論OA系統(tǒng)在辦公過(guò)程中的優(yōu)化作用

柏麗華

摘 要：OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院辦公系統(tǒng)中，可以有效的提升信息交換速度，促進(jìn)醫(yī)院辦事效率的提升，降低辦公成本。本文就我院使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其在醫(yī)院管理中所發(fā)揮的主要優(yōu)化作用進(jìn)行簡(jiǎn)要探討。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 醫(yī)院管理 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

1、OA 系統(tǒng)概述

辦公自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)發(fā)展而提出的新概念，其英文全稱為Office Automation，縮寫為OA。辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施，可以使組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員跨時(shí)間、跨地點(diǎn)協(xié)同工作，同時(shí)使信息的傳遞更加快捷、方便，從而極大地改善了辦公條件，提高了工作質(zhì)量，提升了辦公效率。

我國(guó)的辦公自動(dòng)化起源于20 世紀(jì)80 年代，至今已有近30年的發(fā)展歷史。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的快速發(fā)展，其產(chǎn)品不斷涌現(xiàn)，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵也得到了極大的豐富。最初的辦公自動(dòng)化指的是傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的使用。在后來(lái)的發(fā)展中，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵主要指用電腦進(jìn)行文書(shū)存貯、排版及輸出工作，用電腦進(jìn)行人事、財(cái)務(wù)等方面的管理。而現(xiàn)代意義的OA 系統(tǒng)則重在強(qiáng)調(diào)提供辦公信息的共享、交換、傳遞及監(jiān)控等功能，提供一種協(xié)同辦公的環(huán)境。

2、醫(yī)院推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必要性

隨著醫(yī)療體制改革的深入展開(kāi)，衛(wèi)生信息化建設(shè)是衛(wèi)生行業(yè)在現(xiàn)代化背景下的必然選擇，面對(duì)這樣一種形勢(shì)，利用信息技術(shù)全面改造醫(yī)院的傳統(tǒng)辦公方式，就成為十分迫切的任務(wù)。現(xiàn)代管理模式和管理方法的應(yīng)用，使越來(lái)越多的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)注意到提高辦公效率和辦公質(zhì)量必須采用先進(jìn)的管理工具和管理手段。而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化便成為現(xiàn)階段許多醫(yī)院管理的重點(diǎn)目標(biāo)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，改進(jìn)傳統(tǒng)的管理方式和工作方法，理順內(nèi)外行政管理程序，對(duì)推進(jìn)行政職能轉(zhuǎn)變，規(guī)范行政行為，降低行政成本，提高行政管理水平和工作效率具有重要意義。

3、OA系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的優(yōu)化作用

3.1 提高了工作效率和工作質(zhì)量，節(jié)約了辦公成本

OA 系統(tǒng)的推行，使得許多跨部門的、重復(fù)性的日常行政事務(wù)都可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)，如傳遞公文、發(fā)布通知、管理文檔、跟蹤反饋信息等事務(wù)，這樣，不僅減少了原有的多個(gè)中間環(huán)節(jié)，增加了公文、信息傳遞的可靠性和及時(shí)性，節(jié)約了時(shí)間，解決了“人找人、找不到人”的局面，方便了領(lǐng)導(dǎo)和工作人員辦公，提高了整個(gè)醫(yī)院行政部門的工作效率，而且也可以免去傳統(tǒng)的紙介質(zhì)載體的傳遞方式，使紙張消耗、通訊費(fèi)用等明顯減少，有力推動(dòng)了醫(yī)院無(wú)紙化辦公的力度，有效降低了醫(yī)院行政辦公成本及管理成本，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

3.2 規(guī)范了辦公流程，提高了工作的管理和控制水平

在OA 系統(tǒng)中，每種辦公事項(xiàng)都有規(guī)范的工作流程，結(jié)合我院工作實(shí)際，設(shè)計(jì)了符合醫(yī)院實(shí)際的協(xié)同辦公模塊和公文管理流程。通過(guò)辦公用品申領(lǐng)、請(qǐng)假等日常工作的信息化管理，提高了工作效率，加強(qiáng)了對(duì)各部門的成本管理。通過(guò)對(duì)醫(yī)院黨政公文的信息化管理及流程設(shè)計(jì)，撤消了醫(yī)院打字室，節(jié)省了人力成本，并使每個(gè)成員都有明確的責(zé)任權(quán)限，這種工作流程的約束機(jī)制，帶來(lái)了科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的管理理念，可以減少工作中人為的錯(cuò)誤，使執(zhí)行力度大大提高。此外，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中可以實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，包括對(duì)流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤，醫(yī)院職工可以結(jié)合實(shí)際對(duì)未按照進(jìn)度完成的工作進(jìn)行及時(shí)有效的監(jiān)督。

3.3 實(shí)現(xiàn)了各科室之間的信息共享，方便了信息查詢

醫(yī)院管理不僅涉及一般事業(yè)單位管理中必須有的行政活動(dòng)，如公文、檔案、財(cái)務(wù)、人事和資產(chǎn)等行政活動(dòng)，而且還涉及醫(yī)療、科研、教學(xué)等業(yè)務(wù)活動(dòng)。這就決定了醫(yī)院每天有大量的信息產(chǎn)生，并形成各種各樣的工作流。結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，設(shè)立了公文發(fā)布、信息發(fā)布和工作安排3 個(gè)公共欄目，使醫(yī)院的各項(xiàng)決策得以及時(shí)發(fā)布，保證了醫(yī)院的政令暢通。依據(jù)醫(yī)院科室設(shè)置情況，設(shè)立了醫(yī)療管理、財(cái)務(wù)與經(jīng)濟(jì)管理、院感與職業(yè)病管理、質(zhì)控與醫(yī)保管理、教學(xué)與科研管理、基建與后勤管理、外協(xié)與設(shè)備管理、中研院信息等各類信息平臺(tái)欄目，將醫(yī)院的各類資源有效整合在統(tǒng)一的平臺(tái)下，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，使相關(guān)人員能夠有效地獲得整體的信息，提高了整體的反應(yīng)速度和決策能力。

3.4 增強(qiáng)了協(xié)同辦公能力，促進(jìn)了科室成員間的交流，提高了醫(yī)院整體凝聚力

OA 系統(tǒng)以協(xié)同操作、協(xié)調(diào)運(yùn)行為技術(shù)基礎(chǔ)。一方面，每個(gè)成員可以根據(jù)自己的權(quán)限，了解和自己相關(guān)的工作，如上級(jí)交代的事情、需要與別人合作的事情、需要交給別人完成的事情等，通過(guò)協(xié)同辦公，可以加強(qiáng)科室成員之間、科室成員與院領(lǐng)導(dǎo)之間的內(nèi)在聯(lián)系，提高了醫(yī)院整體決策效能。另一方面，在我院的OA 系統(tǒng)中，還提供了多種醫(yī)院內(nèi)部信息交流的模塊，如我院的內(nèi)部討論板塊包括管理討論區(qū)、職工園地、留言板、信息化建設(shè)和研究生俱樂(lè)部等，這些板塊不僅為大家提供了一個(gè)較好的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)，使大家就自己在工作中所獲得的經(jīng)驗(yàn)及所遇到的問(wèn)題進(jìn)行交流、討論，同時(shí)也豐富了醫(yī)院的各種文化活動(dòng)，增強(qiáng)了工作人員的積極性，提高了醫(yī)院的整體凝聚力。

4、醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用中存在的主要問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)

OA 系統(tǒng)的實(shí)施改變了傳統(tǒng)的作業(yè)方式，為醫(yī)院的行政管理部門提供了現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合服務(wù)信息，提高了醫(yī)院的辦公效率和管理水平。但由于各種原因，當(dāng)前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中仍存在著一些問(wèn)題。

4.1 醫(yī)院行政辦公管理水平不高，辦公人員對(duì)OA 系統(tǒng)的整體參與度不夠

目前，醫(yī)院行政辦公管理方面仍處于“人治”階段，缺少明晰的管理流程，隨意性較強(qiáng)。這與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)帶來(lái)的流程控制及信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化理念產(chǎn)生了沖突，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用受到阻礙。這一方面需要繼續(xù)改進(jìn)傳統(tǒng)的行政辦公管理模式，另一方面還需要高層領(lǐng)導(dǎo)與OA 管理部門的密切配合，制訂使用OA 系統(tǒng)的規(guī)章制度，切實(shí)規(guī)范系統(tǒng)的工作流程，并且盡可能地切斷不必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式，調(diào)動(dòng)各部門參與使用OA 系統(tǒng)的積極性，切實(shí)加快系統(tǒng)的推進(jìn)速度，充分發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的作用。

4.2 系統(tǒng)功能單一，對(duì)系統(tǒng)的使用停留在較低層面

為了確保OA系統(tǒng)的順利實(shí)施，在使用初期，管理部門選擇的只是一些較為常用的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單的工作流程，可以說(shuō)這只實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的一部分業(yè)務(wù)。在后期的使用過(guò)程中，在系統(tǒng)運(yùn)行良好的情況下，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行新的設(shè)置，可以嘗試啟用一些其他輔助辦公性質(zhì)的模塊，并結(jié)合醫(yī)院實(shí)際設(shè)計(jì)一些較為復(fù)雜的流程，繼而推廣，使更高級(jí)的自動(dòng)化系統(tǒng)功能得到發(fā)揮，進(jìn)而切實(shí)提高醫(yī)院行政管理效率。

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