新型載體檔案的保管方法

呂海英

摘 要：新興載體檔案在制作材料上會(huì)與傳統(tǒng)的檔案材料使用有所差別，同時(shí)這些檔案材料的化學(xué)穩(wěn)定程度也會(huì)根據(jù)環(huán)境的變化出現(xiàn)相應(yīng)改變，技術(shù)處理人員在對(duì)這些載體檔案進(jìn)行保管時(shí)，需要根據(jù)環(huán)境的實(shí)際情況進(jìn)行措施上的防護(hù)，如果有條件的話，最好對(duì)每種新載體檔案都進(jìn)行針對(duì)性的保管。文章針對(duì)新興載體檔案的保管方法進(jìn)行了對(duì)策上的論述，望得出的結(jié)論可以給相關(guān)工作人員帶來(lái)借鑒意義。

關(guān)鍵詞：新型載體；檔案；保管方法

由于新興載體的材料種類(lèi)各不相同，所使用的保管條件和方法也會(huì)存在相應(yīng)的差異，一旦出現(xiàn)保管不當(dāng)?shù)膯?wèn)題就可能讓檔案的信息產(chǎn)生破損或是丟失的問(wèn)題，這對(duì)于企業(yè)或是機(jī)關(guān)單位的信息儲(chǔ)存來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重大損失。技術(shù)人員在對(duì)這些新興載體的檔案進(jìn)行保管時(shí)，需要根據(jù)實(shí)際環(huán)境來(lái)對(duì)保管方法進(jìn)行選擇，與此同時(shí)，也要根據(jù)載體的化學(xué)特點(diǎn)來(lái)對(duì)保管方法進(jìn)行針對(duì)性的制定。

一、當(dāng)前有關(guān)的檔案保護(hù)規(guī)定

我國(guó)檔案保護(hù)技術(shù)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，重在基礎(chǔ)設(shè)施和基本保護(hù)條件的改善。國(guó)家檔案局于1986年頒布的《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，提出了庫(kù)房設(shè)計(jì)的要求，對(duì)檔案的保護(hù)從安全、溫濕度控制、光照等方面提出了最基本的條件。1987年又頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，為檔案庫(kù)房的科學(xué)管理提出了可操作的、較具體的要求。

二、新型載體檔案的保護(hù)特點(diǎn)

新型載體主要包括照相和縮微的底片、照片、錄像和錄音的磁帶、磁盤(pán)、計(jì)算機(jī)的軟盤(pán)、光盤(pán)等，因載體材料、化學(xué)穩(wěn)定程度不同，在保管過(guò)程中應(yīng)按類(lèi)別做到分庫(kù)統(tǒng)一管理。新載體保管方法有許多相同的方面，防光、防塵、防水、防霉、防蟲(chóng)、防潮、防有害氣體、防磁是其共同性，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備強(qiáng)制通風(fēng)設(shè)備與空調(diào)設(shè)備，使其處于適宜的溫濕度和潔凈的空氣中，溫度為16-20攝氏度，相對(duì)濕度為35-45%。對(duì)不同類(lèi)型的載體存貯應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)柜架，如照片、底片通常使用不可燃、耐腐蝕的材料制成的柜架，錄音和錄像材料應(yīng)使用非磁性材料制成的柜架，應(yīng)定期進(jìn)行檢查以判斷是否需要修復(fù)或進(jìn)行其它保護(hù)性處理。

三、新型載體檔案與紙質(zhì)檔案的差異

（一）載體壽命的差異

紙質(zhì)檔案的紙張其耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件，如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過(guò)程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命可達(dá)到上百年或更長(zhǎng)。新型載體檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體，具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈現(xiàn)圓盤(pán)狀，由基盤(pán)、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。與紙質(zhì)檔案載體相比，新型載體材料的壽命要短得多。

（二）環(huán)境條件的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤(pán)和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕可促進(jìn)紙張發(fā)生水解———氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而新型載體受溫濕度的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低時(shí)，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。

2、灰塵的影響的差異。在對(duì)這些檔案上的信息進(jìn)行管理時(shí)，需要進(jìn)行注意的一個(gè)方面是防塵處理，因?yàn)樾滦蜋n案載體由于材質(zhì)構(gòu)成上的原因，導(dǎo)致可能會(huì)與灰塵產(chǎn)生相應(yīng)的化學(xué)反應(yīng)，一些灰塵落到光盤(pán)或是優(yōu)盤(pán)上以后可能會(huì)發(fā)生一些性質(zhì)上的變化，進(jìn)而導(dǎo)致光盤(pán)出現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)法對(duì)信息進(jìn)行讀取或是信息出現(xiàn)丟失的情況，技術(shù)上的處理人員在對(duì)這些光盤(pán)或是優(yōu)盤(pán)進(jìn)行存貯時(shí)，一定要注意防塵上的措施使用，減少灰塵與優(yōu)盤(pán)、光盤(pán)的接觸機(jī)會(huì)。

3、外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)新型載體中的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線，特別是紫外線對(duì)新型載體的破壞力更大，光線能使磁性載體材料發(fā)生氧化反應(yīng)，使盤(pán)基老化，同時(shí)紫外線的能量足以破壞磁性載體中剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。

（三）技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)檔案一旦形成，其制成材料———紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)，因?yàn)樾滦洼d體是通過(guò)新技術(shù)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。一般說(shuō)來(lái)，大多數(shù)新型載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了識(shí)讀它的硬件和軟件的期限，也就是說(shuō)，技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)新型載體安全性的影響顯得更為重要。

（四）信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體———紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)合為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)新型載體而言，信息與載體是可分離的， 設(shè)備技術(shù)軟件在儲(chǔ)存進(jìn)光盤(pán)檔案時(shí)，信息錄入人員需要注意的是對(duì)錄入的速度進(jìn)行相應(yīng)控制，否則就會(huì)出現(xiàn)信息丟失或是讀取不了的情況。光盤(pán)在對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)具備很多優(yōu)勢(shì)，例如儲(chǔ)存容量較大、檢測(cè)速率大等，與此同時(shí)還可以在網(wǎng)上進(jìn)行信息傳遞。只是在儲(chǔ)存過(guò)程中需要技術(shù)人員特別注意，因?yàn)檫@種儲(chǔ)存載體在使用過(guò)程中有可能會(huì)出現(xiàn)磨損的情況，一旦磨損較為嚴(yán)重，很可能就會(huì)光盤(pán)失去讀取數(shù)據(jù)的能力，這也是光盤(pán)儲(chǔ)存信息檔案的一個(gè)技術(shù)性缺點(diǎn)。針對(duì)這個(gè)缺點(diǎn)的解決方法是儲(chǔ)存保管中需要采取相應(yīng)的防護(hù)措施，防止在運(yùn)輸或是傳遞過(guò)程中對(duì)光盤(pán)產(chǎn)生較大的磨損。電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手———電腦病毒。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。

四、結(jié)語(yǔ)

新型載體檔案的種類(lèi)有很多，如何才能做到合理保管，讓這些檔案信息使用時(shí)間可以得到有效延長(zhǎng)，是當(dāng)前技術(shù)人員應(yīng)該重視的問(wèn)題。面對(duì)不同的檔案載體，需要采取不同的管理方法，同時(shí)在管理過(guò)程中，技術(shù)人員也應(yīng)該通過(guò)經(jīng)驗(yàn)上的積累來(lái)對(duì)保管方法進(jìn)行技術(shù)革新，讓這些載體的工作效率可以得到有效提升，為企業(yè)和事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)提供更多的便利。

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