淺談如何有效做好企業(yè)的檔案管理工作

劉影

【摘 要】伴隨著時代的迅速發(fā)展，我國企業(yè)也呈現(xiàn)了良好的工作狀態(tài)，越來越多的企業(yè)都加大了對自身檔案管理工作的重視。想要做好完善的檔案管理，不僅需要有切實的檔案管理人員，還需要企業(yè)全體員工的共同參與。論文主要對企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行了研究，并從員工的角度，深層次地探析了員工參與的重要性。

【Abstract】Along with the rapid development of the times， Chinese enterprises also show good working condition. More and more enterprises have stepped up to its value of archives management. In order to do a good job to improve the management of the archives， it not only need effective records management personnel， but also need the participation of the staff in our company. This paper focuses on the research of enterprise archives management work， and from the angle of employees， deeply analyses the importance of the participation of employees.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；員工；參與意識

【Keywords】enterprises； archive management； staff； sense of participation

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0009-02

1 引言

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息都需要被合理地記錄下來，這些數(shù)據(jù)信息往往具有很高的保存價值，不僅能夠切實反映企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展面貌以及一部分經(jīng)營活動，還能夠展示出企業(yè)的精神文化面貌。在新時期的企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，大部分企業(yè)都加強(qiáng)了對自身企業(yè)檔案管理工作的重視，并且采用了多種手段，綜合提升員工的參與意識。但是對于員工而言，企業(yè)的檔案管理工作并沒有實際的關(guān)聯(lián)性，他們不知道參與到其中能夠給自己帶來什么，因而很多時候并不會積極主動地參與其中。在這樣的情況下，企業(yè)有必要逐步轉(zhuǎn)變當(dāng)前的檔案管理工作形式，逐步引導(dǎo)員工生成正確的認(rèn)識，進(jìn)而全面提升員工的參與積極性。

2 企業(yè)檔案管理工作需要保持較高的說服力

為了切實提高檔案管理工作效益，企業(yè)需要在實際的檔案管理工作當(dāng)中，盡可能保持宣傳內(nèi)容的鮮明科學(xué)性，不斷加強(qiáng)其吸引力[1]。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視相關(guān)的檔案法律內(nèi)容。檔案法律對于人們來說，有著直接的引導(dǎo)作用，其對整個企業(yè)檔案管理活動的開展形成了良好的引導(dǎo)和規(guī)定，同時也對整個企業(yè)的宣傳行為形成了一定的約束。在時代的發(fā)展當(dāng)中，檔案管理工作已然提出了全新的工作要求，為了切實加強(qiáng)檔案管理的有效性，需要充分結(jié)合相關(guān)的檔案法律，如企業(yè)檔案工作規(guī)范、國有企業(yè)文件材料歸檔方法等內(nèi)容。在進(jìn)行檔案法律宣傳的時候，還可以具體結(jié)合一部分檔案管理的相關(guān)案例進(jìn)行討論，使得員工對整個檔案管理形成全新的認(rèn)知。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重對相關(guān)事件的有效宣傳，把當(dāng)前發(fā)生的各種檔案事件進(jìn)行直接的聯(lián)系，并形成鮮明的案例，使得員工可以迅速感受到案例的真實性。最后，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先注重對自身檔案規(guī)章制度的合理宣傳，通過有效的宣傳，使得企業(yè)能夠明確自身的激勵機(jī)制和約束機(jī)制，進(jìn)而為最終的檔案管理工作開展形成良好的基礎(chǔ)[2]。

3 企業(yè)檔案管理工作的開展基礎(chǔ)

在實際的企業(yè)檔案管理工作開展過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分考慮當(dāng)前不同崗位的工作內(nèi)容以及具體的工作形式，并抓住時機(jī)，與企業(yè)其他工作進(jìn)行合理的結(jié)合，使得宣傳工作的效益能夠綜合有效地凸顯出來，進(jìn)而使宣傳工作能夠更加有效。在實際的檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作與企業(yè)的一些重大活動合理地聯(lián)系在一起，宣傳工作的效用也會更加直接。相關(guān)的檔案部門也應(yīng)當(dāng)積極地參與進(jìn)來，實時采取各種各樣的檔案管理方式，比如會議形式，抓住時機(jī)，切實做好基礎(chǔ)的檔案管理工作，并與企業(yè)日常管理工作進(jìn)行有效結(jié)合，如各種周期性的會議和專題等，都可以開展檔案管理工作。企業(yè)可以通過日常工作的積極完善，使得檔案管理工作能夠?qū)崟r利用各種辦公會議以及面談的方式，進(jìn)行有效的宣傳。通過這樣的方式，不僅可以使得檔案管理變得十分完善，而且可以為檔案的完整度形成良好的保障。此外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理的重視，積極利用各種現(xiàn)代化的檔案信息和宣傳方式，進(jìn)而與企業(yè)員工之間形成良好的溝通和交流，推動整個檔案管理工作的有效開展。

4 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識培養(yǎng)

對于現(xiàn)代化的企業(yè)而言，領(lǐng)導(dǎo)層是員工檔案參與意識的關(guān)鍵，只有在領(lǐng)導(dǎo)層的影響下，員工才能夠形成良好的檔案意識。作為新時期企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，需要正確處理檔案管理與員工之間的關(guān)系，逐步增強(qiáng)員工的檔案意識，并將檔案管理工作放在公司的主要位置上。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層一旦建立了明確的檔案意識，員工也會在其影響下生成良好的檔案管理觀念。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作實時列入領(lǐng)導(dǎo)層的規(guī)范內(nèi)容當(dāng)中，不同職能部門的管理人員需要負(fù)責(zé)部門內(nèi)部的檔案管理以及宣傳工作。例如，財務(wù)部門的主管在對檔案進(jìn)行管理和宣傳的時候，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到自身的獨特性，財務(wù)部與其他部門的檔案管理有著本質(zhì)的區(qū)別，如果出現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息丟失的狀況，很容易使資產(chǎn)管理當(dāng)中出現(xiàn)一定的缺失，因而企業(yè)需要建立完善的檔案整理體系，對財務(wù)檔案進(jìn)行實時整理。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識，將會在很大程度上影響企業(yè)的管理水平，由于領(lǐng)導(dǎo)決策與檔案工作之間有著密切的聯(lián)系，因此要盡可能保證領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性和科學(xué)性，使得整個檔案管理宣傳工作更加切實合理。此外，在檔案管理形成一定基礎(chǔ)的時候，需要切實考慮當(dāng)前檔案管理技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，如果跟不上時代的步伐，會很容易與其他企業(yè)之間形成明顯的差距。

5 檔案管理工作員工參與意識的培育

在現(xiàn)代化的發(fā)展當(dāng)中，企業(yè)的檔案管理工作要想得到切實開展，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)層有良好的管理能力，還需要不同部門員工的積極參與。但是現(xiàn)階段很多企業(yè)的員工，都認(rèn)為檔案管理宣傳屬于檔案管理人員的專屬職責(zé)，而自身并沒有實際的工作要求，因而對其沒有絲毫的關(guān)注度。

在新時期的要求下，企業(yè)檔案管理工作需要著重加強(qiáng)自身機(jī)構(gòu)和人員的合理配置。為了使得檔案管理宣傳工作更加完善可靠，需要設(shè)計專門的檔案室，對相關(guān)的檔案工作進(jìn)行實時組織和管理。同時也可以通過檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的建立，將檔案工作進(jìn)行合理的分類管理，不同的職能部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)作為主要的小組成員，與領(lǐng)導(dǎo)建立一體化的檔案管理工作體系。為了確保檔案管理宣傳工作保持良好的發(fā)展姿態(tài)，需要設(shè)定專門的檔案管理人員，由他們負(fù)責(zé)對整個公司的檔案進(jìn)行管理。而在不同的職能部門之間，需要有相關(guān)的檔案人員對本部門的一些檔案進(jìn)行實時整理和收集，進(jìn)而形成完善的檔案管理宣傳工作體系。

其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的檔案管理制度建設(shè)，使檔案工作能夠得到合理地建設(shè)和執(zhí)行，取得更加良好的檔案管理效果。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實際發(fā)展?fàn)顩r，按照國家以及檔案管理的相關(guān)法律內(nèi)容，對現(xiàn)存的檔案管理規(guī)定進(jìn)行實時優(yōu)化，進(jìn)而制定最為完善的檔案管理宣傳制度。

最后，企業(yè)在開展新時期的檔案管理工作當(dāng)中，需要加強(qiáng)對檔案管理人員的重視，積極培育員工的宣傳理念和專業(yè)素質(zhì)。對于檔案管理工作而言，其工作人員的態(tài)度與最終的宣傳效果有著直接聯(lián)系。如果檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)十分薄弱，將很難實現(xiàn)良好的檔案管理工作。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過檔案管理的方式，將檔案信息進(jìn)行深層化發(fā)展，使得員工在培訓(xùn)的過程中可以實時感受到各種檔案管理效益，其行動相應(yīng)地也會變得自覺。在具體的培訓(xùn)方式上，企業(yè)可以著重選擇思想培育，即利用各種資料、檔案和書籍，實時開展一體化管理，對檔案信息進(jìn)行深層次開發(fā)，使得員工可以在培訓(xùn)的過程中全面感受到檔案管理工作的合理性，并積極地融入其中[3]。

6 結(jié)語

為了切實做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在新時期的變遷當(dāng)中，選擇一些工作能力較強(qiáng)的檔案管理人員，積極優(yōu)化自身的工作體系，盡可能保障員工的全員參與，使得檔案的宣傳工作可以實時開展，企業(yè)整體的效益也會更加完善。通過員工檔案管理的合理開展，可以切實提高員工的參與積極性，形成良好的參與意識，為以后企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】林英娥，林英蘭.試論新常態(tài)下企業(yè)檔案管理科學(xué)化[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2017（03）：77-78.

【2】龐瑩.企業(yè)檔案管理存在的問題和對策[J].企業(yè)導(dǎo)報，2015（24）：45-46.

【3】張華.中央企業(yè)檔案管理的困境與解決途徑[J].科技與企業(yè)，2016（09）：61-61.