基層科研檔案管理的思考與建議

肖明珠

摘要：本文探討和分析高?？蒲袡n案的特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀，分析目前高?？蒲泄芾泶嬖诘膯?wèn)題，并以廣東藥科大學(xué)及廣州大學(xué)城檔案管理為例，收集相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以此為基礎(chǔ)提出完善科研檔案管理的建議，以供其他學(xué)校參考。

Abstract： This paper explores and analyzes the characteristics and management status of scientific research archives in colleges and universities， analyzes the existing problems of scientific research management in colleges and universities， and analyzes the relevant data by taking the archive management of Guangdong Pharmaceutical University and Guangzhou University City as an example. On this basis， this paper makes proposals for improving the management of scientific research archive management to provide reference for other schools.

關(guān)鍵詞：高校；科研檔案；科學(xué)研究；管理；建議

Key words： colleges and universities；scientific research archives；scientific research；management；proposals

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）20-0008-02

0 引言

在科研活動(dòng)中形成的科研檔案是經(jīng)科學(xué)整理的具備保存價(jià)值的各種形式的記錄?？蒲袡n案記錄了科研活動(dòng)全部過(guò)程與成果，為科學(xué)研究和科技服務(wù)提供憑證，具有重要的參考作用[1]。科研檔案較文書(shū)檔案更具現(xiàn)實(shí)性、成套性、專(zhuān)業(yè)性。深化對(duì)科研檔案的了解，能夠指導(dǎo)高?？蒲袡n案的科學(xué)管理。

1 醫(yī)藥科研檔案管理的重要性

1.1 醫(yī)藥學(xué)科研檔案是醫(yī)藥學(xué)研究的基礎(chǔ)與條件

繼承前人科研成果，汲取前人科研經(jīng)驗(yàn)，并基于目前基礎(chǔ)完成創(chuàng)新與發(fā)展，繼承發(fā)揚(yáng)前人科研碩果需要充分利用檔案資料的信息資源。

1.2 醫(yī)藥學(xué)科研檔案是維持醫(yī)藥學(xué)研究延續(xù)性的有力工具

以前期工作為基礎(chǔ)，吸取并借鑒前人工作成果，填補(bǔ)前人科研設(shè)計(jì)漏洞，以前人遺留的關(guān)鍵問(wèn)題為科研對(duì)象，進(jìn)行更深層次的科研工作即為醫(yī)藥學(xué)科學(xué)研究。

1.3 醫(yī)藥學(xué)高?？蒲袡n案有利于推動(dòng)社會(huì)發(fā)展

高校醫(yī)藥學(xué)科研檔案能夠完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄相關(guān)項(xiàng)目的研究過(guò)程，還利于轉(zhuǎn)化和推廣社會(huì)醫(yī)藥學(xué)科技的發(fā)展。故醫(yī)藥學(xué)高校科研檔案管理的加強(qiáng)不僅利于轉(zhuǎn)化醫(yī)藥學(xué)科研成果，更有益于積累和利用社會(huì)資源。

2 高?？蒲袡n案管理的現(xiàn)狀

2.1 忽視高校科研檔案的作用

科研檔案具有推動(dòng)高校自身發(fā)展的作用，然而，許多高?？蒲泄ぷ髡呒跋嚓P(guān)部門(mén)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，導(dǎo)致其歸檔意識(shí)不強(qiáng)，體現(xiàn)在：重視科研工作的具體操作、論文發(fā)表、成果推廣與獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)，忽視資料歸檔的完整性、連續(xù)性；不愿將科研工作所得的文字、聲像、圖表等各種資科交予檔案室（館）歸檔，認(rèn)為科研成果屬于個(gè)人所有，戒心過(guò)重，致使資料難以收集。

2.2 科研檔案制度不健全

目前許多高校存在科研檔案制度不健全的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在：科研檔案管理制度不具體，科研檔案的歸檔范圍與保管期限規(guī)定不明確，沒(méi)有針對(duì)科研檔案收集、整理、鑒定過(guò)程制定具體的制度，影響科研檔案歸檔工作的完整性。部分高校有相關(guān)制度，但仍不能起有效的制約作用，例如沒(méi)有詳細(xì)規(guī)定課題負(fù)責(zé)人的權(quán)利和義務(wù)，導(dǎo)致管理制度不能被充分執(zhí)行與落實(shí)。

2.3 科研檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性低、工作繁重

科研檔案管理工作常由兼職檔案管理人員擔(dān)任。許多兼職檔案管理人員沒(méi)經(jīng)過(guò)檔案工作相關(guān)培訓(xùn)，檔案管理不規(guī)范；科研檔案管理人員兼任其他工作，對(duì)檔案管理沒(méi)能投入足夠的時(shí)間與精力[3]。

近幾年，由于申報(bào)、獲準(zhǔn)、驗(yàn)收的科研項(xiàng)目逐年增多，使歸檔工作日益繁重。通過(guò)分析廣東藥科大學(xué)近3年項(xiàng)目情況，發(fā)現(xiàn)廣藥每年平均申請(qǐng)、獲準(zhǔn)、驗(yàn)收、鑒定、獲獎(jiǎng)等項(xiàng)目數(shù)量呈現(xiàn)加倍上升的趨勢(shì)（見(jiàn)表1），造成科研資料歸檔工作量大大增加，且由于專(zhuān)職科研檔案管理人員的缺失，造成檔案工作質(zhì)量低下。

2.4 科研材料集中統(tǒng)一管理難度大，歸檔質(zhì)量仍需提高

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科教事業(yè)登上新的臺(tái)階，政府部門(mén)越發(fā)重視高校的整合、拆分。例如隨著廣州大學(xué)城校區(qū)的投入使用（有些學(xué)校是主體遷入），辦學(xué)條件水平的快速提高，現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)，大學(xué)城的建設(shè)規(guī)劃導(dǎo)致高校與其附屬院?；驒C(jī)構(gòu)（醫(yī)藥院校的附屬醫(yī)院）相隔過(guò)遠(yuǎn)，給建檔歸檔增加了難度，科研人員常保留重要的關(guān)鍵性技術(shù)材料以便研究利用，導(dǎo)致材料收集不夠完整，集中統(tǒng)一管理難以實(shí)現(xiàn)。

3 對(duì)高?？蒲袡n案管理的一些建議

3.1 建立健全的科研檔案管理制度

為實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的規(guī)范化，高?？蒲泄芾聿块T(mén)和檔案管理部門(mén)需根據(jù)本單位特點(diǎn)，密切配合，共同建立更加健全的科研檔案管理制度，制定科研檔案的移交、接收、管理、利用等相關(guān)的制度，保證高?？蒲袡n案管理的有效性。

3.2 強(qiáng)化高?？蒲泄ぷ髡叩臋n案意識(shí)

應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科研人員的宣傳教育工作，幫助科研人員認(rèn)識(shí)自己擔(dān)負(fù)著配合檔案工作者完成科研相關(guān)文件材料的形成、積累、立卷、歸檔的職責(zé)。強(qiáng)化高校科研人員的檔案意識(shí)，提高歸檔完整度。

3.3 加強(qiáng)科研文件檔案管理的信息化建設(shè)和全過(guò)程管理

重視電子科研文件管理的規(guī)范化和檔案化，將階段性孤島系統(tǒng)管理變?yōu)檫B貫性集成化管理與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；建立由科研項(xiàng)目活動(dòng)與其管理工作流程集成的全項(xiàng)目期和全文件生命期的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，保障科研活動(dòng)數(shù)字信息的真實(shí)性、可靠性、完整性和長(zhǎng)久可用性。

3.4 明確科研檔案歸檔范圍，制定科研檔案歸檔制度

科研檔案包含各類(lèi)課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、合同書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)記錄、課題進(jìn)展報(bào)告、課題結(jié)題報(bào)告、與課題有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要以及科研經(jīng)費(fèi)使用情況記錄等[4]。

在科研檔案管理過(guò)程中，對(duì)科技處、課題組、學(xué)院檔案員、科研秘書(shū)等與科研檔案工作相關(guān)的部門(mén)及人員應(yīng)明確其相應(yīng)的科研檔案歸檔范圍?？赏ㄟ^(guò)在校園網(wǎng)上公布?xì)w檔要求，幫助相關(guān)人員及時(shí)了解最新動(dòng)態(tài)，以便做好科研檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，促進(jìn)科研檔案歸檔制度的落實(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化的科研檔案管理是高校科研工作的基石，能夠促進(jìn)高校教育與科研工作的可持續(xù)發(fā)展。利用科研檔案的價(jià)值，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力和綜合實(shí)力，實(shí)現(xiàn)高校綜合水平的整體突破。高校需要出臺(tái)更為完善的管理制度和激勵(lì)機(jī)制，保證科研工作的正常進(jìn)行并確保相關(guān)資料能夠完整、系統(tǒng)地歸檔，促進(jìn)科研工作與檔案管理工作進(jìn)入新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪潔.高?？蒲袡n案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究[J].浙江海洋學(xué)院學(xué)報(bào)（人文科學(xué)版），2011，28（01）：94-96.

[2]徐志紅.關(guān)于加強(qiáng)高校醫(yī)學(xué)科研檔案管理的思考與建議[J].教育教學(xué)論壇，2013（15）：10-12.

[3]李海燕，吳志華，王可煒.充分發(fā)揮科技檔案在科研管理中的作用[J].中華醫(yī)院管理雜志，1999（02）：6-8.

[4]高園.高職院校科研檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].南陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，9（4）：123-124.