信息時代檔案管理的信息化

張煥清

摘 要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案已不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，電子檔案、檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化延伸了傳統(tǒng)檔案的內(nèi)涵，也是檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；任務(wù)

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。它可以從以下幾個方面來理解：

1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子文件，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是指按照—定的用途來進行檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)或者把若干個檔案信息網(wǎng)絡(luò)進行整合、疊加的過程。檔案信息的數(shù)字化體現(xiàn)了信息資源的管理，網(wǎng)絡(luò)化體現(xiàn)了檔案信息化的技術(shù)平臺。

2 實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化

傳統(tǒng)的檔案接收是在檔案部門內(nèi)進行的，信息化后的檔案部門則可以通過網(wǎng)絡(luò)接收遠程的文件或檔案，并在系統(tǒng)內(nèi)進行存儲、處理，同時又可以利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息的遠程傳遞與提供利用。

3 實現(xiàn)檔案信息高度共享

傳統(tǒng)檔案在同一時刻、同一地點往往只能提供一份原件或最多若干份復(fù)印件供利用者使用。而數(shù)字化的檔案信息在理論上則可以在同一時刻提供無限多的與原件質(zhì)量一樣的復(fù)制品供利用者使用。高度共享的另一個含義是利用者可以在有網(wǎng)絡(luò)接入的任何地方在任何時刻利用檔案信息資源，不必像信息化以前必須在特定的時間、特定的地點利用檔案。

4 必將引發(fā)檔案管理模式的變革

計算機與網(wǎng)絡(luò)在檔案工作中的應(yīng)用，必然會對原有的管理模式、工作流程有所影響，有些部門或流程會縮小，甚至取消，也可能會增加新的部門與業(yè)務(wù)流程。檔案管理模式的變革無論對于檔案管理理論還是實踐的影響都是深遠的，也是我們必須關(guān)注和研究的課題。

檔案館原有的館藏傳統(tǒng)檔案數(shù)量非常龐大，把所有檔案完全數(shù)字化是一個工作量非常大的過程。在建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫供客戶查詢的基礎(chǔ)上，可以考慮采用兩種方式逐步把館藏檔案數(shù)字化。

1、采用重要檔案與永久性檔案優(yōu)先處理的方式。在鑒定的基礎(chǔ)上，優(yōu)先將重要檔案與永久性保存的檔案通過掃描進行數(shù)字化，進入檔案管理系統(tǒng)與檔案網(wǎng)站提供利用。

2、采用按需掃描的處理方式。采用這種方式，首先應(yīng)對館藏檔案的借閱信息與利用者信息進行分析，確定利用量大或是重要利用者的館藏檔案，再對其進行數(shù)字化，并與其目錄相關(guān)聯(lián)以實現(xiàn)網(wǎng)上的全文查詢。同時還可采用以下方式作為補充：當(dāng)有客戶查詢要求時，將其要求的紙質(zhì)檔案通過掃描進行數(shù)字化進入檔案數(shù)寧化管理平臺，并且與其索引相關(guān)聯(lián)。

通過以上兩種方式，既可以有條不紊地實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化，又可以滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的提供利用。

館藏檔案是一個實體信息庫，數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫也是一個信息庫，數(shù)字化的檔案信息庫是為提供利用服務(wù)而建設(shè)的，從節(jié)省人、財、物方面考慮，現(xiàn)階段沒有必要也不可能將館藏的所有傳統(tǒng)檔案都進行數(shù)字化，應(yīng)該說二者是一個不等量的關(guān)系。由于館藏檔案數(shù)字化的逐步實現(xiàn)，這個不等量值在信息化的初始階段還是比較巨大的。

檔案信息化建設(shè)是一項投入大、見效慢的工作，而各地的經(jīng)濟發(fā)展不平衡，歷史文化有區(qū)別，領(lǐng)導(dǎo)認識有差異，這就決定了檔案信息化建設(shè)不能搞一概而論。面對不同的經(jīng)濟條件，應(yīng)該采用分級分步實施的辦法。根據(jù)各地經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r分為不同的層次，對每個層次提出不同的發(fā)展要求，制定不同的實施目標(biāo)。對于有條件的檔案部門（如中央與省級檔案館或經(jīng)濟條件較好、技術(shù)力量較強的大小型企事業(yè)檔案部門），可以率先完成信息化建設(shè)的階段性任務(wù)，嚴格按照國家標(biāo)準建設(shè)檔案網(wǎng)站，開發(fā)自己的檔案管理軟件等。對于條件尚可的檔案部門可以先結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H，確定信息化建設(shè)每個階段完成的任務(wù)，先構(gòu)建檔案部門的局域網(wǎng)，進行計算機管理。對于經(jīng)濟與技術(shù)條件較差的檔案部門，主要解決信息化建設(shè)中的條件問題，以達到信息化建設(shè)的基本要求。三個層次不是一成不變的，當(dāng)條件成熟時，后面層次的檔案部門應(yīng)該采取各種措施，力爭進入前面的層次。

沒有標(biāo)準化就沒有信息化，因為信息化的一條重要標(biāo)志就是信息共享，而信息共享的基礎(chǔ)則是標(biāo)準化。在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該建立一套相關(guān)的行政法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準和管理規(guī)則。標(biāo)準規(guī)范體系包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個層面。

管理性標(biāo)準規(guī)范包括計算機安全法規(guī)與標(biāo)準，工作人員、用戶及設(shè)備管理規(guī)范，利用管理規(guī)定，以及信息資源合法性的確認等。如《檔案網(wǎng)站管理辦法》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全測試規(guī)程》等。

業(yè)務(wù)性標(biāo)準規(guī)范包括術(shù)語標(biāo)準以及相關(guān)的電子文件管理標(biāo)準、規(guī)范。如《電子文件名詞術(shù)語》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等。

技術(shù)性標(biāo)準規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準、數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)長期保存格式規(guī)范、數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸規(guī)范和數(shù)字水印標(biāo)準等。

傳統(tǒng)的檔案工作一般是以任務(wù)為中心的，而計算機的管理更多是面向業(yè)務(wù)流程的。在實施信息化的過程中，為了提高管理效率，必然要對原有的業(yè)務(wù)流程進行重構(gòu)。因此，應(yīng)該精簡分散的過程，職能上糾正錯位的過程，執(zhí)行上刪除冗余的過程，把分散在功能部門的作業(yè)，整合成單一流程，以提高效率。在可能的條件下，以平行作業(yè)取代順序作業(yè)，促進組織扁平化，減少組織的上下層次，增加管理的幅度。在業(yè)務(wù)流程重組過程中，要實現(xiàn)從職能管理到面向業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變；要注重整體流程最優(yōu)的系統(tǒng)思想；要充分發(fā)揮每個人在整個業(yè)務(wù)流程巾的作用；同時，要利用信息技術(shù)優(yōu)勢處理好分散與集中的矛盾。

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