淺析國際合作項目中的溝通管理問題

劉穎

【摘 要】隨著我國航天產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，近年來，在國家層面的驅(qū)動下，我國與其他國家在航天方面的合作越來越多。論文結(jié)合作者在國際合作項目中的具體實踐，對于國際合作工程項目中的溝通管理問題進行探析和研究，主要就ZK項目案例分析了作者在溝通管理中遇到的問題和解決方法，而且對項目后續(xù)合作中的溝通管理提出了改進意見。

【Abstract】With the rapid development of China's space industry， in recent years， under the driving force of the national level， China's cooperation with other countries in space has become more and more. Combining with the practice in international cooperation projects， this paper analyzes the communication management problems of international cooperation projects， analyzes the problems and solutions that author encountered in communication management of ZK project， puts forward the improvement suggestion for communication management in project subsequent cooperation.

【關(guān)鍵詞】國際合作；溝通管理；改進建議

【Keywords】international cooperation； communication management； improvement suggestion

【中圖分類號】F279.23 【文獻標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0017-02

1 引言

隨著航天事業(yè)的發(fā)展壯大，中國航天已經(jīng)走出國門，有關(guān)的一些技術(shù)和地面設(shè)施也已經(jīng)實現(xiàn)出口，與國外航天技術(shù)強國共同合作研制產(chǎn)品的模式已經(jīng)開始啟動。某遙感相機（后續(xù)簡稱ZK項目）就是采用中外共同研制的合作方式研制產(chǎn)生的。如何與文化、語言、背景都差異極大的外方在工程項目上開展合作與溝通就顯得極為重要。故本人結(jié)合ZK項目的具體實踐，對于國際合作工程項目中的溝通管理問題和解決方案進行了簡單地探析和研究。

2 ZK項目的溝通過程管理

2.1 國際合作項目的溝通技術(shù)選擇問題

項目溝通計劃是確定利害關(guān)系的信息交流和溝通要求。規(guī)劃溝通旨在對干系人的信息和溝通需求做出反應(yīng)，如誰需要何種信息，何時需要，如何向他們傳遞以及由誰來傳遞。作為溝通計劃依據(jù)之一的溝通技術(shù)是指與項目干系人溝通或他們之間互相溝通的方法，形成書面的、口頭的、電子郵件、正式情況報告、會議、在線數(shù)據(jù)等。

ZK項目在商貿(mào)合作合同簽訂時就在合同內(nèi)規(guī)定了項目全周期雙方會議面談的工作內(nèi)容、時間以及每次會議面談雙方必須形成的成果形式。因其國際項目的特點決定了合作的各方不可能經(jīng)常性地開展面對面溝通。在溝通技術(shù)上選擇的是重要工作節(jié)點的會議面談加平時傳真溝通。但由于ZK項目為雙方共同研制，有大量接口、研制規(guī)范和方案設(shè)計需要雙方進行多次的人員交流來確定，平時簡單的傳真溝通已經(jīng)不能滿足項目研制的需求。而一般來說，派出一位專家，需要兩個月時間辦理各種手續(xù)，而且需要專家自己辦理，最快的也要20天左右，這嚴重影響研制工作。故及時調(diào)整了合作雙方的溝通技術(shù)，增加了一項溝通技術(shù)，合作雙方建立一條專用網(wǎng)絡(luò)通道并安裝SKP軟件，加上攝像頭可以實施網(wǎng)絡(luò)在線會議與聯(lián)絡(luò)，這樣可以定期召開這種線上交流會議，以便及早發(fā)現(xiàn)問題，參加人員包括所有項目團隊成員，至少包括每個職能部門的人員參加，這樣彌補了不能經(jīng)常見面往來帶來的問題，也可以增加雙方交流的次數(shù)，在后面的設(shè)計實施中提高了效率，保證了項目按照研制節(jié)點順利進行。

2.2 國際合作工程項目的信息發(fā)布語言差異問題

發(fā)布信息指的是按計劃向項目干系人提供相關(guān)信息的過程。語言問題在國際合作交流中向來就存在，在工程技術(shù)領(lǐng)域的技術(shù)合作中該問題就顯得尤為突出。只有雙方克服語言帶來的溝通障礙，才能確保信息被正確發(fā)送和接收，確保收到信息的反饋。

ZK項目商務(wù)合同中規(guī)定我方為技術(shù)責(zé)任單位，除要完成自己負責(zé)分工產(chǎn)品部分研制工作，還需對外方產(chǎn)品技術(shù)方案和產(chǎn)品質(zhì)量進行審查，雙方研制產(chǎn)品的接口也需要雙方通過技術(shù)文件簽字確認，由于雙方語言不同，外方提供的技術(shù)文件資料全部為外文，這就需要對外方提供的技術(shù)文件資料進行翻譯，確保翻譯的準確性就成了一大挑戰(zhàn)。在以往的國際合作項目中就因為對外方提供的工程技術(shù)文件的翻譯問題導(dǎo)致對技術(shù)方案理解不全面，進而影響了對整個技術(shù)方案和接口的協(xié)調(diào)把握，導(dǎo)致在后續(xù)的生產(chǎn)加工過程出現(xiàn)反復(fù)，嚴重影響項目的進度節(jié)點。

故從ZK項目商貿(mào)合同談判開始，我方就設(shè)置了該項目的專職翻譯人員，使其一直跟進該項目工程文件資料的翻譯和各類會議交流的現(xiàn)場翻譯工作。在項目進展的過程中，翻譯人員前期要查閱項目工程設(shè)計文件，以便對項目的產(chǎn)品組成、技術(shù)狀態(tài)和研制流程有初步了解。對外方技術(shù)交流文件也是翻譯人員和技術(shù)人員反復(fù)討論并充分理解其原理的基礎(chǔ)上進行翻譯，以保證譯文的準確性。并且譯文的排版形式均按照中外文雙語對應(yīng)形式編寫，方便技術(shù)人員對某處譯文存在異議時可對照外文迅速校對審查。同時注重對翻譯團隊的培養(yǎng)，以舊帶新，對于新入職的翻譯人員進行遙感相機專業(yè)基礎(chǔ)知識講座，并以各類技術(shù)報告來進行練習(xí)測試，以提高其專業(yè)技術(shù)翻譯水平。

2.3 問題登記簿在管理干系人期望中的應(yīng)用

管理干系人期望是指為滿足干系人的需要而與之溝通和協(xié)作，并解決所發(fā)生的問題的過程。故要在充分理解干系人需求的基礎(chǔ)上，靈活運用溝通方法，要使用好問題登記簿這個工具。

針對ZK項目合作雙方各類會議的交流溝通非常頻繁，每次溝通后必須確認溝通信息明確合作雙方的需求，故每次項目情況評審會議、問題解決會議和項目技術(shù)評審會議溝通的內(nèi)容我方都會做好溝通記錄，形成溝通紀要，并通過傳真形式與外方確認，用問題登記簿的方式對工程中的問題進行澄清與陳述，分派工程問題的解決人，并規(guī)定問題的解決日期，從而避免由于問題未解決而導(dǎo)致沖突與項目延誤。 這樣有利于各方對溝通情況有一個了解和確認，使整個溝通有一個較好的開端和收尾。同時我方也會對紀要中的結(jié)果進行確認和跟蹤。例如在某次例會上項目組達成了五項共識并形成了會議紀要，那么項目經(jīng)理就需要確認已達成的5項共識是否得到了有效執(zhí)行？是否需要將執(zhí)行情況報告給相關(guān)干系人？直至溝通結(jié)果按預(yù)期執(zhí)行，以滿足干系人需求。（見表1）

3 改進建議和措施

3.1 專用信息溝通平臺建設(shè)

目前，ZK項目信息溝通中使用最多的是會議和傳真，而在實際的工作中常常會有三維設(shè)計模型等大容量的文件需要傳送。這是以上兩種溝通方式無法傳遞的，由于涉及安全保密問題，以往通常是將此類文件刻成光盤通過大使館或者雙方公司交由其他項目出訪人員攜帶，但這種溝通方法受到許多條件的制約且效率低下，因此有必要建立一個互相兼容，穩(wěn)定有效又安全的數(shù)據(jù)庫或FTP站，讓項目組成員之間，不同地域項目相關(guān)者之間能夠有效溝通和傳輸資料。當(dāng)然這種數(shù)據(jù)庫，由于牽涉到網(wǎng)絡(luò)安全問題，必須采取特殊的保密安全技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)授權(quán)的方式，使得已有權(quán)限的使用者能通過密碼連接去數(shù)據(jù)庫下載或上傳資料。

3.2 加強績效報告的效率

ZK項目現(xiàn)已完成前期的方案設(shè)計工作，進入了產(chǎn)品工程實施階段，及時準確地掌握項目績效情況顯得尤為重要。故雙方應(yīng)該充分利用現(xiàn)代通訊設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)所帶來的好處，減少直接交流的次數(shù)。為加強績效報告的工作效率，可考慮在對方國家建立溝通聯(lián)絡(luò)處，我方作為技術(shù)負責(zé)方可派出人員常駐對方國家，負責(zé)監(jiān)督外方研制進展情況，一旦發(fā)現(xiàn)項目出現(xiàn)較大問題或可能潛在問題時，及時與對方項目負責(zé)人溝通，并向國內(nèi)項目負責(zé)人匯報情況，這樣既有利于雙方互相了解，又可避免雙方工作的交叉。

4 結(jié)語

國際合作中良好順暢的溝通是項目順利進行的重要保證，如何處理好溝通問題是項目管理過程中的重要一環(huán)。以上只是本人通過一些工作實踐對國際合作工程項目中溝通管理的初步探析，國際合作工程項目中的溝通管理雖然也講究具體問題具體分析，要根據(jù)項目的不同情況靈活實施，但確實也有許多共性可循，需要我們不斷實踐去探索學(xué)習(xí)。

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