試論政府信息公開對(duì)檔案工作的影響

黃妙端

摘 要：國(guó)家檔案部門在政府信息公開中具有非常重要的地位。本文首先論述了政府信息公開對(duì)檔案工作的積極效應(yīng)，其次對(duì)檔案工作在政府信息公開工作中表現(xiàn)的不足進(jìn)行了分析，最后提出了適應(yīng)政府信息公開的檔案工作的革新對(duì)策。

關(guān)鍵詞：政府信息公開；檔案工作；影響

檔案屬于政府信息的關(guān)鍵部分，因此政府信息的公開對(duì)檔案工作產(chǎn)生了很大的影響。一方面政府信息公開對(duì)檔案工作起到了推動(dòng)作用，另一方面政府信息工作又對(duì)檔案工作提出了新的要求。傳統(tǒng)的檔案工作方式和內(nèi)容已經(jīng)難以和政府信息公開工作相銜接，因此，檔案工作急需改革以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

1 政府信息公開對(duì)檔案工作的作用

1.促進(jìn)檔案工作的全面發(fā)展

自從政府信息公開制度實(shí)施以來(lái)，檔案信息資源也在被不斷地開發(fā)與利用。對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)公開與利用成為檔案工作的一種新的方式，這種工作方式隨著信息時(shí)代的發(fā)展而不斷進(jìn)步，并且越來(lái)越受到公眾的歡迎。

政府信息公開是當(dāng)前政府工作的一種新形式，但政府信息公開的首要條件就是政府需要掌握全面的信息，如果政府沒有掌握全面的信息，那么政府信息公開就如一個(gè)空殼，沒有實(shí)際內(nèi)容就使得政府信息公開成了“形式主義”，沒有任何實(shí)際意義。政府部門在執(zhí)行政府職能的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多文件，這些文件在利用完后如果未能及時(shí)收集，就可能會(huì)使這部分文件的信息丟失，而對(duì)日后政府信息公開造成影響。這時(shí)，檔案部門就應(yīng)該負(fù)起這個(gè)責(zé)任，根據(jù)相關(guān)的檔案管理規(guī)定，對(duì)文件形成部門加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而確保政府文件齊全且能如期歸檔。這就為政府信息公開奠定了基礎(chǔ)。

2.提高了檔案工作的社會(huì)地位

自從政府信息公開實(shí)施以來(lái)，檔案部門越來(lái)越受到公民的關(guān)注，而檔案部門的工作內(nèi)容也越來(lái)越貼合大眾，人們都可以通過(guò)檔案部門咨詢與查找相關(guān)文件來(lái)維護(hù)自身的權(quán)益。例如，當(dāng)下崗工人在生活上遇到困難，就可以向檔案部門咨詢相關(guān)政策而申請(qǐng)到與之匹配的社會(huì)救濟(jì)；退伍軍人在退伍回來(lái)后如果不了解退伍軍人相關(guān)的權(quán)益，也可以到檔案部門去咨詢或查閱相關(guān)政策文件；而大學(xué)生創(chuàng)業(yè)也能在檔案部門查閱到詳細(xì)的補(bǔ)助政策?？傊瑱n案部門在政府信息公開后為公民維護(hù)自身權(quán)益帶來(lái)了很大的便利，這就使人們逐漸改變了對(duì)檔案部門的態(tài)度與看法，在很大程度上提升了檔案工作的社會(huì)地位。

3. 加快檔案資源信息化

要想保證政府信息公開的成效，就必須要具備扎實(shí)的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。對(duì)一些基礎(chǔ)的檔案工作如收集、整理、編目、檢索等需要有扎實(shí)且細(xì)致的工作態(tài)度，進(jìn)而為以后的檔案信息公開做好前期準(zhǔn)備。同時(shí)要加大檔案信息資源的開發(fā)力度，為公民提供一條便捷的信息獲取渠道。當(dāng)今社會(huì)的開放程度日益加大，人們隨時(shí)隨地都可以獲取大量的信息，信息的源頭與傳播方式也是多種多樣，但是面對(duì)如此大的信息量，人們很難全部接受并加以理解，這時(shí)就需要有專門的部門將這些信息進(jìn)行加工，將其整理為綜合性強(qiáng)且有分析、有預(yù)測(cè)及建議的高端信息。因此，檔案部門就應(yīng)該根據(jù)自身館藏檔案的信息特點(diǎn)，按照相關(guān)部門的規(guī)定及要求，建立并完善具有一定規(guī)模且有較強(qiáng)實(shí)效性的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而加快檔案資源的信息化進(jìn)程。

2 檔案工作在政府信息公開中的不足

1. 檔案工作的信息資源意識(shí)和服務(wù)水準(zhǔn)仍較低

檔案工作在政府信息公開中具有十分重要的地位，但檔案工作在信息資源意識(shí)和服務(wù)水準(zhǔn)方面與其在政府信息公開中的地位還有很大的差距。政府實(shí)施信息公開制度，目的就在于鞏固人民的主權(quán)地位，堅(jiān)持以人為本的原則，加大政府信息的公開力度，對(duì)能公開的政府信息都盡可能公開，不做任何隱瞞，對(duì)于不能公開的信息也應(yīng)該給予合理解釋，從而通過(guò)這種方式進(jìn)一步落實(shí)公民對(duì)政府的知情權(quán)，增強(qiáng)政府信息的公開化與透明化，使政府信息資源更具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值。但現(xiàn)階段檔案工作的工作方式仍然相對(duì)落后，檔案部門在工作中依舊占據(jù)被動(dòng)地位。[1]雖然國(guó)家依已經(jīng)在戰(zhàn)略上對(duì)檔案信息資源的開發(fā)進(jìn)行了部屬，各地方檔案部門對(duì)檔案信息資源的開發(fā)也提出了不少方案，但真正付諸實(shí)踐的卻少之又少。檔案部門讀對(duì)信息的整理仍停留在匯編層面，而缺少對(duì)信息資源的深加工，這就導(dǎo)致檔案部門信息資源開放率較低。

2.檔案工作與政府信息公開業(yè)務(wù)流程銜接不暢

現(xiàn)行文件和檔案是同一個(gè)事物在不同階段的存在形式，在管理中應(yīng)該始終堅(jiān)持文檔一體化的原則，而政府的文書、信息管理部門也應(yīng)該和檔案部門之間緊密銜接與配合。但目前，我國(guó)的檔案一體化管理模式依舊停處于理念階段，很多部門的歸檔工作不能按時(shí)完成，“斷檔”的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。政府信息公開對(duì)時(shí)效性具有嚴(yán)格的要求，對(duì)于政務(wù)信息的處理、制作和公開可以通過(guò)政務(wù)平臺(tái)達(dá)到很好的銜接。[2]但是檔案部門的信息資源整理工作往往不能與政府信息公開的速度和內(nèi)容相匹配，通常會(huì)出現(xiàn)檔案部門的信息資源分類與政府信息公開的分類為兩種不同體系的分類方式，這就對(duì)后期資源信息的公開與查閱造成了很大的困難，也讓公民對(duì)政府信息的理解產(chǎn)生了不必要的困擾，使得政府信息公開的效率降低。因此，檔案工作需要盡快提升其服務(wù)理念和能力，完成和政府信息公開業(yè)務(wù)的順利銜接。

3.檔案工作的監(jiān)督保障機(jī)制不健全

政府信息公開的相關(guān)文件指出，政府信息公開工作必須建立完善的考核、評(píng)閱和追責(zé)制度，并隨時(shí)接受相關(guān)部門的檢查監(jiān)督。這些制度都體現(xiàn)出了政府信息公開的公平、公正、準(zhǔn)確、及時(shí)的原則。但是傳統(tǒng)的檔案工作卻與政府信息公開的這些原則不相符，傳統(tǒng)的檔案工作多是對(duì)內(nèi)的一些職能，而在檔案工作參與到政府信息公開工作后，檔案部門對(duì)政府信息公開工作的各種監(jiān)督保障機(jī)制顯得無(wú)所適從。因此，為了更好地配合政府信息公開工作，檔案部門就更加需要建立起健全的監(jiān)督保障機(jī)制。

3 政府信息公開下檔案工作的革新對(duì)策

1.加強(qiáng)信息資源意識(shí)，提高檔案工作服務(wù)水準(zhǔn)

檔案工作一直以來(lái)都是以信息資源的建設(shè)和服務(wù)為主要任務(wù)。在政府信息公開制度實(shí)施后，檔案部門更是要發(fā)揮自己作用，堅(jiān)持以人為本的原則，將公民的信息權(quán)與知情權(quán)放在重要的位置，加快檔案信息資源的建設(shè)，提升檔案信息的服務(wù)水準(zhǔn)和服務(wù)能力，積極參與到政府信息公開工作中去。

2.重組檔案工作與政府信息公開的業(yè)務(wù)流程

檔案部門應(yīng)該自覺的開展文件管理和政府信息公開的業(yè)務(wù)，合理的將檔案管理與政府信息公開工作加以銜接，注意及時(shí)與政府信息公開相關(guān)部門進(jìn)行溝通，參考政府信息公開的目錄體系對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行整合、編目，確保檔案部門的信息資源與政府信息公開的信息資源相匹配。[3]同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)用戶信息需求的調(diào)查，以滿足用戶需求為服務(wù)宗旨，進(jìn)一步深化檔案信息資源的整合與加工。

3.完善檔案工作的監(jiān)督保障機(jī)制

檔案部門應(yīng)該主動(dòng)接受政府信息公開相關(guān)部門以及社會(huì)公眾的評(píng)議與監(jiān)督。對(duì)于政府部門評(píng)議與監(jiān)督可建立起專門的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)檔案工作的內(nèi)容、服務(wù)能力、服務(wù)態(tài)度等方面做出全面的量化評(píng)估，這樣就可以對(duì)檔案部門的工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并可以隨時(shí)找出檔案工作的不足并使其加以改進(jìn)。[4]而社會(huì)公眾則可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等方式隨時(shí)對(duì)檔案部門工作進(jìn)行監(jiān)督與評(píng)議。

參考文獻(xiàn)

[1]陳智兵.基于政府信息公開背景的檔案開放問(wèn)題探索[J].蘭臺(tái)世界，2016，（S1）：71-72.

[2]李云鵬.論政府信息公開背景下檔案工作人員的素質(zhì)提升[J].蘭臺(tái)世界，2016，（S1）：48.

[3]趙力華.論政府信息公開法制建設(shè)新進(jìn)展對(duì)檔案利用的促進(jìn)[J].檔案學(xué)研究，2012，（03）：33-36.

[4]盧小賓，高歡.《檔案法》規(guī)制下的政府信息公開問(wèn)題探析[J].檔案學(xué)通訊，2014，（06）：23-26.