新形式下如何實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化

江世林

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景的不斷變化，檔案管理的重要性將更加顯現(xiàn)，對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求，房地產(chǎn)檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)快速變化形勢需要，更好地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案信息資源作用，為城市各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展提供有效服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；創(chuàng)新

1 房地產(chǎn)檔案管理面臨的新形勢

1.1 世界經(jīng)濟(jì)一體化下與國際慣例接軌的要求

世界經(jīng)濟(jì)一體化的形勢在不斷的變化，對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作來說，至少提出了兩點(diǎn)新要求：（1）要求我們的檔案管理工作要更加規(guī)范，要盡可能縮短與世界發(fā)達(dá)國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求；（2）要求檔案管理要發(fā)揮為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供支撐和依據(jù)作用，隨時(shí)為城市規(guī)劃與建設(shè)、招商引資等提供“全、新、準(zhǔn)”的信息。

1.2 我國加快現(xiàn)代化與城市化進(jìn)程的形勢

對(duì)于城鎮(zhèn)特別是大城市來說，加快現(xiàn)代化與城市化進(jìn)程的一個(gè)重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發(fā)展。老城由于空間有限，進(jìn)步更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發(fā)展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區(qū)拓展。房地產(chǎn)檔案管理面臨的將是信息量加大和更新速度加快帶來的工作量的加大，這對(duì)管理手段和管理效益提出了新要求。

2 房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

2.1 復(fù)雜性

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復(fù)雜性。房地產(chǎn)檔案涉及了城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護(hù)、抗震防災(zāi)、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個(gè)方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復(fù)雜性可想而知。

2.2 動(dòng)態(tài)性

城市無論是興旺還是衰落，都在時(shí)刻經(jīng)歷著不斷變化的過程，而作為真實(shí)記錄城市發(fā)展變化過程的城市建設(shè)檔案，其保管的房地產(chǎn)信息具有動(dòng)態(tài)性的特征。動(dòng)態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時(shí)提供真實(shí)反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息，發(fā)揮檔案信息的時(shí)效性作用。

2.3 準(zhǔn)確性

大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴(kuò)建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個(gè)建設(shè)工程的改擴(kuò)建，小到一套房子的法律糾紛，房地產(chǎn)檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準(zhǔn)確性和可靠性，將會(huì)給國家、企業(yè)、個(gè)人造成重大經(jīng)濟(jì)損失，甚至引起災(zāi)害性事故。

3 以創(chuàng)新的服務(wù)手段逐步實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 以創(chuàng)新的工作管理模式逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送等轉(zhuǎn)變，以信息化形式為社會(huì)提供服務(wù)。因此，只有創(chuàng)新工作管理模式才能逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

3.1.1 檔案載體不斷發(fā)展導(dǎo)致管理載體方式的創(chuàng)新。檔案載體是檔案信息存儲(chǔ)的介質(zhì)，它與社會(huì)發(fā)展階段相適應(yīng)，具有鮮明的時(shí)代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發(fā)展到現(xiàn)在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術(shù)載體。尤其是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所需的信息載體越來越成為現(xiàn)代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會(huì)越來越多地出現(xiàn)在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術(shù)和利用手段，這些都是傳統(tǒng)檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化，也需要采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行搶救。檔案載體的現(xiàn)代化必然導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化。

3.1.2 現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理的主體。房地產(chǎn)檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和城市管理科學(xué)化的窗口。與一般檔案相比，房地產(chǎn)檔案有其獨(dú)特性、真實(shí)性、廣泛性、系統(tǒng)性和依據(jù)性。隨著我國房地產(chǎn)開發(fā)事業(yè)的蒸蒸日上，房地產(chǎn)檔案數(shù)量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，房地產(chǎn)檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化房地產(chǎn)檔案管理的需求，房地產(chǎn)檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現(xiàn)代化技術(shù)手段過渡，由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展。

3.2 以創(chuàng)新的服務(wù)理念逐步實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是我們房地產(chǎn)檔案工作的根本目的。房地產(chǎn)檔案工作必須緊緊圍繞這個(gè)中心。所以，房地產(chǎn)檔案工作必須關(guān)注社會(huì)變化、跟蹤經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、城市建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的潛在需求，注重服務(wù)觀念、方式、手段的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)型服務(wù)向新型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

服務(wù)觀念上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。在服務(wù)觀念上，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，要破除“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念。破除舊觀念、樹立新觀念，必須根據(jù)社會(huì)的需求對(duì)檔案的文件材料進(jìn)行認(rèn)真地分析，開展主動(dòng)性服務(wù)上作，把房地產(chǎn)檔案由“死”變“活”。

服務(wù)手段上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。服務(wù)手段的創(chuàng)新是房地產(chǎn)檔案工作創(chuàng)新的載體。傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)落后.已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐?，F(xiàn)在全國正掀起信息化的浪潮，各地正積極建設(shè)“數(shù)字城市”，房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)不可分割的一部分，應(yīng)該抓住機(jī)遇先行實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

3.3 在創(chuàng)新工作中隨時(shí)發(fā)現(xiàn)和關(guān)注現(xiàn)代化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

信息化發(fā)展參差不齊。目前，我國各地房地產(chǎn)檔案信息化水平發(fā)展參差不齊，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和大城市檔案管理部門信息化水平相對(duì)較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規(guī)范，而中小城市由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和業(yè)務(wù)發(fā)展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規(guī)范，有些就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，制定全國統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)則，是檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化的需要，也是我國房地產(chǎn)檔案管理事業(yè)的需要。檔案管理模式的規(guī)范化，便于以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，沒有規(guī)范化的模式就沒有檔案管理的現(xiàn)代化。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，才能更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

不斷加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化離不開高素質(zhì)、多元化的復(fù)合型檔案管理人才。房地產(chǎn)檔案的內(nèi)涵十分廣泛，涉及城市規(guī)劃、城市勘測、城市建設(shè)、土地管理、建筑管理等多個(gè)專業(yè)部門的檔案。具有涉及面廣、環(huán)節(jié)眾多、內(nèi)容復(fù)雜、綜合性和整理性強(qiáng)等特點(diǎn)。因此，房地產(chǎn)檔案管理人員不但要有一定的房地產(chǎn)檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)又要熟練掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫、硬件管理、程序管理和信息系統(tǒng)管理技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)手段，以適應(yīng)信息化建設(shè)時(shí)代的發(fā)展要求，最大程度地發(fā)揮好房地產(chǎn)檔案作用。

新型載體檔案的安全性問題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學(xué)習(xí)帶來方便、快捷的同時(shí)，也帶來一定的麻煩和不安全因素。它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比有著本質(zhì)的不同：如電子文件的數(shù)子化信息形態(tài)、信息與載體的可分離性、讀寫信息的系統(tǒng)依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點(diǎn)，存在嚴(yán)重不安全性。因此，檔案管理系統(tǒng)必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統(tǒng)的安全性，保護(hù)系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為破壞、確保檔案信息的安全。

結(jié)束語

以上是根據(jù)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢，結(jié)合工作實(shí)踐過程中提出了一些不成熟的建議，也是對(duì)房地產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的一點(diǎn)期望，僅供參考。