試析新檔的收集與維護策略

蔡曉麗

摘要：檔案是歷史的真實記錄和活動，檔案館對檔案具有收集和維護權(quán)限與義務(wù)，才能夠確保檔案工作的順利完成。在這個新時代，數(shù)字檔案的檔案管理模式、現(xiàn)代化的信息技術(shù)對管理檔案的應(yīng)用，已成為檔案管理系統(tǒng)的問題亟待解決。面對新的變化，新檔案的收集與維護實現(xiàn)了信息共享，有效地提高檔案管理的效率，體現(xiàn)了檔案管理的社會價值和經(jīng)濟價值。本文根據(jù)新檔案的收集與維護情況，對改革和創(chuàng)新管理檔案的措施進行了分析，希望能夠改進檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案收集；檔案維護

前言

檔案是對社會活動的歷史記錄，是社會方面的信息資源中需要使用的文件。因此，檔案的收集必須豐富，檔案要接收高質(zhì)量信息工作。檔案后期的維護工作也是非常重要的。信息時代的來臨，擴大了檔案的維護范圍，順應(yīng)時代潮流，在改革和創(chuàng)新提出了建設(shè)服務(wù)，才能更好的管理檔案。

一、新檔案的收集與維護

新檔案的收集過程中，涉及到各個部門的資料采集與篩選，部門對檔案的接收，一般是對文件的接收，其接收方法有兩種，即：每年接收和定期收到收據(jù)。一年一收并接受定期的考核，在一定的時間間隔（3或5年）接收新的檔案資料。

檔案在收集歸檔之后，檔案管理機構(gòu)要對新檔案進行有效的維護，檔案維護保管的期限一般有10年、20年、50年、100年、永久等期限。檔案在檔案的保管期限內(nèi)都要進行檔案的定期維護，以防止紙質(zhì)檔案的發(fā)霉、損壞；電子檔案的數(shù)據(jù)丟失等。在新檔案的管理過程中，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況，對檔案管理環(huán)境包括室溫、潮濕度等的維護，對電子檔案進行系統(tǒng)安全性能的更新保護等，同時，要明確檔案的保管期限和使用年限。

二、檔案管理存在的問題

首先，高素質(zhì)的專業(yè)管理人員數(shù)量不多?，F(xiàn)代的檔案管理人員對專業(yè)素質(zhì)要求很高，需要他們具備基礎(chǔ)的計算機技能和現(xiàn)代管理技能，同時他們也要有足夠的檔案知識，管理專業(yè)的檔案庫，必須要能夠有效識別不同的數(shù)據(jù)，并對這些數(shù)據(jù)進行保存，然后向檔案系統(tǒng)內(nèi)的用戶提供數(shù)據(jù)信息。檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，使得當前形勢下，人事檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量提高。

其次，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)還不完善。檔案管理系統(tǒng)，可以充分發(fā)揮其作用和價值，有助于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。但實際情況中，檔案管理在現(xiàn)階段，仍然沿用了陳舊的管理模式，檔案很難被直接使用和學習。此外，當前的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善，管理團隊的工作熱情不高，工作十分隨意，大大阻礙了信息資源的共享，影響信息資源的社會價值發(fā)揮。最后，檔案文件管理嚴重滯后。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，數(shù)字文件的發(fā)展已經(jīng)越來越快，對管理文件的數(shù)字系統(tǒng)，提出了更高的要求。然而，由于管理庫文件的延遲緩慢，相應(yīng)的信息系統(tǒng)，已不能滿足現(xiàn)代化管理檔案。

三、檔案管理的改革創(chuàng)新

面對當前檔案管理存在的問題，必須要提高檔案管理的專業(yè)隊伍素質(zhì)。

（一）提升檔案管理人員素質(zhì)

首先，開設(shè)職業(yè)培訓學習檔案現(xiàn)代化的管理。文件管理可以節(jié)省更多的時間，大大提高了工作效率，而且現(xiàn)代專業(yè)的檔案管理，對工作人員綜合素質(zhì)提出更高的要求，管理隊伍職業(yè)素質(zhì)必須要得到顯著提高，以此提高檔案文件管理效率。因此，我們必須堅持定期評估工作人員的綜合素質(zhì)，同時對檔案管理人員進行有效的職業(yè)培訓，提高檔案管理過程中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和團隊管理效率。

提高工作人員檔案管理的現(xiàn)代化意識，才能確保更好的利用整個團隊管理，進入嶄新的工作模式，在檔案管理的過程中，發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而加快檔案管理的改革進程。檔案管理過程中，要通過引進新技術(shù)，以此來提高檔案管理活動的整體團隊工作的質(zhì)量和水平。在現(xiàn)代化的管理過程中，對新檔案管理、維護過程中，管理人員必須選擇最專業(yè)的軟件進行數(shù)據(jù)維護與更新，要保證檔案的庫文件作為一個整體，通過專業(yè)的技術(shù)分類，以滿足不同用戶的需求。

（二）實現(xiàn)的現(xiàn)代化管理數(shù)據(jù)

在這個新時代，檔案管理必須要進行現(xiàn)代化，規(guī)范化，科學化管理，才能較好的實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的。檔案管理部門應(yīng)重視信息技術(shù)的應(yīng)用，加強信息化建設(shè)。同時，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案利用率和質(zhì)量，確保用戶可以容易地獲得他們所需要的檔案資料；在檔案系統(tǒng)中能夠集在線信息檢索和數(shù)據(jù)檢共享，根據(jù)各地區(qū)實際情況，對檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)更新和維護。

（三）加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)

在新的世紀里，檔案逐漸開始使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這使的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案網(wǎng)絡(luò)管理進入了新的發(fā)展時期。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)過程中，不僅要充分注意到檔案管理部門局域網(wǎng)（LAN），重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。同時，還要確保檔案信息共享的安全性，為社會科學的發(fā)展，奠定個堅實的基礎(chǔ)，為信息服務(wù)機制。此外，要通過建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有效的整理和利用網(wǎng)絡(luò)的免費資源，提高信息庫的建設(shè)，可以較好地提高檔案的管理效率。

四、總結(jié)

總之，檔案管理取得了一定的成績，但仍然存在問題與不足，只有加強思想，完善檔案管理的工作制度，建立專業(yè)化的管理團隊，推進信息化建設(shè)，才能實現(xiàn)發(fā)展對檔案工作逐步創(chuàng)新。

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