關(guān)于信息化時代背景下多校區(qū)辦學(xué)高校加強行政管理工作的思考

錢玉瓊

[摘 要]多校區(qū)辦學(xué)高校擁有不同的校區(qū)，這一特點加大了行政管理工作的難度。文章主要分析了多校區(qū)辦學(xué)高校行政管理工作存在問題的根源，結(jié)合時代特點，對多校區(qū)辦學(xué)高校改進行政管理工作、提升行政管理工作效率提出了一些策略與思考，認(rèn)為重視并加強行政管理工作人員隊伍建設(shè)，建立考核激勵制度，暢通職稱晉升渠道，不斷解放思想，大膽創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，才能最終促進高校行政管理工作向一流水平邁進。

[關(guān)鍵詞]多校區(qū)；行政管理；信息化；策略

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.24.149

自20世紀(jì)90年代，中國高校開始實施教育體制改革，在地域上相近的高校彼此之間通過共建合并的方式組建成學(xué)科門類齊全、辦學(xué)規(guī)模擴大的綜合型大學(xué)，以四川大學(xué)為例，將原四川大學(xué)、成都科技大學(xué)、華西醫(yī)科大學(xué)合并后，組成了“文、理、工、醫(yī)”兼?zhèn)涞母叩葘W(xué)府。這些大學(xué)的校區(qū)在地理位置相隔不遠(yuǎn)，但未能形成整體校園，是中國多校區(qū)辦學(xué)高校的典型。而21世紀(jì)后，隨著高校招生規(guī)模擴大，合并擴展后的綜合型高校因招生規(guī)模短時間內(nèi)擴大，面臨著校舍等各種辦學(xué)資源的嚴(yán)重不足，逐漸出現(xiàn)擴建新校區(qū)以緩解辦學(xué)壓力的勢頭。在成都市，四川大學(xué)有江安新校區(qū)，電子科技大學(xué)、西南交通大學(xué)、西南財經(jīng)大學(xué)等高校都在城郊擴建了新校區(qū)。雖然經(jīng)過了近十多年的發(fā)展，擴建后的新校區(qū)在功能定位上依然以緩解主校區(qū)辦學(xué)規(guī)模壓力為主導(dǎo)。多校區(qū)辦學(xué)高校的行政中樞集中在主校區(qū)，這給行政管理工作帶來了新挑戰(zhàn)。本文從研究多校區(qū)辦學(xué)高校行政管理工作存在的問題及原因分析入手，對多校區(qū)辦學(xué)高校加強行政管理工作、提高行政管理效率進行了思考。

1 多校區(qū)辦學(xué)高校行政管理工作存在問題的原因分析

高校辦學(xué)除了教書育人、開展科學(xué)研究工作外，其中貫穿、推進兩項主體工作有效有序開展的是高校的行政管理工作。高校的行政管理工作從宗旨上來講是服務(wù)師生，為師生的工作與學(xué)習(xí)提供便利。然而，經(jīng)過我們調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校行政管理職能部門，無論是學(xué)校機關(guān)部處還是院系所行政辦公室，師生們對行政管理工作人員怨言頗多，認(rèn)為辦事過程中這些服務(wù)者們“話難聽、臉難看”，導(dǎo)致辦事難，雙方之間存在著嚴(yán)重的內(nèi)在沖突。對于多校區(qū)辦學(xué)高校，這一矛盾尤為突出，不僅表現(xiàn)為師生與行政管理人員之間存在嫌隙，相互不理解，?！海ㄏ邓┬姓芾砣藛T之間也存在摩擦與不愉快。如今，高校面臨新一輪改革，在推進“雙一流”建設(shè)進程中，高校的行政管理工作越來越受到重視，高校行政管理人員也切身感受到改革所帶來的壓力，“一流學(xué)科”“一流專業(yè)”建設(shè)越來越需要“一流管理”的支撐。那么如何改變高校行政管理工作所存在的詬病，從根本上解決上述現(xiàn)象與弊端，需要找到問題產(chǎn)生的根源。經(jīng)分析，我們認(rèn)為導(dǎo)致多校區(qū)辦學(xué)高校行政管理工作運行出現(xiàn)不暢通的原因主要有如下四個方面。

1.1 高校行政管理人員的先天素質(zhì)決定了其對自身崗位定位認(rèn)識不充分

中國社會受兩千多年封建思想毒害較深，“官本位”思想余毒在社會上依然盛行，作為高校行政管理部門，在普通師生眼中相當(dāng)于“衙門”。此外，中國的事業(yè)單位，包括高等院校，缺乏先進的管理理念，一直錯誤片面地認(rèn)為行政管理工作無非是打打雜、跑跑腿，是人就能干好，因此對行政管理人員的整體素質(zhì)要求不高，甚至安置了許多“關(guān)系戶”，如某某教授的家屬、某某老師的子弟，而且作為事業(yè)單位，需要承擔(dān)一定的接納、安置退伍軍人、殘障人士的社會義務(wù)，這導(dǎo)致了高校行政管理人員的素質(zhì)整體參差不齊。有的學(xué)歷不高、見識欠缺的行政管理人員在整個管理環(huán)節(jié)更是充當(dāng)了不討喜的角色。在工作中，他們本身缺乏行政管理所需的業(yè)務(wù)能力，同時又無法樹立起為師生服務(wù)、為教學(xué)科研服務(wù)的宗旨意識，反而形成了將工作當(dāng)成一種“權(quán)力”，將為服務(wù)對象服務(wù)當(dāng)成一種“為其辦事”的錯誤認(rèn)識，進而導(dǎo)致工作態(tài)度差、工作效率低，師生滿意度低的局面。

1.2 高校行政管理人員往往很少享受到獲得職業(yè)技能、業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)與繼續(xù)教育的權(quán)利

同樣是高校的教職工，與專任教師相比，行政管理人員在享受獲得培訓(xùn)與教育的權(quán)利方面往往受到忽視，雖然在師生眼里，辦事的時候行政管理人員似乎高高在上，但是在總結(jié)高校辦學(xué)成績與成就時，高校管理人員的付出與心血往往未能體現(xiàn)。高校是一臺機器，行政管理人員作為螺絲釘往往從外表看不出來，從而不被重視。在行政管理崗位上，有的一輩子干一件工作，沒有輪崗、培訓(xùn)與接受繼續(xù)教育的機會，也就缺乏發(fā)現(xiàn)自身潛能與評估自身勝任力的機會。調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，高校行政管理崗位上有一批“60后”、“70后”，面對信息化、自媒體時代的強勢進入，他們?nèi)狈κ炀毜碾娔X操作技能，有的連智能手機都無法有效使用，這一沖擊讓他們無所適從，工作中挫敗感加重，將許多需要技能的工作，如寫作、制作PPT等工作推給新人，從而也加劇了行政管理人員內(nèi)部因分工不均而產(chǎn)生的沖突。

1.3 高校行政管理人員缺乏暢通的晉升渠道，職業(yè)生涯容易觸摸“天花板”

與專任教師相比，高校對行政管理人員的職稱晉升工作缺少行之有效的解決辦法，在考核中也缺少立竿見影的激勵機制。在調(diào)研中，許多高校行政管理人員表示對職業(yè)規(guī)劃缺少源動力，因為從入職的第一天就能看到自己的一輩子，即在一個崗位上重復(fù)工作到退休，干多干少到手薪金一樣，能力大小比不過熬資歷。這導(dǎo)致了高校行政管理工作出現(xiàn)“三十年媳婦熬成婆”的怪相，許多50歲出頭的行政管理人員提前進入退休狀態(tài)，在工作中“做一天和尚撞一天鐘”，對本職工作敷衍了事，導(dǎo)致辦事效率低，師生難以滿意。

1.4 在多校區(qū)辦學(xué)的高校，行政管理人員投入工作的成本更大

近年來，研究多校區(qū)辦學(xué)高校運行成本的成果很多，歸納起來，大抵認(rèn)為多校區(qū)辦學(xué)高校在成本投入上主要存在交通信息投入成本高、辦學(xué)硬件設(shè)施投入成本高、管理工作投入成本高，而管理工作投入成本往往主要指因增設(shè)管理崗位而投入的薪金部分，如需要增設(shè)更多的保安門衛(wèi)、保潔等。然而，從心理學(xué)上研究，多校區(qū)辦學(xué)高校在行政管理工作中，影響行政管理工作效率，因管理不善導(dǎo)致師生沖突與行政管理人員對投入工作的成本計算息息相關(guān)。因教學(xué)科研管理需要，多校區(qū)辦學(xué)高校的部分行政管理人員需要前往新校區(qū)辦公。新校區(qū)往往在郊區(qū)，生活配套設(shè)施、交通設(shè)施等與主校區(qū)無法相比，對于居住在市中心，需要接送孩子上下學(xué)等一系列問題的行政管理人員來說，前往新校區(qū)辦公意味著增加交通成本（雖然有的多校區(qū)辦學(xué)高校有交通補貼），如堵車帶來的通勤時間的增加；不能按時接送孩子上下學(xué)的情感成本；無法午休的健康成本等。此外，最主要的是，新校區(qū)因其主要以緩解招生規(guī)模這一主體職能而導(dǎo)致的基礎(chǔ)設(shè)施不配套，致使在新校區(qū)無法正常開展工作，許多工作只有堆積起來，在主校區(qū)才能順利完成，這增加了行政管理人員的情緒成本。計算這些成本，讓新校區(qū)辦公的行政管理人員對高校作為組織提供給其的“組織支持感”產(chǎn)生懷疑，從而影響了對工作的投入與積極性，最終影響其心理認(rèn)同感。endprint

由上可知，改進多校區(qū)辦學(xué)高校行政管理工作，提升行政管理工作效率需要對癥下藥，才能尋找到解決問題的辦法。時代發(fā)展到今天，高校行政管理工作面臨的挑戰(zhàn)越來越多，對行政管理人員的要求也越來越高，這迫使高校行政管理工作必須更加現(xiàn)代化、信息化、專業(yè)化、精細(xì)化，體現(xiàn)服務(wù)工作高效優(yōu)質(zhì)的特點。通過研究，我們認(rèn)為，多校區(qū)辦學(xué)高校改進行政管理工作必須從提升行政管理人員自身素質(zhì)著手，借助現(xiàn)代信息化手段，實現(xiàn)高校服務(wù)水平向一流轉(zhuǎn)變。

2 多校區(qū)辦學(xué)高校提升行政管理工作效率與服務(wù)水平的策略

根據(jù)分析可知，多校區(qū)辦學(xué)高校行政管理工作存在的問題主要體現(xiàn)在行政管理人員自身的素質(zhì)、激勵與晉升機制以及因距離所產(chǎn)生的工作投入成本高，因此我們認(rèn)為可以從提升行政管理人員素質(zhì)、改善激勵與晉升機制、采用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段打破空間距離等手段，促進高校行政管理工作效率與服務(wù)水平的提升，消除師生們在辦事過程中遇到的服務(wù)態(tài)度差、辦事效率低等困擾，為“雙一流”建設(shè)配套一流的管理隊伍。

2.1 加強高校行政管理人員隊伍建設(shè)，打造一支高水平的管理團隊

調(diào)研過程中我們發(fā)現(xiàn)，高校招聘行政管理人員的門檻越來越高，如四川大學(xué)，要求必須有博士學(xué)位。這一規(guī)定截斷了“關(guān)系戶”的后路，高學(xué)歷保障了管理人員隊伍的整體素質(zhì)。同時，強化對行政管理人員的業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練與指導(dǎo)。高校因其學(xué)科門類多，在選聘行政管理人員時為了便于學(xué)科的發(fā)展，往往選聘專業(yè)相符的工作人員，這導(dǎo)致留校工作從事管理崗位的教職工雖然具備專業(yè)知識，但缺乏行政管理技能與處理辦公室突發(fā)事件等工作的應(yīng)對能力。因而，在提高行政管理工作人員選聘“敲門磚”——學(xué)歷的同時，必須加強對行政管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為其提供繼續(xù)教育、不斷充電的機會，唯有如此，才能保證行政管理人員在管理工作中能不斷更新知識儲備，提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)，樹立服務(wù)意識，改變服務(wù)態(tài)度，最終提升服務(wù)質(zhì)量。

2.2 建立考核激勵制度，啟動暢通的職稱晉升渠道與監(jiān)督機制

雖然社會已經(jīng)發(fā)展到改革刻不容緩的今天，但高校作為教書育人的圣地，社會對其的期望與要求依然停留在人才培養(yǎng)方面，對專任教師的要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于對行政管理人員，行政管理人員成了高校的“隱形者”，看似手握權(quán)力，卻一直被忽視，主要表現(xiàn)為對行政管理人員沒有出臺獨立的考核激勵制度，缺乏職稱晉升渠道，監(jiān)督機制不健全。這些因素導(dǎo)致高校行政管理人員始終抱殘守缺，認(rèn)為干多干少一個樣，會做的不如會說的，會說的不如有爹的。因此，引入強有力的考核激勵制度，打通職稱晉升渠道，如行政管理人員職員制，雖不變職務(wù)但職級可以晉升，并與薪酬緊密關(guān)聯(lián)；完善監(jiān)督機制，采取考勤、系統(tǒng)評價與勝任力評估等手段，將之作為職員制晉升的首要考慮因素。

2.3 借助現(xiàn)代信息化手段，打破空間阻隔造成信息不暢通的壁壘，解放思想從而節(jié)約資源

在分析中我們發(fā)現(xiàn)，多校區(qū)辦學(xué)高校的教職工對新校區(qū)的文化認(rèn)同感不強，視新校區(qū)為緩解辦學(xué)規(guī)模壓力的一個裝置，對于去新校區(qū)辦公從心理上存在排斥，并將這種心理排斥與“組織支持感”對立起來，不愿意甚至逃避去新校區(qū)辦公；而且因為不是所有的行政管理人員都會被安排去新校區(qū)辦公，導(dǎo)致了攀比心理，對自己去新校區(qū)而同事在主校區(qū)辦公耿耿于懷，導(dǎo)致行政管理人員內(nèi)部存在矛盾與斗爭。解決這一難題，讓新校區(qū)辦公的行政管理人員感受到“組織支持感”，可以利用現(xiàn)代信息化手段，在管理工作中引入辦公自動化、新媒體與自媒體等輔助手段，破除時空障礙。

目前大部分高校已經(jīng)建立起完善的信息門戶系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公自動化（OA），改變了傳統(tǒng)的依靠人力實現(xiàn)文件傳送、記錄與信息傳播的局面，實現(xiàn)了信息資源共享、工作效率提高、物質(zhì)資源節(jié)約。

新媒體時代，尤其是自媒體時代的到來，也給高校行政管理工作帶來了不少便利。高校行政管理人員在工作中也自覺地利用起現(xiàn)代技術(shù)帶來的便利，主要體現(xiàn)為社交軟件的廣泛應(yīng)用，如QQ、微信、公眾號。四川大學(xué)自2012年啟動“實踐及國際課程周（UIP）”活動，活動中將接待來自世界各地的師生。自微信推出國際版后，極大地方便了中外師生的交流與溝通。中外師生聯(lián)系過程中，手機號碼無須開通國際長途等功能，直接通過微信語音、視頻等方式進行溝通，不僅簡化了交流過程，而且節(jié)約了通信成本，最終提供了工作效率。

采用現(xiàn)代信息化手段輔助行政管理工作，對行政管理人員的素質(zhì)要求較高，然而當(dāng)前高校的行政管理隊伍處于“新老交替”階段，這要求在工作中不斷加強對行政管理人員的信息化知識教育與信息化業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)。

2.4 轉(zhuǎn)變思想，大膽創(chuàng)新，通過提升管理層次實現(xiàn)高校行政管理工作向一流水平邁進

從根源上解決多校區(qū)辦學(xué)高校行政管理工作上存在的紕漏，需要從思想上實現(xiàn)突破。高校行政管理人員必須牢固樹立現(xiàn)代管理理念，掌握現(xiàn)代管理方法與手段。然而，轉(zhuǎn)變思想是一個持續(xù)而漫長的過程，需要一代代人的努力，而且與行政管理人員的文化水平、道德修養(yǎng)與社會見識息息相關(guān)，在短時間內(nèi)無法一蹴而就。因此，短期內(nèi)提升高校行政管理工作效率，需要尋找創(chuàng)新突破口。雖然當(dāng)前信息化技術(shù)高速發(fā)展，運用新媒體、自媒體等手段已經(jīng)較大地緩解了高校行政管理工作的壓力，然而這些手段往往具有非可控性，而且具有一定的“個體”氣質(zhì)；而且辦公室自動化（OA）發(fā)展到今天，依然以PC端為主，與智能手機時代普遍的手機端相比，具有一定的滯后性。因此，多校區(qū)高校在今后的發(fā)展中，不妨自主開發(fā)專門的App手機客戶端軟件，師生通過工號、學(xué)號即可完成注冊，隨時隨地根據(jù)需要實現(xiàn)對所需信息的實時搜索與獲取。

綜上所述，我們認(rèn)為信息化時代，人與人之間產(chǎn)生沖突的深層原因在于對信息獲取的不及時、不對等，當(dāng)一方急需獲得所需信息而信息的提供者無法準(zhǔn)確、及時地滿足這一欲望時，則促使了沖突的產(chǎn)生。多校區(qū)辦學(xué)高校，行政管理人員作為服務(wù)師生的服務(wù)者，必須意識到信息化時代所帶來的這一變化，在服務(wù)過程中及時為師生提供準(zhǔn)確的服務(wù)信息，方便師生，緩解他們在辦事過程中產(chǎn)生的焦慮情緒，節(jié)省辦事時間，才能提高自身的業(yè)務(wù)能力，提升行政管理工作效率，更好地服務(wù)師生。

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