn)在風(fēng)險(xiǎn)信息收集、分析、分享的缺少，風(fēng)險(xiǎn)決策方法落后，交易決策的主觀隨意性和盲目性較大，缺乏行之有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，經(jīng)營、財(cái)務(wù)等部門相互脫節(jié)，相互沖突等。許多企業(yè)發(fā)生了本可以避免的風(fēng)險(xiǎn)損失，由于管理手段落后，給企業(yè)造成了損失。

4.庫存商品管理缺失

庫存商品在外貿(mào)企業(yè)一般只有會(huì)計(jì)才會(huì)用上的名詞。外貿(mào)企業(yè)與一般國內(nèi)企業(yè)有兩大區(qū)別：一是辦公場地，二是物流特點(diǎn)。與一般企業(yè)不同，外貿(mào)企業(yè)不需要生產(chǎn)場所，只要辦公場所即可，庫儲(chǔ)場所基本不大會(huì)有，有些可能會(huì)臨時(shí)到一些物流園區(qū)租用一些場地，但由于進(jìn)出口貨物報(bào)關(guān)海關(guān)的不同，這些場地也無法長期租用。

多數(shù)情況下，外貿(mào)企業(yè)的貨物從購買到出口或內(nèi)銷，是不需要庫存的，都是以在途的形式存在，所以一般也沒有存貨的概念。

這兩個(gè)因素相加，造成了外貿(mào)企業(yè)在庫存商品這一問題上無人管理。但外貿(mào)企業(yè)并非沒有真正意義上的庫存商品，當(dāng)外貿(mào)企業(yè)在市場價(jià)格變動(dòng)囤積貨物以后銷售或進(jìn)口貨物銷售不暢時(shí)，庫存商品就會(huì)出現(xiàn)。由于沒有自己的倉庫，相關(guān)的管理無從談起，財(cái)務(wù)的盤點(diǎn)更是不可能的事。這種狀況下，出現(xiàn)賬實(shí)不符沒人能發(fā)現(xiàn)。

二、加強(qiáng)外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制的措施

（一）加強(qiáng)高層法制學(xué)習(xí)，建立良好內(nèi)控環(huán)境

再好的內(nèi)控制度也無法在內(nèi)控環(huán)境不良的情況下正常運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)應(yīng)從高層開始，加強(qiáng)法制學(xué)習(xí)，形成一種自上而下的內(nèi)控氛圍，以高層的嚴(yán)要求來改變業(yè)務(wù)員們“靈活”的習(xí)慣。

其次，加大對中層領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，明確中層領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，由中層領(lǐng)導(dǎo)加大對業(yè)務(wù)員的督導(dǎo)。強(qiáng)化規(guī)范化操作流程，所有進(jìn)出口業(yè)務(wù)都需要由部門申批，采購合同要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字才能采購。采購貨物貨款的支付都必須經(jīng)過經(jīng)辦申請寫明收款單位、合同號、采購商品和數(shù)量及采購金額，由部門內(nèi)部審核該筆付款的真實(shí)性，再由財(cái)務(wù)審批是否超過該供應(yīng)商的信用額度，最后由公司經(jīng)理確認(rèn)后再付款。

外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程較長，涉及的政府監(jiān)管，企業(yè)應(yīng)針對業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)行有效的程序控制。以出口業(yè)務(wù)為例，一筆出口業(yè)務(wù)完成，要涉及十幾個(gè)步驟。建立有效且能落到實(shí)處的制度，才能使各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任部門、工作要求、工作程序、交易活動(dòng)有條不紊地進(jìn)行，并始終置于嚴(yán)格的監(jiān)控之下。另外，大數(shù)據(jù)下的外匯監(jiān)管更驅(qū)向于日常申報(bào)，外貿(mào)企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況，當(dāng)建外匯申報(bào)及出口退稅管理制度，設(shè)立專職工作部門或?qū)Ｂ毴藛T對外匯申報(bào)及退稅工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和跟蹤，明確相關(guān)部門在外匯申報(bào)、出口退稅中的工作內(nèi)容及工作要求，明確工作程序，杜絕個(gè)別人員騙取出口退稅的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）完善企業(yè)內(nèi)控制度，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作

1.完善企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)計(jì)

“參照標(biāo)準(zhǔn)找差距”，這是內(nèi)控的一種工作思路。這里的“標(biāo)準(zhǔn)”就是內(nèi)控制度，有了“標(biāo)準(zhǔn)”就可以縮小或杜絕經(jīng)營活動(dòng)中出現(xiàn)的舞弊等“差距”，從而確保公司良好運(yùn)轉(zhuǎn)。

首先，優(yōu)化單據(jù)流轉(zhuǎn)程序，形成內(nèi)部牽制。在財(cái)務(wù)操作過程中，經(jīng)辦、復(fù)核、審核、記賬、對賬等財(cái)務(wù)工作要嚴(yán)格區(qū)分不相容崗位。對財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)操作人員間單據(jù)的操作權(quán)限進(jìn)行限制；對重要單據(jù)，如銀行對賬單等的接收嚴(yán)格授權(quán)，落實(shí)內(nèi)部牽制。endprint

其次，實(shí)行授權(quán)控制。對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的各個(gè)參與者設(shè)定操作金額權(quán)限、審批授權(quán)權(quán)限。對重大資金往來要實(shí)行聯(lián)簽，確保絕對安全并合理使用。

再次，內(nèi)部稽核制度的建立健全，明確規(guī)定業(yè)務(wù)憑證、業(yè)務(wù)記錄、會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)記錄完整性和正確性要求，明確內(nèi)部稽核組織形式、人員分工、職責(zé)權(quán)限，規(guī)范審核憑證、復(fù)核賬簿、報(bào)表的方法。

2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作

有制度就必須執(zhí)行，有執(zhí)行就必須要有監(jiān)督，內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部監(jiān)督控制其他環(huán)節(jié)的重要力量。審計(jì)部門不只是監(jiān)督企業(yè)的內(nèi)部控制是否被執(zhí)行，還是內(nèi)部控制過程設(shè)計(jì)的顧問。由其在內(nèi)審過程中發(fā)現(xiàn)問題，提交審計(jì)報(bào)告外，還要幫助企業(yè)“亡羊補(bǔ)牢”，解決問題。

外貿(mào)企業(yè)內(nèi)控審計(jì)應(yīng)抓住貨源、物流、報(bào)關(guān)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，定期物流出貨、物流公司資質(zhì)檢查、評價(jià)和監(jiān)督，保證能為公司帶來優(yōu)質(zhì)、合法的出貨保障。對報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核，確保不存在錯(cuò)報(bào)等情況。對重點(diǎn)工廠進(jìn)行產(chǎn)品審計(jì)，確保產(chǎn)品質(zhì)量、供貨期等能滿足公司出貨要求。

（三）存貨管理

1.加強(qiáng)財(cái)務(wù)部與物流人員的信息交流，形成部門間的相互監(jiān)督

物流（有些外貿(mào)企業(yè)也叫單證）大體有兩種設(shè)置：一種是有獨(dú)立的部門，一般都只從事單據(jù)及有關(guān)文件的操作；還有一種是歸屬業(yè)務(wù)部門，成為業(yè)務(wù)部門的一個(gè)后勤人員。但這兩種的設(shè)置在公司監(jiān)管上都存在一定的缺陷。獨(dú)立部門設(shè)置，相關(guān)的業(yè)務(wù)操作是由業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)的后勤完成的，無法了解到一手資料；附屬在業(yè)務(wù)部門，這種設(shè)置方式下相關(guān)的操作人員將受制于業(yè)務(wù)部門，比較容易聽命于業(yè)務(wù)員而財(cái)務(wù)部門無法對其進(jìn)行管理或是要求其協(xié)助財(cái)務(wù)工作。

物流人員負(fù)責(zé)全公司的一切出貨調(diào)動(dòng)，業(yè)務(wù)員在接到訂單后聯(lián)系好供應(yīng)商并談好價(jià)格，由物流人員安排包括生產(chǎn)、收購付款、租船訂艙、報(bào)關(guān)、出運(yùn)、辦理保險(xiǎn)、運(yùn)費(fèi)的支付。物流人員定期向財(cái)務(wù)部門報(bào)告安排生產(chǎn)及出貨情況，確保財(cái)務(wù)部門第一時(shí)間得到采購、出貨情況。

2.采購商品的督裝和盤點(diǎn)

對于外貿(mào)企業(yè)的存貨管理與生產(chǎn)企業(yè)相比要相對單一一些，基本是采購什么、采購多少那外貿(mào)企業(yè)也就只有什么。對付了款的業(yè)務(wù)，外貿(mào)企業(yè)就應(yīng)在出貨時(shí)進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督工廠是否按照合同在出貨。如出現(xiàn)短裝或溢裝的，監(jiān)裝人員必須向財(cái)務(wù)部門報(bào)告實(shí)際出貨情況，保證與物流人員所操作的一致。

對已經(jīng)形成的庫存商品應(yīng)指定倉庫，如工廠倉庫或租用物流園區(qū)倉庫，由財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員定期進(jìn)行盤點(diǎn)，并與物流人員出貨數(shù)量進(jìn)行比對，確保庫存商品的安全。

（四）管理軟件體系的建立與完善

在外貿(mào)企業(yè)的發(fā)展初期，很多外貿(mào)企業(yè)為了節(jié)約經(jīng)營成本，沒有使用相關(guān)的管理軟件，而是用一些簡單的office軟件的一些功能，有些甚至是紙質(zhì)表格?？梢坏┑搅艘欢ㄒ?guī)模，首當(dāng)其沖的是工作量的增加。單從工作量一個(gè)方面來講每筆業(yè)務(wù)需要經(jīng)過很多程序，而且業(yè)務(wù)量超過一定規(guī)模后員工的工作質(zhì)量可能會(huì)降低。同時(shí)隨著國家監(jiān)管能力的增強(qiáng)，要求企業(yè)做的工作也越來越細(xì)，大大增加了工作量。

所以必須要用管理軟件，而且最好是按照外貿(mào)企業(yè)自身特點(diǎn)開發(fā)的軟件，軟件的功能在滿足目前管理要求的同時(shí)必須有一定的前瞻性，可通過請教與自身較相似的外貿(mào)企業(yè)，在開發(fā)過程中合理聽取開發(fā)人員的意見。

在開發(fā)管理軟件的基礎(chǔ)上還必須要有嚴(yán)格的軟件使用制度，如沒有使用制度或雖然有制度但不嚴(yán)格實(shí)行，則軟件的正面效果體現(xiàn)不出來，對公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性將帶來致命的危害。

三、結(jié)論

企業(yè)發(fā)展過程中必然將面對各種挑戰(zhàn)，如何化解是對經(jīng)營者的一種考驗(yàn)，而為經(jīng)營做堅(jiān)實(shí)后盾的則是一個(gè)良好的內(nèi)部控制。從制度的建設(shè)、良好的執(zhí)行力、善于對所將面臨的風(fēng)險(xiǎn)防范，到有別于一般企業(yè)的存貨管理、匯率變動(dòng)等種種都需要外貿(mào)企業(yè)花費(fèi)很大精力，而且需要在外貿(mào)業(yè)行勢的不斷變中日益完善。信息化社會(huì)中為企業(yè)內(nèi)部控制又提供了一個(gè)良好的工具——管理軟件，相信在良好的制度及在其基礎(chǔ)上建立起來的管理軟件將使外貿(mào)企業(yè)健康發(fā)展。

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（作者單位：浙江橫店進(jìn)出口有限公司）endprint