淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步與人類文明的發(fā)展，辦公室檔案管理工作在其中起到了越來越重要的作用。文書檔案的收集和歸檔工作作為文書檔案管理工作中的重要組成部分，在文書檔案管理中扮演著重要的作用。所以，在日常生活中，我們一定要密切關(guān)注文書收集和歸檔工作進(jìn)程，不斷提高檔案管理工作人員的管理觀念，提升工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。只有這樣，才能讓文書檔案管理發(fā)揮最大的價(jià)值，滿足日益增長(zhǎng)的社會(huì)需求。本文根據(jù)目前文書管理工作中存在的主要問題進(jìn)行研討，淺析當(dāng)代文書管理中存在的問題，并根據(jù)這些問題提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；信息技術(shù)；解決方案

1 前言

文書檔案是指那些記錄社會(huì)歷史變遷，準(zhǔn)確反映社會(huì)出現(xiàn)的問題和相應(yīng)解決方案的社會(huì)成果。辦公室內(nèi)部的文書管理在人們社會(huì)的進(jìn)步中起到至關(guān)重要的作用，在人類文明史上占據(jù)著重要地位。文書檔案管理中的收集與收檔本身是一個(gè)極具技術(shù)性質(zhì)和服務(wù)性質(zhì)的項(xiàng)目。最近幾年，伴隨社會(huì)的發(fā)展與時(shí)代的變遷，文書檔案管理工作在許多行政單位、事業(yè)單位中都產(chǎn)生了越來越深遠(yuǎn)的影響，并且得到了眾多單位的認(rèn)可。可是只有實(shí)現(xiàn)文書檔案的完整性和真實(shí)性，不斷提升文書檔案管理質(zhì)量，才能充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值，充分利用文書檔案資源，實(shí)現(xiàn)社會(huì)的更好、更快、更強(qiáng)的發(fā)展。

2 增加管理者文書檔案管理的意識(shí)

文書檔案管理的收集與歸檔工作是各個(gè)機(jī)構(gòu)單位的關(guān)鍵部分，也是各個(gè)單位提高工作效率與工作質(zhì)量的前提條件。除此之外，文書檔案能夠?qū)γ恳粋€(gè)單位的發(fā)展進(jìn)程和前進(jìn)歷程進(jìn)行詳細(xì)客觀的記載，從而為單位以后的發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)。同時(shí)，文書檔案的種類十分多，只有將他們進(jìn)行準(zhǔn)確詳細(xì)的劃分，歸類并整理，在保障每一份文書檔案的正確性的同時(shí)，好要確保文書檔案的時(shí)效性，幫助管理者進(jìn)行管理決策，從而調(diào)整單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。在這個(gè)方面，辦公室文書檔案管理工作應(yīng)該被單位的管理者視為探究的重點(diǎn)工作內(nèi)容，在得到管理者重視的同時(shí)，加大投資力度，改進(jìn)文書檔案管理工作模式，從而提高文書檔案管理工作的效率。

3 文書檔案管理工作現(xiàn)有的缺陷

3.1 歸檔文件的內(nèi)容不全面

在辦公室工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中，存在歸檔文件不健全的狀況，具體沒有概括進(jìn)去的材料有檔案人員沒有顧及到的文件材料。這種文件材料的內(nèi)容十分多樣，涉及的方向也繁雜，來源途徑更加豐富，具有十分重要的參考價(jià)值。文件材料如果被遺留在別的地方或者是遇到意外情況就難以被重新采集，就會(huì)干擾到檔案管理人員的歸檔工作效率再加上由于很多文書檔案管理人員大多都是單位的實(shí)習(xí)或兼職人員，沒有足夠的時(shí)間和精力來調(diào)整與保存整理文書資料，或者由于其他原因而沒有方法實(shí)現(xiàn)文書檔案工作的管理。這些狀況都會(huì)造成文書檔案文件材料難以被及時(shí)的收集與整理。

3.2 檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度不夠

目前，由于很多檔案管理人員對(duì)文件收集與整理具有充足的意識(shí)，所以在收集文件時(shí)注意力不集中，最終導(dǎo)致很多文件丟失，缺乏其真實(shí)性。詳細(xì)的原因有：

1.很多單位內(nèi)部的檔案管理程序不規(guī)范，很多重要資料都被隨意放置在辦公室的各個(gè)角落。

2.不同單位的歸檔形式難以統(tǒng)一，由于需要進(jìn)行歸檔整理的檔案數(shù)量較多，但是很多企業(yè)對(duì)于檔案管理的歸檔工作沒有十分的重視意識(shí)。

3.很多檔案都存在不完整性，很多資料都出現(xiàn)斷章、沒有公款等現(xiàn)象，當(dāng)遇到需要使用的情況時(shí)，必須找到相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)章，或者將不完善的材料變得完善，再交給補(bǔ)救部門進(jìn)行填補(bǔ)。

4.文件材料的可靠性

很多單位或者行政部門為了對(duì)付上層領(lǐng)導(dǎo)的核查，會(huì)針對(duì)過去幾年的數(shù)據(jù)進(jìn)行模擬計(jì)算，導(dǎo)致很多文書資料的可靠性和有用性比較低，讓檔案管理的價(jià)值難以發(fā)揮到最大。

3.3 檔案管理工作人員尚未形成強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)

在文書檔案管理程序里，因?yàn)闄n案管理部門的責(zé)任觀念比較淡薄，僅僅重視重要文件的處理，很難在沒有序號(hào)的資料上花費(fèi)精力，直接導(dǎo)致歸檔工作效率，讓很多材料難以保存的全面，使得很多文件的真實(shí)性不高，難以區(qū)分檔案管理原件的效果，讓這些原件的可靠性降低，法律的有效性不高，所以，根據(jù)這些問題，我們應(yīng)該提出相應(yīng)的解決措施，進(jìn)行檔案歸類與收集工作有效性的提高，從而讓檔案管理工作可以順利進(jìn)展。

4 提高檔案管理辦公室文書檔案管理的收集與歸檔效率

4.1 加強(qiáng)文化蘇檔案管理人員的培訓(xùn)工作

身為一個(gè)合格的檔案管理工作人員，必須有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和高效的檔案管理工作技能，在利用工作的時(shí)間提高自己技能的同時(shí)，還可以參與省級(jí)檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，從而提高自己的檔案管理意識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)水平。針對(duì)檔案管理收集過程中存在的問題，檔案管理工作相關(guān)人員要向上級(jí)部門及時(shí)反饋，并且提出修改意見，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)于不熟識(shí)的人，應(yīng)該進(jìn)行專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，降低相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)之后，讓檔案管理工作可以按照科學(xué)的流程進(jìn)行下去，從而確保管理效率。

4.2 健全文書檔案管理和歸檔工作

第一，檔案管理工作人員應(yīng)該知道文書檔案管理的詳細(xì)時(shí)間、歸檔規(guī)模、保管時(shí)間等工作的具體流程，然后再結(jié)合每個(gè)部門不同的狀況，按照相關(guān)制度，明確各個(gè)部門的責(zé)任，確定不同類型檔案的管理程序。另外，檔案管理部門應(yīng)該對(duì)檔案采取集中保管的形式，不可以擅自留下使用，同時(shí)根據(jù)不同時(shí)期時(shí)代的變化更新檔案管理的秩序，來滿足不同時(shí)期檔案管理的社會(huì)需求。

4.3 重視臨時(shí)檔案的收集與歸檔

任何單位都存在人員調(diào)動(dòng)和人員離職情況，通常會(huì)有少量的重要文件遺落在這群人手中，讓這些文件難以及時(shí)歸檔。所以，在進(jìn)行檔案收集過程中，要專門安排工作人員管理收集上一年度的文書檔案，強(qiáng)調(diào)臨時(shí)檔案收集的重要性。例如，在討論大會(huì)結(jié)束后，要及時(shí)通知檔案管理部門收集整理會(huì)議記錄，通報(bào)會(huì)議事件。當(dāng)產(chǎn)生人員調(diào)離時(shí)，應(yīng)該讓這些人及時(shí)交出手中的文件，并且負(fù)責(zé)人要認(rèn)真查閱這些文件的真實(shí)性和全面性，使其價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。

4.4 及時(shí)更新文書資料的收集與歸檔方式

文書檔案管理工作在社會(huì)的發(fā)展中有著重要的作用，文書檔案管理人員應(yīng)該實(shí)時(shí)關(guān)注社會(huì)動(dòng)態(tài)，及時(shí)更新文書檔案的管理形式，加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，提高文書檔案管理效率，全面掌握檔案材料的內(nèi)容、時(shí)間及保管期限，在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理的同時(shí)，能夠及時(shí)交出符合使用者需求的檔案，滿足社會(huì)對(duì)文書檔案逐年提升的要求。

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作者簡(jiǎn)介

鄧巧玲（1980-），廣東，東莞市婦幼保健院。