淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理與服務(wù)機制的創(chuàng)新

羅瑩木子

【摘要】一個企業(yè)的管理工作中必不可少的部分就是檔案管理，只有做好檔案管理工作才能提高工作水平及效率。能否對檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，是評判該企業(yè)管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。而在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時代這一大的環(huán)境背景下做好檔案管理工作，不斷挖掘檔案背后蘊含的廣泛資源，是積極帶動地方經(jīng)濟建設(shè)進(jìn)而全面建設(shè)小康社會的必要條件。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；信息化；創(chuàng)新

引言

伴隨著當(dāng)前我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展也十分迅猛，因此在進(jìn)行檔案管理時必須不斷創(chuàng)新管理理念并完善服務(wù)機制，以真實的數(shù)據(jù)來體現(xiàn)整個企業(yè)的發(fā)展與經(jīng)營情況。企業(yè)內(nèi)部的資源如何分配取決于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理的水平與精細(xì)程度，它對企業(yè)未來的發(fā)展起到了不可或缺的作用，對調(diào)整企業(yè)的營銷策略及提高管理效率有著重要意義。

一、貫徹落實檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化

1.做好公文制發(fā)。檔案最早的出現(xiàn)形式是公文，即由公文逐漸演變而來。而公文本身的質(zhì)量如何，取決于公文制發(fā)的是否標(biāo)準(zhǔn)，而由公文與檔案的關(guān)系不難看出，公文制發(fā)的水平也對后期檔案管理工作能否實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化產(chǎn)生了極大的影響。所以，相關(guān)工作人員在平時制發(fā)公文時必須要謹(jǐn)慎小心，不能忽略任何一個環(huán)節(jié)，為今后提高檔案質(zhì)量和在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好檔案的信息化管理為打下堅實基礎(chǔ)。其一，印發(fā)公文要選用質(zhì)量較好的紙張，排版細(xì)節(jié)等要符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。具體規(guī)定是：橫寫橫排，左側(cè)裝訂。其二，嚴(yán)格審查公文在制發(fā)時是否按規(guī)定走完了所有手續(xù)，能否通過資格審批，有無具體簽發(fā)日期等等內(nèi)容。其三，字跡必須清晰、辨識度高。

2.提高案卷質(zhì)量。根據(jù)大量的實踐工作可以得出經(jīng)驗，能否挖掘出檔案的潛在價值取決于案卷材料收集的完整性，而影響檔案管理工作操作的原因有立卷方法及裝訂案卷時的質(zhì)量。于是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下推進(jìn)檔案信息化管理工作與創(chuàng)新服務(wù)機制的進(jìn)程中，我們不得不既要注重解決立卷方法方面的問題，使其在檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中能做到迅速的分類和搜索；還要提高案卷裝訂質(zhì)量，以便在對檔案進(jìn)行管理是實現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

1。創(chuàng)新服務(wù)手段。第一，利用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建檔案管理平臺。在檔案部門內(nèi)部引入局域網(wǎng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)尋找數(shù)據(jù)與信息的優(yōu)勢，做到管理人員在網(wǎng)上能夠搜索檔案信息，更好地為用戶服務(wù)。相關(guān)工作人員要從已有的網(wǎng)站出發(fā)，大力擴充檔案的數(shù)據(jù)信息庫，特別是電子類信息必須實現(xiàn)實時管理，做到檔案管理工作的信息化、自動化、法制化。

第二，創(chuàng)建檔案信息管理中心。要求檔案管理部門與企業(yè)信息管理部門積極合作，建立檔案信息管理中心。管理中心應(yīng)位于企業(yè)中的檔案室，它作為關(guān)鍵一員構(gòu)成了企業(yè)的信息資源后臺，并在網(wǎng)站上為企業(yè)提供了有價值的商業(yè)信息，實現(xiàn)了企業(yè)對電子信息的利用并與其他單位做到資源共享。

第三，自動上傳電子信息。檔案管理部門目前正為檔案信息的上傳問題感到頭疼。較之于之前的紙質(zhì)檔案收集方式，電子信息傳輸?shù)牟煌幵谟谒鼉H僅依靠簡單的下載和上傳就能完成。所以檔案管理部門可以利用電子信息的這一特點，一改以往的信息上傳模式，通過網(wǎng)站自動上傳電子信息，并以最快的速度歸檔至檔案室。

2.拓寬服務(wù)領(lǐng)域。第一，信息服務(wù)的對象多元化。起初信息化管理只在企業(yè)內(nèi)部使用，而在今后要面向社會的各個方面。因為檔案管理部門不僅要協(xié)助機關(guān)單位與企業(yè)單位利用檔案獲取信息，也要有針對性地為特殊人群提供相關(guān)服務(wù)。

第二，利用實體帶動檔案產(chǎn)業(yè)發(fā)展。隨著我國社會逐步進(jìn)入信息時代，檔案管理人員不再只是身擔(dān)一職而是全方面在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下為企業(yè)檔案管理進(jìn)行服務(wù)。在這樣一個全新的時代背景之下，必須堅定不移地走信息化改革的道路，在保證社會檔案信息化管理的前提下，建立與之配套的信息檢索、加工等內(nèi)容的實體。

第三，加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報，任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)。

結(jié)束語

由以上論述可知，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的信息化管理對我國當(dāng)前社會的發(fā)展起著強有力的推動作用。只有在網(wǎng)絡(luò)時代這一新形勢下與時俱進(jìn)，才能打開企業(yè)檔案管理工作的新思路。一個企業(yè)的管理水平如何，檔案管理工作做得怎么樣是一個評價的重要指標(biāo)，因此必須做好檔案的管理與服務(wù)創(chuàng)新工作，最大程度挖掘出檔案中所蘊含的信息價值，為地方經(jīng)濟建設(shè)和我國全面實現(xiàn)小康社會貢獻(xiàn)一份綿薄之力。

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