淺談制造企業(yè)發(fā)出商品管控中存在的問(wèn)題及對(duì)策

陳云霞

摘 要：在競(jìng)爭(zhēng)激烈的買方市場(chǎng)中，為了提升競(jìng)爭(zhēng)力企業(yè)應(yīng)提前儲(chǔ)備庫(kù)存，以便在客戶下達(dá)貨物配送指令時(shí)，可以在最快最短的時(shí)間內(nèi)滿足客戶要求，但此種做法增加了企業(yè)的發(fā)出商品庫(kù)存，提高對(duì)企業(yè)發(fā)出商品管控工作的要求。本文著重分析了制造業(yè)企業(yè)在發(fā)出商品數(shù)量核對(duì)、ERP操作流程、銷售開(kāi)票環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的管理建議。

關(guān)鍵詞：制造企業(yè) 發(fā)出商品 ERP銷售模塊

中圖分類號(hào)：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）02（a）-109-02

1 制造企業(yè)加強(qiáng)發(fā)出商品管控的意義

發(fā)出商品是企業(yè)為了單獨(dú)反映已經(jīng)發(fā)出但尚未確認(rèn)銷售收入的產(chǎn)品成本，而反映在企業(yè)存貨中的科目。從產(chǎn)品發(fā)出到確認(rèn)收入期間，企業(yè)需要規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程、加強(qiáng)審批管控、制定檢查制度，方能有效規(guī)避發(fā)出商品庫(kù)潛虧，降低發(fā)出商品資金占用，提高企業(yè)盈利能力。因此企業(yè)加強(qiáng)發(fā)出商品管控已刻不容緩。

2 制造企業(yè)發(fā)出商品管控存在的問(wèn)題

2.1 發(fā)出商品數(shù)量核對(duì)困難

企業(yè)與第三方物流公司簽訂運(yùn)輸協(xié)議，由物流公司承接配送業(yè)務(wù)。只有在企業(yè)與物流公司完成實(shí)物交接、物流公司再與客戶主機(jī)廠完成實(shí)物交接后，方能確保發(fā)出商品庫(kù)準(zhǔn)確數(shù)量。企業(yè)、物流公司、客戶主機(jī)廠三方實(shí)物交接過(guò)程中，易存在如下問(wèn)題：第一，企業(yè)發(fā)貨人員清點(diǎn)錯(cuò)誤，多發(fā)或少發(fā)、左右混料；第二，物流公司在承運(yùn)過(guò)程中發(fā)生毀損、丟失；第三，客戶主機(jī)廠生產(chǎn)計(jì)劃臨時(shí)調(diào)整，不能及時(shí)清點(diǎn)收貨，更有甚者拒收，再由物流公司運(yùn)回企業(yè)。這些異常原因極易造成企業(yè)發(fā)出商品庫(kù)賬實(shí)不符。

2.2 ERP銷售退貨流程操作錯(cuò)誤

制造企業(yè)涉及物料種類多，物料進(jìn)銷存業(yè)務(wù)量較大，企業(yè)通常都會(huì)采用先進(jìn)的ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)量管控，但倘若銷售人員對(duì)ERP系統(tǒng)銷售退貨操作流程不清晰時(shí)，易存在操作錯(cuò)誤：第一，前期已向客戶開(kāi)具銷售發(fā)票且確認(rèn)銷售收入的售出產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題，需退回企業(yè)。銷售人員在辦理銷售退貨后，ERP自動(dòng)生成存貨增加，主營(yíng)業(yè)務(wù)成本減少的會(huì)計(jì)科目，與此同時(shí)銷售人員未同步辦理銷售退貨負(fù)數(shù)發(fā)票沖減銷售收入，從而會(huì)造成企業(yè)收入與成本記賬不匹配；第二，前期未向客戶開(kāi)具銷售發(fā)票且未確認(rèn)銷售收入的發(fā)出商品存在質(zhì)量問(wèn)題，銷售人員針對(duì)發(fā)出商品辦理銷售退貨后，會(huì)錯(cuò)誤地認(rèn)為流程就此終止了，未在ERP系統(tǒng)里繼續(xù)走完ERP銷售正數(shù)發(fā)票和ERP銷售負(fù)數(shù)發(fā)票流程，則會(huì)造成企業(yè)發(fā)出商品庫(kù)存虛增，賬實(shí)不符。若因銷售人員漏做ERP銷售退貨步驟會(huì)造成企業(yè)發(fā)出商品庫(kù)潛虧，若被企業(yè)經(jīng)辦人員惡意利用，人為調(diào)節(jié)利潤(rùn)，會(huì)造成企業(yè)資產(chǎn)虛增、收入虛增，后果嚴(yán)重。

2.3 銷售開(kāi)票困難

制造企業(yè)發(fā)出商品庫(kù)存居高不下，銷售開(kāi)票困難，易存在如下問(wèn)題：第一，銷售開(kāi)票物料品種核對(duì)困難。如企業(yè)發(fā)出商品庫(kù)與客戶主機(jī)廠的物料，雖為同一實(shí)物，但名稱不一致，銷售人員在辦理開(kāi)票時(shí)，極難核對(duì)。第二，銷售開(kāi)票物料數(shù)量核對(duì)困難。如企業(yè)與客戶計(jì)量單位不一致，企業(yè)按整件銷售發(fā)運(yùn)，客戶主機(jī)廠是按散件收貨，企業(yè)在銷售開(kāi)票時(shí)需要進(jìn)行數(shù)量折算，極易出錯(cuò)。第三，企業(yè)業(yè)務(wù)類型錯(cuò)誤，導(dǎo)致無(wú)法辦理銷售開(kāi)票。如企業(yè)銷售部門(mén)將售后服務(wù)領(lǐng)用與銷售發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)混用，導(dǎo)致發(fā)出商品庫(kù)中存在長(zhǎng)期無(wú)法銷售開(kāi)票的物料、或因發(fā)出商品無(wú)庫(kù)存而無(wú)法辦理銷售開(kāi)票。第四，因質(zhì)量、設(shè)計(jì)更改等原因，客戶以此為借口遲遲不與企業(yè)談妥銷售開(kāi)票價(jià)格，或拖延企業(yè)的開(kāi)票時(shí)間，造成企業(yè)無(wú)法正常開(kāi)票。

3 發(fā)出商品管控存在問(wèn)題的原因

制造企業(yè)在發(fā)出商品管理中存在上述問(wèn)題，其原因主要有以下幾方面：首先，企業(yè)發(fā)出商品管理制度不健全。沒(méi)有規(guī)范的制度指導(dǎo)并約束各部門(mén)，銷售人員、駐廠人員、發(fā)運(yùn)人員、倉(cāng)儲(chǔ)人員相互推諉扯皮，造成發(fā)出商品賬實(shí)不符。其次，企業(yè)ERP業(yè)務(wù)流程操作手冊(cè)不健全。制造企業(yè)所涉及的物料種類繁多，日常收發(fā)次數(shù)頻繁，因此其大多引入ERP管理系統(tǒng)，并將內(nèi)部控制制度嵌入ERP系統(tǒng)。但如果沒(méi)有規(guī)范完善的ERP系統(tǒng)操作手冊(cè)，各業(yè)務(wù)人員擅自處理ERP單據(jù)，也會(huì)造成企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)偏離實(shí)際業(yè)務(wù)。

4 解決途徑及對(duì)策

4.1 建立規(guī)范的發(fā)出商品管理制度

企業(yè)需建立完善的發(fā)出商品管理制度，著重規(guī)范發(fā)出商品的確認(rèn)、發(fā)運(yùn)單據(jù)的傳遞與保管，銷售部門(mén)應(yīng)定期與客戶核對(duì)發(fā)出商品，并及時(shí)辦理銷售開(kāi)票。

（1）產(chǎn)品發(fā)運(yùn)

發(fā)運(yùn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)銷售部門(mén)的發(fā)運(yùn)需求，編制“銷售交貨通知單”，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)發(fā)運(yùn)部門(mén)批準(zhǔn)后的“銷售交貨通知單”配送物料。“銷售交貨通知單”需一式三聯(lián)，第一聯(lián)由承運(yùn)物流公司簽字后由企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)留存；第二聯(lián)由承運(yùn)物流公司簽字后攜帶交客戶收貨簽字，承運(yùn)物流公司再將此聯(lián)交發(fā)運(yùn)部門(mén)，作為運(yùn)輸費(fèi)結(jié)賬及客戶收貨憑據(jù)；第三聯(lián)由承運(yùn)物流公司交客戶收貨時(shí)使用。另外倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)須添置專用包裝工具、計(jì)數(shù)器等輔助發(fā)貨工具，對(duì)于不易清點(diǎn)的物料，需使用定量包裝容器；對(duì)于易碎易毀損物料，需使用專用的包裝容器，減少貨物多發(fā)、短缺、運(yùn)輸途中毀損等各種風(fēng)險(xiǎn)。

（2）產(chǎn)品運(yùn)輸

承運(yùn)物流公司須將產(chǎn)品安全完整的送達(dá)客戶，并將客戶簽收的第二聯(lián)“發(fā)貨清單”帶回給企業(yè)，作為客戶已簽收憑據(jù)。為了降低運(yùn)輸途中貨物毀損、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，首先要規(guī)范運(yùn)輸渠道，尋找有資質(zhì)的承運(yùn)物流公司；其次應(yīng)對(duì)發(fā)貨產(chǎn)品購(gòu)買運(yùn)輸險(xiǎn)。

（3）產(chǎn)品退貨

由于質(zhì)量、設(shè)計(jì)更改等原因造成的客戶退貨，銷售人員在接到客戶退貨要求后，應(yīng)及時(shí)通知駐廠人員；由駐廠人員編制“銷售退貨通知單”（一式四聯(lián)，即銷售、倉(cāng)儲(chǔ)、質(zhì)量、技術(shù)）并安排運(yùn)輸公司運(yùn)回企業(yè)。倉(cāng)儲(chǔ)人員根據(jù)“銷售退貨通知單”接收退貨，質(zhì)量和技術(shù)應(yīng)對(duì)退回產(chǎn)品進(jìn)行拆箱檢驗(yàn)并判定責(zé)任，同時(shí)出具“退貨處置單”。

（4）銷售開(kāi)票

次月5日前，由銷售部門(mén)根據(jù)客戶簽收“銷售交貨單”，向客戶提出銷售開(kāi)票要求，經(jīng)銷售人員與客戶核對(duì)無(wú)誤后，由銷售人員辦理銷售開(kāi)票流程。

（5）持續(xù)跟蹤分析

銷售部門(mén)為發(fā)出商品庫(kù)的直接責(zé)任部門(mén)，需按月對(duì)長(zhǎng)期未辦理銷售開(kāi)票、或金額較大的物料進(jìn)行持續(xù)跟蹤分析。由于客戶遲遲未確認(rèn)銷售合同價(jià)格、或遲遲未確認(rèn)開(kāi)票需求等非正常原因，銷售部門(mén)需出具發(fā)出商品分析報(bào)告，并向企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)備。

（6）定期與客戶清查盤(pán)點(diǎn)

制造企業(yè)的物料種類多、品名規(guī)格各異，發(fā)貨退貨次數(shù)頻繁。更會(huì)因?yàn)榕c客戶收貨名稱不一致或與客戶計(jì)量單位不一致及企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)類型做錯(cuò)、運(yùn)輸途中毀損丟失等各種異常原因，造成企業(yè)發(fā)出商品數(shù)量與客戶未開(kāi)票記錄不一致。因此銷售部門(mén)需定期與客戶核對(duì)發(fā)出商品明細(xì)，至少每年兩次，查明發(fā)出商品賬實(shí)不符的具體原因，并按企業(yè)規(guī)定流程履行報(bào)批手續(xù)，以確保企業(yè)發(fā)出商品庫(kù)存賬實(shí)相符。

4.2 建立完善的ERP業(yè)務(wù)模塊操作手冊(cè)

ERP管理系統(tǒng)可將企業(yè)日常的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)集成并生成會(huì)計(jì)憑證，備受各現(xiàn)代企業(yè)青睞。為確保企業(yè)發(fā)出的商品賬實(shí)相符，會(huì)計(jì)記錄真實(shí)準(zhǔn)確，需要建立完善全面的ERP銷售模塊操作流程。

（1）針對(duì)銷售發(fā)運(yùn)進(jìn)行規(guī)范。第一，企業(yè)應(yīng)在ERP系統(tǒng)中對(duì)發(fā)出商品科目下設(shè)客戶核算單位；第二，銷售人員根據(jù)與客戶簽定的銷售合同在ERP中創(chuàng)建銷售訂單；第三，發(fā)運(yùn)部門(mén)根據(jù)銷售訂單的交付計(jì)劃在ERP中創(chuàng)建銷售交貨通知單；第四，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)銷售交貨通知單安排產(chǎn)品發(fā)運(yùn)，并在ERP中將銷售交貨通知單確認(rèn)出庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存轉(zhuǎn)至客戶發(fā)出商品庫(kù)。

（2）針對(duì)銷售退貨進(jìn)行管理。第一，銷售人員接收到客戶的退換貨的要求，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建銷售退貨訂單；第二，駐廠人員根據(jù)銷售退貨訂單創(chuàng)建銷售退貨通知單，并安排產(chǎn)品退運(yùn)；第三，倉(cāng)儲(chǔ)人員收到退運(yùn)產(chǎn)品清點(diǎn)收貨，并在ERP系統(tǒng)中將銷售退貨通知單確認(rèn)入庫(kù)，不沖減發(fā)出商品庫(kù)數(shù)量，直接入到倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)存。

（3）針對(duì)銷售開(kāi)票進(jìn)行整合。第一，銷售人員根據(jù)確認(rèn)出庫(kù)的銷售交貨單，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建正數(shù)銷售發(fā)票，經(jīng)審核無(wú)誤后，傳輸至金稅開(kāi)票系統(tǒng)開(kāi)具藍(lán)字紙質(zhì)增值稅發(fā)票；第二，銷售人員根據(jù)確認(rèn)入庫(kù)的銷售退貨單，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建負(fù)數(shù)銷售發(fā)票。在辦理銷售退貨業(yè)務(wù)時(shí)，銷售人員需要核實(shí)此批退運(yùn)產(chǎn)品有無(wú)辦理銷售開(kāi)票。若將已辦理銷售開(kāi)票的產(chǎn)品退回企業(yè)，需要將ERP系統(tǒng)中負(fù)數(shù)銷售發(fā)票傳輸至金稅系統(tǒng)開(kāi)具紅字增值稅發(fā)票。若將尚未辦理銷售開(kāi)票的產(chǎn)品（即發(fā)出商品）退回企業(yè)，銷售人員需要再在ERP系統(tǒng)中將原發(fā)出商品創(chuàng)建正數(shù)銷售發(fā)票。

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