淺析高職院校檔案管理信息化建設(shè)

詹俏敏

[摘 要] 檔案管理工作是高職院校重要的工作之一。文章主要分析高職院校檔案管理信息化建設(shè)的價值與意義，針對高職院校檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，提出幾點(diǎn)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)措施，以適應(yīng)高職院校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展需要。

[關(guān)鍵詞] 高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 063

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0138- 02

1 高職院校檔案管理信息化的價值與意義

高職院校檔案資料記載著學(xué)院教學(xué)、科研方面及建設(shè)、發(fā)展的全過程，是反映和維護(hù)學(xué)校歷史面貌的一項重要工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會信息化時代的來臨及電子計算機(jī)技術(shù)的不斷更新，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足高職院校歷史文化的日益積淀及不斷發(fā)展與革新。高職院校檔案管理信息化有利于檔案管理工作的創(chuàng)新，有利于檔案資料安全有效地保存，有利于提高工作效率和管理水平。無淪從管理層面還是服務(wù)層面上看，檔案管理信息化都有其重要的意義和價值。

2 高校檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄

當(dāng)前，許多高職院校為了打造特色品牌、快速提高知名度，不斷擴(kuò)大招生規(guī)模、壯大教師隊伍，并將學(xué)校的人力、物力、財力都集中投入到改善教學(xué)條件、提高教學(xué)和科研水平等直接影響辦學(xué)效益的方面。對于短期不會對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展帶來負(fù)面影響的檔案管理工作，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并未引起重視，因此對檔案的基礎(chǔ)配套、檔案管理的方法、檔案管理人員的培養(yǎng)等方面都缺少相應(yīng)的投入。

2.2 專業(yè)的檔案管理隊伍匱乏

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要具備專業(yè)知識技能和高素質(zhì)的檔案人才隊伍，尤其是隨著高職檔案管理信息化趨勢的不斷增強(qiáng)，檔案管理的技術(shù)和手段的不斷提高，也對檔案管理人員的工作水平和整體素質(zhì)提出了更高的要求。然而，以往傳統(tǒng)的檔案管理對工作人員的學(xué)識水平、綜合素質(zhì)要求相對較低，甚至對計算機(jī)操作也沒有明確的要求，形成雖有檔案管理人員負(fù)責(zé)但卻不夠?qū)I(yè)的局面。

2.3 檔案信息管理手段相對落后

隨著電子文件的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求，檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化成為必然。傳統(tǒng)的檔案管理模式與時代發(fā)展格格不入，無論是硬件設(shè)備、還是規(guī)章制度、管理體制、工作方式等都不適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。

3 高職院校檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)措施

3.1 從根本上加強(qiáng)檔案管理意識

高職院校檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)層面出發(fā)，在思想上重視，認(rèn)識高校檔案的作用、價值和意義，自上而下樹立發(fā)展意識，制定有效的監(jiān)督檢查計劃和實施標(biāo)準(zhǔn)，從而不斷的完善檔案管理工作各項內(nèi)容。長期以來，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，資金投入不足、基礎(chǔ)設(shè)備購置較少，沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致學(xué)校有很多重要的檔案資料沒有得到保存，嚴(yán)重影響學(xué)校檔案管理工作的有效開展。只有通過各級領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門在資金、人力等方面的大力支持，積極參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，進(jìn)行檔案信息交流，積極開發(fā)檔案信息資源，根據(jù)有效的監(jiān)督檢查計劃和實施標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立專用的檔案管理經(jīng)費(fèi)，對各個部門用于保存歸檔文件所需的檔案設(shè)備，給予經(jīng)費(fèi)支持，并聘請專業(yè)的檔案管理人員及培養(yǎng)一批優(yōu)秀的兼職檔案管理人員，才能從根本上加強(qiáng)檔案管理意識，全方位提高檔案管理工作。

3.2 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊伍

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要 》明確指出：檔案信息化建設(shè) ，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源 ，不僅需要檔案專業(yè)人才 ，計算機(jī)專業(yè)人才 ，更需要既懂檔案業(yè)務(wù) ，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，培養(yǎng)一批綜合素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練、人員相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍是高職院校檔案管理工作的重點(diǎn)。例如，有些院校不僅配備專用的庫房設(shè)備、聘請專業(yè)的檔案管理人員，還在各個系部設(shè)立基層檔案管理員進(jìn)行各個部門檔案的收集整理工作，并定期對這些基礎(chǔ)檔案管理員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，聘請檔案學(xué)專家和實踐經(jīng)驗豐富的專業(yè)人才進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；對優(yōu)秀的檔案管理員給予充分肯定并進(jìn)行相應(yīng)的獎勵，令其安心本職、更好的為學(xué)院的檔案工作服務(wù)，使得學(xué)院的檔案管理工作能夠有條不紊的進(jìn)行。

3.3 提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平

通過制訂電子檔案管理辦法，加強(qiáng)電子文件歸檔管理來提高檔案信息化管理水平。檔案管理人員利用具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性的檔案管理軟件將收集的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，對高職院校電子文件錄入、加工、歸檔過程處理等工作后，產(chǎn)生真實、完整、有保存價值的電子檔案，并應(yīng)對所存檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查。檔案部門要除去“等、靠、要”思想，全面深入研究檔案信息化建設(shè)的要點(diǎn)，做好文檔電子化工作，做好電子文件歸檔工作，加強(qiáng)文件的收集、錄著和管理，確保檔案發(fā)展與辦公自動化建設(shè)保持同步，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔與檔子文檔發(fā)展一體化。

高職院校檔案的管理方式要從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理，為用戶提供更為便捷、生動、豐富的檔案信息服務(wù)，真正實現(xiàn)資源共享。檔案管理信息化對于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平至關(guān)重要。與此同時，又要保證重要檔案信息的機(jī)密性，既要積極開發(fā)提供檔案信息，為各項工作服務(wù)，又要堅持保密原則。對網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行安全，必須要有充分的認(rèn)識和相應(yīng)的防范措施，并同時注意做好信息的備份工作。對重要的檔案信息一定要進(jìn)行加密處理，也要進(jìn)行備份存放，以便在信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或受到病毒入侵、黑客攻擊等緊急情況下能快速恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和信息的完整。

4 結(jié) 語

總之，高職院校檔案信息化建設(shè)對學(xué)院的教學(xué)、科研、黨政管理和服務(wù)社會等工作都會產(chǎn)生積極的影響和作用，也是適應(yīng)信息化社會的必然趨勢。作為高職院校的檔案工作者，應(yīng)把高職檔案信息化建設(shè)與發(fā)展作為己任，切實做好相關(guān)工作，不斷提高專業(yè)知識技能，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守并勇于創(chuàng)新，為加快高職院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程多做貢獻(xiàn)。

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