淺談文書檔案的科學化管理

樸芳琳

摘 要：文書檔案是檔案工作的重要組成部分，進行文書檔案科學管理十分必要，因此本文以文書檔案為研究對象，本文主要是對文書檔案科學化管理的優(yōu)點及如何實現(xiàn)文化檔案的科學化管理進行分析論述，希望能夠提供一些有價值的參考。

關鍵詞：文書檔案；科學化管理；手段

文書檔案是文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動。文書信息作為一種資源，越來越被人們所重視，隨著社會的進步與網絡技術的發(fā)展，也帶動文書檔案信息服務內容與方式的變化。文檔管理開始面臨著許多有待解決的問題。根據(jù)文書檔案其工作特點以及環(huán)境的因素，只有采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，才能保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發(fā)展的需求。下文將對文書檔案科學管理的相關內容進行詳細的論述。

1 文書檔案科學化管理的優(yōu)點分析

1.作業(yè)效率大幅度提高

文書檔案實施科學化管理后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，部分單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機網絡技術的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。

3.提高了文件傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

2 文書檔案科學化管理的準則

隨著社會的進步與網絡技術的發(fā)展，也帶動文書檔案信息服務內容與方式的變化。文書檔案立卷工作帶來了大大的不便。雖然我們在短期內還不能完全取代紙質檔案，但我們可以想辦法來簡化文書檔案立卷工作的繁瑣步驟，運用計算機及程序進行管理和利用。在文書檔案檔案制作產生、收集整理、建檔保存、日常管理、合理利用等整個過程中，必須嚴格執(zhí)行相關的法律法規(guī)和規(guī)章制度。機關無論大小，都會產生文件等各種信息載體，產生時往往是隨機的、漸進的，甚至是蕪雜的，隨著社會發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個有機整體去進行管理。在我們近期的工作中，對歸檔文件做了新的規(guī)定，要求不裝訂，剔除金屬物，進行必要的折疊，這樣有利于保持文件原貌。 文書檔案作為檔案的重要組成部分，在單位生產中有著重要的作用。隨著科學技術的發(fā)展，計算機技術的不斷更新，電子文件、傳真的日益增多，紙質檔案就會日益增多，庫存量就會越來越大，要求的空間也隨之越來越大，各就各位，為此，在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，要根據(jù)檔案信息利用服務的現(xiàn)狀，分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，尋求適應檔案利用需求實際的服務模式，促進檔案資源共享的實現(xiàn)。

3 實現(xiàn)文書檔案科學化管理的手段

1.文檔一體化

長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負責，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離由于被操作于不同部分以及不同工作者，就導致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯誤，或者出現(xiàn)文書檔案管理程序過于復雜出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個別檔案的復雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務功能。隨著社會發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個有機整體去進行管理。文檔一體化的科學化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運動的整個生命過程，從而使文書檔案得到科學處理和有效控制。另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務，文件處理工作質量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準確性。因此，文檔一體化真正的實施將對文書檔案的科學化管理帶來嶄新的發(fā)展空間，將使得文書檔案管理進行一個更加科學，有序的管理階段。

2.提高文書檔案工作者的綜合素質

鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應檔案現(xiàn)代化管理的需求。

3.做好文書檔案管理的基礎工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。

4.建立必要的激勵體制

文書檔案管理工作要提高質量就必須從市場發(fā)展的實際出發(fā)，適當引進激勵機制，以提高工作人員的工作積極性。對于業(yè)績能力突出、工作態(tài)度端正、并能為文書檔案管理工作提供必要的發(fā)展計劃的優(yōu)秀工作人員可以適當給予獎金和職稱等獎勵，而對業(yè)績能力比較差的工作人員進行必要的處罰。

5.加強文書檔案的法制建設

任何一個企業(yè)和工作部門沒有相應的規(guī)章制度，工作措施就難以落實和執(zhí)行，因此，文書檔案管理工作也必須進行法制化建設。必須保障該項工作有法可依，在工作中遇到的困難和難題能夠找到法律的參考標準，便于落實責任，追究事故責任和管理漏洞等?，F(xiàn)有的文書檔案管理工作的法律規(guī)范不健全，有明顯的漏洞，需要得到有關部門的重視，并進行改革。

4 結束語

綜上所述，文書檔案工作是一項長期性、復雜性、連續(xù)性的工作，企業(yè)各基層需要對其高度重視，通過一系列的規(guī)章制度來提高企業(yè)內外形勢發(fā)展的需求，樹立良好的企業(yè)理念，在傳統(tǒng)的基礎上不斷創(chuàng)新的進行資源開發(fā)、管理。

參考文獻

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