辦公信息管理系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用探究

唐鳳玉

【摘 要】作為一項(xiàng)系統(tǒng)的管理程序，企業(yè)中運(yùn)用的辦公信息管理系統(tǒng)相對(duì)來(lái)說更帶有綜合性特點(diǎn)。具體來(lái)說，它涵蓋的范圍很廣，而且涵蓋著很多職位。相比而言，它有很多優(yōu)點(diǎn)，包括快速的進(jìn)行數(shù)據(jù)的通信，還能對(duì)信息進(jìn)行分享。它不但能夠把各個(gè)部門的信息傳送到企業(yè)的共享網(wǎng)上，除此之外，還可以強(qiáng)化各部門及其成員間的聯(lián)系，進(jìn)而提升工作的效率，并且保證信息的通暢。

【關(guān)鍵詞】辦公信息管理系統(tǒng)；企業(yè)信息化管理；應(yīng)用探究

一、對(duì)于辦公信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則分析

1.在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候，要堅(jiān)守系統(tǒng)設(shè)計(jì)的思想原則，要將其當(dāng)作工作的準(zhǔn)則，進(jìn)而滿足實(shí)用這一目的。之外，還要根據(jù)現(xiàn)實(shí)的問題不斷深入認(rèn)知業(yè)務(wù)的相關(guān)特點(diǎn)，在不破壞整體設(shè)計(jì)和規(guī)劃的基礎(chǔ)上著重處理這個(gè)問題，讓它得到更好的進(jìn)步。

2.更多的運(yùn)用新技術(shù)，這不僅包括相關(guān)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，還包括了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面。這樣做能夠更好的讓互聯(lián)網(wǎng)適應(yīng)全球發(fā)展的浪潮，并且由于其更具有開放性、先進(jìn)性，因此，它能很好的進(jìn)行擴(kuò)展和優(yōu)化，不斷符合系統(tǒng)的完整和標(biāo)準(zhǔn)等要求。

3.更好的利用現(xiàn)有的系統(tǒng)集成技術(shù)和相關(guān)的硬件資源，盡量將數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用程序集成起來(lái)。在這個(gè)過程中要實(shí)現(xiàn)原有系統(tǒng)能夠持續(xù)運(yùn)行，并且在這之后要盡量保持終端用戶的使用習(xí)慣和方法始終一致，沒有大的變動(dòng)。

4.加強(qiáng)對(duì)于系統(tǒng)的統(tǒng)一管理，加強(qiáng)監(jiān)控有效管理互聯(lián)網(wǎng)資源，努力落實(shí)數(shù)據(jù)的安全，使得系統(tǒng)運(yùn)行更加穩(wěn)定。

5.不能忽略處于各地的辦公系統(tǒng)，做好其與遠(yuǎn)程的通信互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)系，只有這樣，才能把分散于各地的組織機(jī)構(gòu)連成一個(gè)系統(tǒng)。

二、在企業(yè)信息化管理中應(yīng)用好辦公信息管理系統(tǒng)

1.以數(shù)據(jù)和信息為中心開展企業(yè)信息化為更好的建設(shè)和規(guī)劃信息化的應(yīng)用，要保證信息和數(shù)據(jù)兩個(gè)渠道的順暢，因?yàn)檫@是信息化建設(shè)的核心。在現(xiàn)實(shí)中對(duì)于企業(yè)的辦公信息管理系統(tǒng)，恰好是這一原則的最佳體現(xiàn)，這正是如此其自身才能這么快的發(fā)展。如果能夠更好的推廣和應(yīng)用這個(gè)系統(tǒng)，咨詢和參觀其他的企業(yè)，那么這個(gè)系統(tǒng)就能更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的收集。另一個(gè)好處就是它為企業(yè)的發(fā)展提供了平臺(tái)，能夠很好的對(duì)信息進(jìn)行收集和發(fā)布。之外，還能把相關(guān)業(yè)務(wù)融入其中。只有這樣才能更好的收集數(shù)據(jù)落實(shí)一切。

2.建立良好的信息化組織。從現(xiàn)實(shí)而言無(wú)論是邀請(qǐng)其他公司來(lái)進(jìn)行實(shí)施，亦或是企業(yè)自身進(jìn)行開發(fā)運(yùn)行，都要落實(shí)信息化組織，因?yàn)樗悄軌蚩傤I(lǐng)整個(gè)系統(tǒng)。但是，由于這一項(xiàng)目實(shí)施的需要相對(duì)很長(zhǎng)的時(shí)間，也需要很多的資金投入，并且還涉及了技術(shù)和管理等相關(guān)領(lǐng)域，因此不能失敗，一旦失敗很多方面都會(huì)有所波及。從某種程度來(lái)說，其成功與很多因素相關(guān)，這就需要企業(yè)承擔(dān)起較大的風(fēng)險(xiǎn)，還要對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組和優(yōu)化，來(lái)避免影響到企業(yè)的其他組織結(jié)構(gòu)。并且，還要全體員工參與其中以滿足其范圍廣這一特點(diǎn)。一旦建立了相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)，那么就能使信息化找到根源，從而能夠更加系統(tǒng)的進(jìn)行組織、規(guī)劃、實(shí)施等。

3.健全企業(yè)信息化中的標(biāo)準(zhǔn)和制度。在系統(tǒng)的實(shí)施過程中部分企業(yè)尚未關(guān)注既定的規(guī)章制度，也沒有制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，那么就這就會(huì)出現(xiàn)很多問題。舉個(gè)例子，在標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)發(fā)布、并且進(jìn)行審核時(shí)，如果對(duì)信息資源進(jìn)行整合，那么就會(huì)出現(xiàn)問題。然而，如果還沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度，那么服務(wù)的質(zhì)量也會(huì)受到阻礙。與此同時(shí)，如果能夠在物流管理應(yīng)用的初期，就已經(jīng)制定好物資編碼的標(biāo)準(zhǔn)，那就不會(huì)出現(xiàn)物資編碼混亂這一問題。

三、在企業(yè)信息化管理中辦公信息管理系統(tǒng)的使用效果

作為一個(gè)完整的系統(tǒng)，它能夠?qū)⑺胁糠诌M(jìn)行有效連接，如果能夠較好應(yīng)用該系統(tǒng)中，那就能實(shí)現(xiàn)很好的效果。

1.對(duì)于電子文件的管理

電子文件首先能被電腦系統(tǒng)辨別、處理，其次，還能作為一種格式，存儲(chǔ)在光盤、磁帶等介質(zhì)上，此外，還可以在網(wǎng)絡(luò)上做到傳送數(shù)字代碼序列這一任務(wù)。它有很多優(yōu)點(diǎn)，如有較大的空間容納信息，自身所需空間小，有很好的共享性，這就使得同一份電子文件能夠被多人同時(shí)使用，相比而言它對(duì)于信息的利用率更高。在對(duì)電子文件進(jìn)行管理時(shí)需要做好保護(hù)措施，以保證電子文件信息的真實(shí)性和原始性。有很多方法，例如身份驗(yàn)證、加密技術(shù)、電子簽名等。管理者可以兼顧收文和發(fā)文，同時(shí)還能還能在網(wǎng)上運(yùn)行。

2.對(duì)于辦公目標(biāo)的管理

目標(biāo)管理最早由歐洲一管理學(xué)研究人員提出的。企業(yè)在制定目標(biāo)后，要求每一位員工都了解什么是本企業(yè)的目標(biāo)，企業(yè)在給予獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)可以憑借他們對(duì)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)做出了哪些貢獻(xiàn)。所謂的目標(biāo)管理就需要讓每個(gè)員工都了解企業(yè)的目標(biāo)任務(wù)。換句話說每個(gè)員工都要根據(jù)自己既定的目標(biāo)，安排相關(guān)的工作進(jìn)而做好本職工作。具體來(lái)說辦公管理有很多特性，如相對(duì)復(fù)雜容易受到偶然因素的干擾；從整體而言，辦公管理需要有一定的規(guī)章制度有序進(jìn)行。因此，為了更好的了解整體情況必須要制定好目標(biāo)做好工作計(jì)劃，來(lái)保證工作能夠按期完成。

3.對(duì)于公共信息的管理

這一項(xiàng)需要及時(shí)而全面收集生產(chǎn)管理方面的數(shù)據(jù)，其次再挖掘出對(duì)企業(yè)最具價(jià)值的信息，再對(duì)其進(jìn)行分析后充分了解企業(yè)的生產(chǎn)管理狀況，再制定相關(guān)的方案。在這之后，還應(yīng)該把業(yè)務(wù)當(dāng)作主要部門，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行很好的管理。這就要求掌握好部門的特點(diǎn)，制定有關(guān)的管理框架和業(yè)務(wù)程序，讓管理人員充分認(rèn)識(shí)到各項(xiàng)要求，以便于進(jìn)行信息溝通和協(xié)調(diào)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過上面的分析，在當(dāng)前利用辦公信息系統(tǒng)，能夠讓我國(guó)的辦公方法更為先進(jìn)，進(jìn)而可以很好的提高辦公效率，并且保證質(zhì)量兼顧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。從目前來(lái)說，我國(guó)很多企業(yè)的辦公信息系統(tǒng)相對(duì)低級(jí)，投資的效益也不佳，不能很好的利用軟硬件資源。在這種背景下就需要加強(qiáng)辦公信息管理系統(tǒng)的使用，以緩解這一局面。

參考文獻(xiàn)：

邰楠.協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究[J].辦公自動(dòng)化，2008.