論城市建設城市檔案管理中的信息化建設

王玉召　馬金貴

摘要：隨著城市經(jīng)濟的不斷發(fā)展，城市各建筑的不斷崛起，對其相關文件進行的歸檔即城市建設城市檔案管理的要求也越來越高。在如今的信息化程度越來越高的現(xiàn)代社會，提高城市建設城市檔案管理的效率和其利用率，結(jié)合信息化建設進行城市建設檔案的管理勢在必行。通過城市建設城市檔案管理的信息化能夠提高城市建設城市檔案管理質(zhì)量，文章從城市建設檔案管理信息化的現(xiàn)狀出發(fā)指出發(fā)現(xiàn)的問題，提出一些關于城市建設城市檔案管理信息化建設的建議。

關鍵詞：城市建設；城市檔案管理；信息化建設

導言

隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化技術在各種各樣的應用中被廣泛的應用，在我們事業(yè)單位推廣信息化技術時，信息化建設已經(jīng)被全面的應用在城市檔案管理的工作之中，并發(fā)揮了重要的作用，有了檔案信息化我們在企業(yè)中會節(jié)省很大的精力，所以實現(xiàn)檔案信息化建設是必要的。近年來，城市檔案管理的建設已逐步由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式進行轉(zhuǎn)化，也從我們的文字記載逐步成為信息數(shù)字的記載。通常我們單位都需要進行城市檔案管理，而將檔案管理信息化又可以更高效的提高我們的工作效率，而且不同于傳統(tǒng)管理方式，可以使我們的檔案資料保存的更加完整，并將信息進行合理的運用，雖然如此，在檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的過程中，仍舊存在這一部分問題，而只有我們?nèi)ッ鎸?、清除了這些問題，我們檔案信息化建設才會有更高層次的提升，才能有一個質(zhì)的飛躍。

一、城市檔案管理信息化建設的重要性

（一）滿足社會發(fā)展需求

在社會生產(chǎn)和生活中，所有事宜都要求講依據(jù)、講證據(jù)，而能夠提供依據(jù)和證據(jù)的正是檔案，因此，社會對城市檔案管理引起了高度重視，不斷創(chuàng)新和研究城市檔案管理的方法。隨著市場經(jīng)濟和科學技術的發(fā)展，各行各業(yè)實現(xiàn)了信息化管理和自動化辦公，因此，對城市檔案管理提出了更高的要求，城市檔案管理信息化建設迫在眉睫。在信息化建設的過程中，會生成很多電子文件。比如說制造業(yè)應用 CAPP 、 ERP 、 OA 等系統(tǒng)，設計院應用專業(yè)設計系統(tǒng)、 PDM 系統(tǒng)會生成大量的電子文件，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的是，電子文件具有多樣化的類型，在管理、使用和歸檔過程中需要一套科學的管理系統(tǒng)，這樣才能真正實現(xiàn)城市檔案管理信息化，提高城市檔案管理的質(zhì)量和效率，加強檔案資源利用率。

（二）滿足檔案部門管理發(fā)展需求

各行各業(yè)在利用信息技術的發(fā)展過程中，生成了大量的電子文件，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的城市檔案管理方式將無法滿足當前發(fā)展需求，因此，必須要改變傳統(tǒng)的城市檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理方法，培養(yǎng)城市檔案管理人員的計算機操作能力。在信息化的城市檔案管理過程中，城市檔案管理人員只需要通過一臺電腦就能完成城市檔案管理的所有工作內(nèi)容，例如檔案檢索、分類、歸檔、匯總等，能夠快速為領導決策提供有效、準確的信息，為企業(yè)發(fā)展提供更加快捷、優(yōu)質(zhì)的服務。因此，城市檔案管理信息化建設迫在眉睫。

二、城市建設城市檔案管理信息化建設發(fā)現(xiàn)的問題

（一）城市檔案管理的標準化水平較低

在我國的城市檔案管理工作中還存在著大量的不足，使我們的一些工作部門在我們城市檔案管理的規(guī)范性，準確性等工作的建設還需要進一步的進行提高。此外，各地區(qū)和各單位的發(fā)展各不相同，為城市檔案管理和檔案信息化建設起到了一定的阻礙作用，對部分甚至嚴重落后的地區(qū)缺乏足夠的重視，這些問題嚴重的導致了信息資源的統(tǒng)一建設，同時也阻礙了我們管理工作的進一步發(fā)展。

（二）缺乏組織領導意識

信息化建設中，必須積極主動推進城市建設城市檔案管理信息化的建設工作，對工作中的責任要落實到位，明確各員工的工作職責所在。要提倡開拓進取，不斷提高信息化的學習，領導者要加大對信息化建設的關注度，加大力度提高檔案信息化建設的發(fā)展，提高工作的積極性和效率。

（三）缺少統(tǒng)一標準和相關規(guī)范的約束

城市建設檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。然而現(xiàn)狀為：計算機的軟件開發(fā)不具有整體規(guī)劃性，其相關軟件在通用性、實用性等方面存在較為嚴重的不足；缺乏技術上的支持和相關網(wǎng)絡技術作為后盾，這些因素都嚴重影響著檔案信息化建設的進程。

三、加強城市檔案管理及檔案信息化建設的措施辦法

（一）推動城市檔案管理工作規(guī)范化及標準化進程

目前，我國各地的城市檔案管理工作還存在著規(guī)范化程度不高、信息管理體系建設存在諸多漏洞的問題。檔案管理的具體工作和在信息化建設的過程中，制定統(tǒng)一的工作標準，這不僅有利于企業(yè)提高效率和資源利用率，也能保證城市檔案管理工作的質(zhì)量。事實上，技術人員在進行文本轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息的工作過程中，不僅僅要做那些表面上的工作，更要對信息進行歸檔，存儲，我們要把工作的每一部都詳細化，只有這樣，將檔 案管理和信息化建設工作進行具體的實施，才能防止在未來的工作中出現(xiàn)一系列的問題。

（二）加強對城市檔案管理信息化建設人才隊伍的培養(yǎng)

城市檔案管理信息化建設過程中需要大量的工作人才，在這項工作中需要他們給出謀劃策，需要他們專業(yè)的技術理念，和專業(yè)素養(yǎng)。但就我們現(xiàn)在的水平來說，從事文獻管理的高級技術人員的數(shù)量又是少之又少，技術人員的專業(yè)水平更需要進一步的加強。所以，各企事業(yè)單位要積極的引進城市檔案管理信息化建設的人才，逐漸擴大城市檔案管理信息化建設的工作隊伍，更要加強對工作人員的管理，使其在有序的工作中發(fā)展城市檔案管理信息化建設。

（三）提高對檔案管理信息化建設的認識水平

我們的部分企業(yè)和機構(gòu)同時還要積極的進行開展培訓教育工作，使員工對該項技術更加了解，并使他們充分的認識檔案管理信息化建設的重要性。讓他們明白信息化建設給我們社會的發(fā)展，工作效率的提高帶來的優(yōu)勢。此外，有關單位和部門的管理階層和領導要不斷提高自己的責任意識，采取有效的措施和手段，不斷建立和完善檔案管理責任制，制定合理有序的檔案信息化建設，并將檔案信息化建設大為推廣，使各企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化的建設。

結(jié)語

眼下，城市檔案管理信息化建設是城市檔案管理發(fā)展主線，是時代發(fā)展和現(xiàn)代城市檔案管理的客觀要求。 我們應緊跟時代的步伐，積極探索、勇于實踐，努力推動城市檔案管理實現(xiàn)信息化高效和快速建設。 在實踐中，我們要總結(jié)經(jīng)驗，借鑒國外或發(fā)達地區(qū)的先進做法， 使其更好地保障城市檔案管理信息化發(fā)展建設，為經(jīng)濟社會發(fā)展助添新的發(fā)展動力，為檔案管理的大發(fā)展謀求新的發(fā)展路徑。

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